【项目管理】解决团队管理中80%的问题

激励士气

激励士气的三个环节

1. 任务的清晰化：确保团队目标清晰，要做到短期目标清晰、成员达成共识且目标有意义。
2. 团队面临困境时的激励：关注团队面临挫折时成员的心理曲线变化。
3. 团队组建初期的注意事项：重视团队发展的四个时期。

激励士气的 3 个步骤

从左至右依次为 01、02、03，分别对应上述三个环节，即目标清晰、面临挫折、团队初期。

团队面临挫折时的员工心理变化及应对

图中展示了员工负面情绪和正面情绪的变化曲线。当面临挫折时，员工反应分为四个阶段：

1. 阶段一：震惊：此时 PM（项目经理）的工作是倾听员工的想法和感受。
2. 阶段二：愤怒：PM 需要运用同理心，理解员工的愤怒情绪。
3. 阶段三：接受：PM 要引导员工找到解决问题的办法。
4. 阶段四：工作：PM 提供协调帮助，助力员工重新投入工作。

团队案例

谷歌

在谷歌，公司鼓励员工将 20% 的工作时间用于个人感兴趣的项目。比如 Gmail 邮箱最初就是工程师保罗・布赫海特利用这 20% 的时间开发出来的。这种自由创新的机制让员工感受到公司对他们想法和创造力的尊重与支持，极大地激励了员工士气，同时也为公司带来了新的业务增长点和竞争力。

海底捞

海底捞以服务著称，其对员工的激励方式值得借鉴。员工享有较大的自主权，比如可以自行决定给顾客赠送菜品等。公司还关注员工生活，为员工提供良好的住宿条件，甚至照顾员工的家人（如子女教育等）。这使得员工感受到公司的关怀，增强了归属感和忠诚度，从而以饱满的热情投入到为顾客服务中，提升了整个团队的士气和服务水平。

苹果公司

在开发 Macintosh 电脑时，团队面临诸多挑战。乔布斯为激励团队，在办公室悬挂了一张海报，上面是爱因斯坦等杰出人物，并配文 “致疯狂的人”。他强调团队正在做的是改变世界的工作，赋予了工作崇高的意义。这种使命感的激发，让团队成员充满激情，不畏困难，最终成功推出具有创新性的产品 。

满足需求

激励的核心理念

成就感是最高级的激励方式。通过充分信任员工、部分放权让员工做决定、在里程碑阶段表彰员工、让员工感到自己的重要性等方法，能够有效激励员工。

满足需求的 3 个层面

1. 成就感：位于金字塔顶端，对应时间为 1 年。让员工感受到自己在团队里的重要性，并给予具有挑战性的任务，可满足员工的成就感需求。
2. 职业发展：对应时间为 3 年。提供学习新技术的机会和晋升途径，满足员工在职业发展方面的需求。
3. 工资待遇：对应时间为 5 年，是基础层面，包括工资和福利。不过这部分往往不是中层经理能决定的。

员工需求的 5 个阶梯

从下到上分别是：

1. 有事可做：最基础的需求，保证员工有工作可执行。
2. 自我提升：员工希望通过工作实现自身能力的提升。
3. 多多赚钱：对经济回报的需求。
4. 团队管理：涉及到在团队中承担一定管理职责的需求。
5. 自我实现：最高层次的需求，追求个人价值的充分实现。

管理启示

工资待遇是基础，但中层经理在这方面决定权有限。职业发展机会对年轻员工很重要，可从提供机会、培训、专利等方面给予员工更多支持，激发其工作积极性。

案例：阿里巴巴十八罗汉创业团队

满足需求方面：创业初期资源有限，但马云强调公司愿景和使命，让成员看到未来广阔发展空间，满足成员自我实现需求。随着公司发展，为员工提供丰富培训和晋升机会，满足职业发展需求。同时，合理的股权分配和薪资福利，保障了员工工资待遇。

激励士气方面：创业阶段困难重重，马云经常与团队成员沟通交流，倾听成员想法，给予鼓励和支持。用公司 “让天下没有难做的生意” 的使命感激励大家，让成员相信自己在做有意义的事，团队士气高涨，共同努力将阿里巴巴发展成为全球知名企业。

 

明确目标

明确目标的重要性

领导清晰明确地安排工作任务，能够让团队成员的工作有的放矢，提高工作的针对性和效率。

明确目标的 5 个要素

1. 做什么：明确具体的工作任务内容。
2. 做到什么程度：确定任务完成后应达到的水平或状态。
3. 检验标准：设定用于衡量任务是否完成以及质量是否合格的数据和方式等标准。
4. 完成时间：规定任务开始和结束的时间节点。
5. 能提供什么资源：明确为完成任务可提供的人力、物力、财力等资源支持。

明确目标文档相关内容

下方表格列出了明确目标时需要思考和填写的问题，帮助进一步细化目标：

• 具体的事情：明确要做什么，可在右侧填写具体任务说明。
• 可测量的：思考用什么数据说明任务已完成、质量合格，以及如何获取这些数据。
• 能够达到的：规划怎样达成目标，包括做哪几个步骤以及需要什么资源。
• 时间限制：确定完成时间和开始时间。
• 其它：可填写其他相关事项。通过这些问题的梳理和回答，能够使目标更加清晰、可操作，有助于团队成员更好地理解和执行任务。

明确目标的工具

SMART 原则：

这是一种经典的目标设定工具。S 代表 Specific（具体的），目标必须是明确具体的，不能模糊；M 代表 Measurable（可衡量的），目标要有可量化的标准来判断是否达成；A 代表 Attainable（可实现的），目标在现实条件下是可达成的；R 代表 Relevant（相关的），目标要与整体战略和其他工作相关联；T 代表 Time - bound（有时限的），目标要有明确的时间限制。例如，团队目标设定为在接下来 3 个月内，将产品的用户活跃度提高 20%，就是符合 SMART 原则的目标。

甘特图：

常用于项目管理中展示项目进度。它以图示的方式通过活动列表和时间刻度，形象地表示出任何特定项目的活动顺序与持续时间。团队成员可以清晰看到每个任务的开始时间、结束时间以及任务之间的依赖关系，从而明确自己在不同阶段的工作目标。比如在一个软件开发项目中，通过甘特图可以明确各模块开发、测试等任务的时间节点和先后顺序。

明确目标的方法

头脑风暴法：

团队成员围绕一个主题，自由地提出各种想法和建议，不进行批评和评判。在明确目标阶段，通过头脑风暴可以收集到各种不同角度的观点和期望，然后对这些想法进行整理和筛选，从而确定更全面、合理的团队目标。例如，在制定新产品的营销目标时，团队成员通过头脑风暴提出不同的市场定位、销售渠道等想法，为确定最终目标提供依据。

OKR（Objectives and Key Results）：

即目标与关键成果法。Objectives 是明确的目标，Key Results 是可衡量的关键成果。先确定团队想要达成的目标（Objectives），然后设定一系列可量化的关键成果（Key Results）来衡量目标的完成情况。例如，目标是提升品牌知名度，关键成果可以是在接下来的一个季度内，社交媒体粉丝增长 10 万，品牌相关话题阅读量达到 500 万等。通过 OKR 可以使团队目标更加清晰且可衡量，成员也能明确自己为实现目标需要达成的具体成果。

积极沟通

积极沟通的重要性

沟通是经理们极为重要的团队管理工作，它会直接影响团队的士气。主要通过表扬、批评以及倾听等方法来实现良好沟通。

聪明的批评方法

1. 三明治法则

将批评内容分成三层：

• 第一层：表达认同、赏识、肯定、关爱对方的优点或积极面。这能让对方在一开始就感受到被尊重和认可，营造相对轻松的沟通氛围。
• 中间层：提出建议、批评或不同观点。在对方心理较为放松的状态下，更容易接受这些相对负面的信息。
• 第三层：给予鼓励、希望、信任、支持和帮助。让对方知道虽然被批评，但依然被期待和支持，增强其改进的动力和信心。

2. FFH 法

• 指出 fact 事实：明确指出客观发生的事情。例如 “你这周已经迟到 3 次了”，以客观事实为依据，避免主观臆断和指责。
• feeling 感受：阐述该事实带来的感受或影响。如 “工作进度落后，给团队带来消极影响”，让对方了解其行为造成的后果。
• 我的希望 hope：表达对对方的期望。比如 “有事请假就说，不迟到让团队更积极”，清晰传达期望对方做出的改变，引导其改进行为。 这些批评方法有助于在沟通中既指出问题，又维护团队成员的积极性和良好的团队氛围。

积极鼓励团队成员

工作起步阶段

“咱们团队的创意和执行力都是一流的，这次任务就像为我们量身定制，放手去干，未来成果必定惊人！”

“新任务是新机遇，大家的能力早已在过往项目中展现，我对咱们这次合作充满信心，一起开启新辉煌！”

工作遇到困难时

“困难是提升的阶梯，每解决一个难题，我们就离卓越更近一步，大家的智慧和能力定能攻克当下难关！”

“别灰心，伟大的成就都伴随挑战。咱们一起分析问题，办法总比困难多，我坚信大家能扭转局面！”

取得阶段性成果时

“阶段性的成功是大家不懈努力的证明，每一次进步都让团队更强大，保持这股劲，最终胜利属于我们！”

“太棒了！大家的付出换来这亮眼成果，这只是开始，未来还有更多精彩等我们创造，继续携手向前！”

工作结束时

“整个项目大家齐心协力，发挥出了超强实力，成果远超预期，为优秀的团队点赞！期待下次再合作！”

“任务圆满完成，团队的凝聚力和战斗力令人赞叹。每个人的贡献都不可或缺，你们是最棒的！”