合同管理系统操作手册 V2.0

1．合同管理系统简介：

1.1 简述：

合同管理系统是南京讯点软件技术有限公司（又北京通达华东研发中心）基于 OA 平台开发的一款组件产品，目前暂支持在 OA 平台上运行。结合 OA 办公系统的组织架构，基础组件，权限控制等功能研发而成。安全性上是完全可靠的。

合同管理有七大模块，分别是：

1合同录入

2合同工作流审批

3合同查询

4合同统计

5合同收付款管理

6合同客商管理

7合同归档

1.2 流程图

合同

审批

履约

收款

付款

新建

统计

结束 归档

图1.2.1 合同流程图

图1.2.2 合同管理导航图(工作台》》合同管理)

1.3 功能简述

合同系统主要解决单位/公司内的合同管理的难题，提供合同录入、工作流

审批、收付款、统计、归档的功能，使合同管理起来方便快捷。合同的录入和合

同的工作流审批是分开的，新建合同可以是一人，把合同带到工作流中可以指定

专门的人，在合同工作流中，也指定了可操作的人员权限，并且合同的部分表单

内容在流程中可以进行人为的控制，使得流程操作人员对表单可写，或者不可见

表单敏感的信息（比如合同金额等信息）。这样无形中加强了合同的安全性。合

同收付款，可以帮助你管理合同的收付款问题，使得合同的款项收付一目了然。

可以设置定时间的收付款提醒，来加强公司的办公效率，提升公司整个的工作效

率。合同统计可以帮助查看指定类型合同或者指定人员的合同的总体情况，对来

款付款的情况一清二楚，合同归档对已经完成的合同进行归档处理，记录实际合

同归档的信息，并提供了借阅的功能，使用户可以借阅合同的电子档也可以借阅

存放在库室的纸质合同。

在使用合同管理之前，你必须要先进行如下的操作（前提是你已经安装了北

京通达公司的通达ＯＡ办公系统，并且已经设置好了组织机构等）：

2合同初始设置

图2合同初始化导航图(系统管理员》》工作台》》基础设置)

2.1 新建角色

合同归档需要由专人负责，可以新建角色（档案管理员）来专门管理合同归

档。（此为可选操作）

2.2 设置菜单权限

安装合同管理以后，只有ＯＡ管理员有全部的合同管理的菜单权限，所有你

必须为需要的角色设定必须的角色。

这里给出菜单设置的分配建议，如表 2.2。

24 合同设置》》合同

字典

设置合同系统代码 建议分配给管理员

25 合同设置》》缓存

清理

清理系统运行中的缓存 建议分配给管理员

26 系统信息 系统注册以及更新 分配给管理员

2.3 设定合同类型

用ＯＡ管理员账号登陆系统，进入合同设置－合同类型中，添加合同类型。

其中权限部门是指可以建立此合同类型的合同的部门，如果设置了某一个权限部

门，则在此权限部门的用户才可以新建合同，如图 2.3.1。

图2.3.1 合同类型设置

2.4 设置合同编号

合同编号说明：

合同编号是合同的唯一标识，对合同进行编号，良好的合同编号有助于合同

的分类和查找。本系统的合同编号可以按照多种形式来自由组合。编号回收功能

默认开启，在该模式下被删除的编号将自动回收并重新分配给新的合同。如图

2.4.1。

操作方法：

进入合同设置－合同编号中，填写需要设置的编号格式。

范例：

如果要设置编号类似为“器材销售_2016_001”，则填写编号格式：

器材销售_{yy}_{auto-i(‘000’)}

图2.4.1 合同编号设定

2.5 设定合同权限

合同权限说明：

合同权限是合同系统在菜单权限之外的权限细化，根据设定的合同角色，权

限细化到每一个按钮操作。同一个角色的用户权限是一致的。

操作方法：

首先结合本单位/公司的需求，建立合同角色，一般都应该有（合同管理员、

档案管理员、总经理、财务主管、部门主管、职员）等角色，如图 2.5.1。

图2.5.1 合同角色列表

点击新建角色按钮，到新建角色界面，如图 2.5.2。录入角色排序号，角色名

称，角色用户。当全部角色都建好后，开始设置各个角色的合同管理权限，如图

2.5.3。

权限主要分为七大块，客商管理、客商关联信息、合同管理、合同关联信息、

合同收付款、合同查看、合同保密信息设置。

客商管理包含：全部客户、全部客户回收、全部供应商、全部供应商回收、

全部其他对方、全部其他对方回收六个权限，用来查看与操作相关的全部数据。

其中回收包含：恢复、彻底删除权限，其他包含：添加、修改、删除、导入、导出权限。

客商关联信息包含：相关合同、收款/付款、交货/交付记录、资金统计四个查看关联信息的权限，如图 2.5.4。

合同管理包含：新建合同、新建子合同、提交审批、提交履约、结清合同、

关闭合同、完成合同、删除合同、归档合同八个权限。

新建合同：拥有新建合同的权限，只有分配了此权限才可以新建合同；

提交审批：当新录入一个合同，如果没有此权限，则不能提交审批；

提交履约：审批完成后，如果没有此权限，则不能提交履约审批，此操作必

须在审批完成后才能操作；

结清合同：结清合同表示合同金额全部结清完毕，当审批完成和收付款结束

方可执行此操作；

关闭合同：废除此合同，但是不删除该合同的数据；

完成合同：表示一个合同的结束，当合同所有的事情都办理完成，可以完成

此合同；

删除合同：当录入了错误的合同可以执行此操作，类似关闭合同，但是不同

的是不保留合同相关数据；

归档合同：归档已经完成的合同，必须是完成的合同才能进行归档；

合同关联信息包含：收付款(添加、修改)、发票、交货/交付记录(添加、修改、

删除)、合同进度(添加、修改、删除)、合同变更、资金统计、子合同、合同查阅

人(添加、删除)共计八个查看关联信息的权限和若干对应的子权限。如图 2.5.5。

合同收付款包含：添加收付款、提交收付款审核、收付款确认、收付款废弃

四个权限。

添加收付款：对录入的合同添加收付款计划；

提交收付款审核：对添加的收付款计划进行提交审核；

收付款确认：当合同金额支出或者有收入时，对收付款计划进行确认款额到

账；

收付款废弃：对错的或者不需要的收付款进行废弃处理；废弃的收付款将不

会对合同产生影响；

合同查看权限是对角色用户拥有的可查看/管理 人员/部门的一个权限设置，

可以设置本部门、可查看部门、可查看人员。

保密信息设置是对查看表单详情进行保密的设置，如果登录用户有某合同的

查看权限，但不是该合同的合同经办人，那么查看这个合同表单详情则按照此处

设置的保密信息来显示合同表单，被保密的字段将会以（****）来替代显示。

图2.5.2 新建合同角色

图2.5.3 设置角色管理权限

图2.5.4 客户、供应商、其他对方关联信息

图2.5.5 合同详情-合同关联信息

2.6 设置客商信息

客商管理说明：

客商管理用来管理合同系统中的客户、供应商、其他对方，可以方便查询所

有有业务往来的客户、供应商、其他对方，接近于一个小型的客户管理系统。客

商信息可以由多个用户来建立，除了在此处建立外，还可以在新建合同时，在选

择用户单位插件中新增单位也可以新建客商信息，一般来说每个用户新建的用户

自己可以编辑、删除，其他用户除了管理员以及拥有全部数据操作权限的人员外

都不可以编辑、删除。管理员角色用户可以编辑、删除、管理所有的客商信息。

操作方法：

进入客商管理－客户信息或供应商信息或其他对方信息，录入客户名称、所

属行业等信息并且提交。如图 2.6.1。

图2.6.1 新建客户信息

2.7 设置合同流程

合同流程说明：

合同流程是合同系统工作流的核心，工作流通过合同流程设置的工作步骤执

行，流程按照合同类型进行分类，每个合同类型的合同流程可以彼此都不一样，

满足了不同类型的合同审批需求。

操作方法：

在合同类型设置中可以设置合同流程，如果是第一次，则在右侧会出现自动

建立流程的按钮，点击按钮自动建立流程。如果已经建立过了，则列出该类型的

所有流程，如图 2.7 和2.8。

图2.7 自动建立流程

在操作中，只有履约流程可以禁用，禁用后此操作将不会再合同查询中的操

作栏中出现。

图2.8 流程列表

流程列表生成后，在列表中点击流程属性来设置流程属性

点击新建步骤，开始新建流程的步骤

2.7.1 第一步：基本属性

步骤名称：当前流程的步骤的名称

下一步骤：当前步骤的下一步骤，可以多选，但是必须选择一个。（下一步

骤一般在步骤全部建立后才能设置）

电子文档编辑权限：勾选（查看，下载，删除，上传），在该步骤中对合同

电子档的权限就自能是勾选的权限。这个只针对合同审批、履约流程，收付款流

程不需要设定

回退权限： 是否在当前步骤中可以向前一步回退。有 3个选项，不允许回

退，只允许回退到上一步骤，允许回退到前几步骤。

图2.9 流程基本属性

设置完成后，点击下一步到办理权限。

2.7.2 第二步：办理权限

办理权限，是设置该流程可以被那些人员办理，可以办理的人员是人员、部

门、角色的并集，人员只要属于３个中的１个，就可以有办理此步骤的权限。

图2.10 流程设置办理权限

点击下一步到可写字段

2.7.3 第三步：可写字段

可写字段，即此步骤，操作人员可以编辑的字段，若不可写，则在表单中将

以文本的方式显示，若可写，在表单中可以编辑表单字段。双击字段或者选中字

段后点击箭头均可以切换字段放置的选择框。

图2.11 流程设置可写字段

点击下一到保密字段

2.7.4 第四步：保密字段

保密字段用来在流程操作中让一些敏感的字段不被用户看见，代替的是一串

***号。最后点击保存按钮，保存所有的设置。

图2.12 流程设置保密字段

2.7.5 第六步：调整步骤顺序

在所有的步骤都建立好后，才开始设定步骤的执行顺序。点击步骤列表中的

基本属性，选择当前步骤的下一步骤。直到在步骤列表中设定了所有的步骤。一

定要确定步骤的执行顺序。否则在流程执行中会出现转交不成功的情况。

2.8 合同提醒设置

合同提醒说明：

合同提醒是系统自动提醒用户执行等待执行的工作，提高工作效率，目前有

合同到期提醒、收款到期提醒、付款到期提醒，系统定时循环检查合同、收款、

付款是否到期，如果到期就向负责的用户发送消息提醒。

操作方法：

在合同提醒中可以设置合同到期提醒、收付款到期提醒。设置步骤如下：

1.设置合同提醒定时检测程序：

打开“系统管理”->“定时任务管理”->“间隔执行任务”中设置“合同提

醒定时任务”选项，系统默认是每个 60 分钟检测一次看是否有需要提醒的信息，

不要设置的间隔太小，设置太小会加大服务器处理，可以不改动默认设置。如下

图2.15：

图2.15 合同定时任务

图2.16 设置合同定时提醒任务执行间隔

2.合同提醒时间间隔设置

合同安装成功之后在“合同管理”->“合同设置”->“合同提醒设置“中可

以设置合同提醒的提前多少天提醒，提醒频率（注意：此频率必须比定时任务处

设置的频率要大），提醒方式，是否开启提醒，其中提醒方式有按份数提醒和单

个提醒，按份数提醒发送的消息提醒会少一点，而按单个提醒发送的消息提醒比

较多，但是较精确，建议设置为按份数提醒。操作如图 2.17 所示：

图2.17 合同提醒设置

3合同其他设置

3.1 设置自定义字段

自定义字段说明：

自定义字段可以满足你对当前合同表单项的不足而设计的，你可以为某个特

定的合同类型设置自定义字段，将不会影响其他类型的合同。从而满足各个行业

对合同系统的需求。

操作方法：

当你新建合同后，可能觉得合同的基本字段满足不了你的需求，你可以新建

自定义字段。进入合同设置-合同类型，点击新建字段，如图 3.1。

选择合同类型，字段内部名称就是字段名，此名称必须要验证通过，如果不

通过，必须换一个其他名称（必须是英文，建议用大写英文），创建时显示此字

段，如果此字段是流程中需要的，不需要在创建时出现，就选择不显示，如果你

需要在创建合同的时候出现，可以填写，那就选择显示。标签类型，必须要选择，

可以选择单行文本输入框，或者多行文本输入框。ID，NAME，CLASS 一般默认

就可以。

图3.1 新建自定义字段

注意，自定义字段全部设定好后，如果是流程中需要用到的，必须要到对应的流

程中把字段加到可写字段或者保密字段中去。

3.2 设置合同字典

合同字典说明：

合同字典是合同系统的代码库，一些数据的集合在这里设置，包括收付款方

式、收付类型、信誉度、法律分类等，可以根据需要添加子项如图 3.9，系统初

始的代码不可以删除，用户新建的代码可以自由删除、编辑。

图3.9 合同字典

4合同主页

工作台说明：

工作台分为：个人事务、合同管理两个模块，如图 4.1。个人事务包含：合

同审批、审批查询、合同消息（OA 短消息)，还包含合同相关的提醒与收付款提

醒功能。拥有一个月收付款统计折现统计图。如图 4.2。

图4.1 工作台-个人事务

合同管理包含：合同模块、新建合同、查阅人、统计报表、合同管理、合同

变更、收款、付款、合同进度、借阅管理、归档查询、发票、交货记录、我的借

阅、我的归档十五个快捷菜单。

图4.2 工作台-合同管理

权限：快捷菜单的权限与用户菜单权限一致。图 4.4 与4.5 展现了去掉新建

合同菜单后的合同管理工作台情况。（菜单设置在，系统管理》》组织机构设置》》

角色与权限管理》》设置权限中进行设置）

图4.4 去掉新建合同菜单

5客商管理

客商管理说明：

客商管理用来管理合同系统中的客户、供应商、其他对方，可以方便查询所

有有业务往来的客户、供应商、其他对方，接近于一个小型的客户管理系统。客

商信息可以由多个用户来建立，除了在此处建立外，还可以在新建合同时，在选

择用户单位插件中新增单位也可以新建客商信息，一般来说每个用户新建的用户

自己可以编辑、删除，其他用户除了管理员以及拥有全部数据操作权限的人员外

都不可以编辑、删除。管理员角色用户可以编辑、删除、管理所有的客商信息。

如图 5.1。

图5.1 合同关联页面

关联信息：客商管理的关联信息有，相关合同，收款/付款，交货/交付记录，

资金统计，收货信息，财务信息。其中收付款信息，财务信息在新建是就有，其

他则需要新建完成后才能查看与操作。如图 5.2。

图5.2 合同关联页面