刚毕业在三星,是一个很注重邮件文化的外企,所以整理了一下这篇文章,之前在我的慕课网手记上,现在整理过来。
书写邮件的基本方法和注意事项:
1. 仔细确认收件人和抄送地址并添加。
2. 邮件标题要简明扼要,重点突出,字数最好控制在30个字以内,主题可以遵循What、When、Where原则。1) 避免出现类似“RE:RE:RE:FW:FW:XXXXXXX”的多重标签字样;
2) 严禁出现无主题或主题说明不清楚的情况。
3. 邮件内容应该简明扼要,并求沟通效益,让对方在最短的时间内了解到邮件的主旨,以便对方节省时间,提高工作效率。
1) 根据收件人与自己的等级关系,熟悉程度等,选择恰当的语气陈述,多使用请、谢谢等词语;
2) 如果事情复杂,最好使用1、2、3、4列几个段落分别说明;
3) 要采用日常办公运用的商业信函格式,使用正规的文字,不用或避免应用网络语言,如3Q、IFU等;
4) 注意不要在正文里使用过多的“!”,以免让收件人感觉像在责备和催促。而且感觉整封邮件缺乏专业性;
5) 避免出现错别字。
4. 邮件内容尽量使用方便统一的字体。邮件正文遵守以下规则:
1) 称谓+礼貌用语;
2) 字体:宋体(英文下为Arial)黑色,大小:10-12;
3) 一行最大文字数:不超过30文字;
4) 注意整体字体和风格的统一性;
5) 如果有重要字段提醒对方注意,可以通过加粗、下划线、字体颜色等方式实现。(使用颜色时尽量选择醒目且平和的颜色,比如蓝色、草绿色或者深灰色等,注意尽量不要选择用鲜红色标注,用鲜红色会给人以不礼貌的感觉);
6) 结尾客套语,如:祝您一切顺利!
5. 落款要清晰明了,请使用有公司名称、个人姓名、联系方式的签名。
1) 签名档文字应该选择与正文文字匹配,简体中文或者英文,字体应比正文字体小一些;
2) 签名主要包括名字、部门(职务)、公司、地址、电话、传真、E-mail等,书写时应将内容归类;
3) 对于电话号码、手机号码等较长数字间应该加停顿 ’-’。
6. 有附件的邮件,一定要在正文对附件做一个适当的说明,告知对方附件是什么内容,一方面避免对方没有留意到附件,另一方面,让对方心里有数(建议附件体积限制在2M以内,附件过大时建议打包格式为zip格式)。
7. 邮件发送注意事项:
1) 在发送前确认收件人地址时是否正确,以免发错邮件;
2) 抄送人数减少至最低,避免造成不必要的垃圾邮件;
3) 检查主题、所添加的附件等是否正确无误、正文内容是否清晰合理,标点符号是否遗漏等;
8. 发送了带附件的重要邮件后,可以过段时间再电话和对方确认一下,是否收到。