OA系统项目需求

目录

一、基础数据库 2

1、人员基础信息表单 2

2、部门、职位与角色表单 2

3、客户信息与机会点表单 3

4、合同基础表单 4

5、仓库表单 5

6、财务报销表单 5

二、系统模块 6

1、人事模块 6

2、CRM模块 6

3、合同模块 6

4、仓库管理模块 6

5、财务模块 7

三、报表中心 8

四、权限管理模块 8

五、数据的存储 8

一、基础数据库

    数据库由2部分组成，表单部分为基础数据库提供字段，内容部分为人员填写或者导入。

1、人员基础信息表单

该表单为其它模块提供公司内部人员信息。

录入接口：人事系统模块。

数据库中字段分必填字段与可选字段。各个字段是独立的，可以单独为其它模块引用。字段见附表一。

字段表请大家讨论。

2、部门、职位与角色表单

    该表单应为3个表单。

    录入接口：权限管理模块

    部门：部门分总经理、直销业务部、分销业务部、解决方案销售部、技术服务部、商务部、财务部、行政部。

职位：指在公司中的任职，可以定义为总经理，副总经理，部门主管，员工，实习生。

角色：角色与职位、部门不关联，决定着用户在OA系统中的权限，权限的单位需要细节到模块，即员工小A是解决方案销售部员工，有权限评审合同的设备参数部分，那么他有权限访问合同流程中的技术模块，但无法访问商务模块和报价模块，甚至无法访问项目的属性模块。

角色对每个模块的权限都可以进行定义这部分需要细化，可能没有那么麻烦，比如只细化合同部分。

重要：判断一个用户是否用权限访问一个某一个模块的依据有2个，一是该用户是否属于可以访问该模块的角色，二是该用户是否属于该项目成员。第二个依据只在项目管理模块有效。

角色包括系统管理员，管理员（公司管理者）、合同管理员（商务部）、技术类、销售类、行政类、财务类，角色可以新建，自行定义模块访问权限。模块访问权限可以模块化设置。

系统管理员不属于任何一个项目，管理员自动属于所有项目。

角色权限见附表二。

3、客户信息与机会点表单

该表单分2个表单，客户信息与机会点。

录入接口：CRM模块

客户信息同员工人员基础信息，字段在表一基础上进行增加，请大家讨论，客户爱好类不建议。增加字段包括客户归属公司、部门、职位、负责范围、决策链位置、历史信息（曾担任职务）、我司责任人。

机会点字段参考现有系统，请大家细化。机会点是直销项目的信息来源。

4、合同基础表单

   合同基础数据库包含直销和分销2大基础数据库，每个基础数据库都分2类，采购与销售。

录入接口：合同管理模块，录入方式：导入

该部分数据为合同的销毛统计、员工的业绩考核提供基础数据。

将一个合同分为几个部分，合同信息部分（签订合同的双方公司名称联系人财务税务等信息）、商务部分（付款方式，金额该部分不能导入，只能手工填写，但需要对字段格式进行限制，付款方式部分只能选择，选择后，每期的金额自动计算）、技术部分（包含设备参数、到货要求）、法务部分（违约规定）。请大家讨论是否有遗漏。

合同模块通过字段的选择来确认自身属于那种合同。所以合同属性栏需要手工选择，直销合同or分销合同，销售合同or采购合同，标准合同or非标准合同。在这几个选项选择后，合同自然生成。

比如选择直销合同，销售合同，标准合同，则自动生成我司标准合同，合同的信息部分只能选择机会点中的信息，合同的其它部分关键词可以手工录入。

选择直销合同，销售合同，非标准合同，则自动生成几个大的合同模块，合同信息部分只能选择机会点中的信息，合同其它部分可以用excel表格的方式导入，从而生成合同。

选择分销合同，合同信息部分手工录入，或者从客户信息表单中选择以往合作过的单位直接生成。

合同号属于系统自动生成，生成原则为代号+日期+序号

代号：分销采购 FC 分销销售 FX  直销采购 ZC 直销销售ZX 公司固定资产采购GC

5、仓库表单

录入接口：仓库管理模块

仓库表单提供仓库管理模块的基础信息。包含字段包括，厂家、产品大类、产品型号、产品规格参数、产品序列号等，这部分需要提前定义。

6、财务报销表单

财务报销表单提供报销模块的基础信息。

录入接口：员工自助报销模块

包含字段为报销类别（这部分直接定义好可选字段）报销金额，报销项目（有项目的关联项目，无项目的关联机会点，如机会点生成项目后，最好该字段可以自动翻译为项目，目的是为了报表提供净利润计算），报销时间，报销人等基础信息。请讨论。

二、系统模块

1、人事模块

  录入公司员工信息，为其它模块提供基础数据支撑。主要是字段要求，其它部分可以采用成熟系统。

2、CRM模块

   客户经理录入客户信息和机会点信息，为合同模块提供信息。字段要求，其它采用成熟系统。

3、合同模块

合同模块需要将一个合同分为几个部分进行处理，见基数数据库部分，方便定义不同角色访问不同的部分。

合同的评审：商务部门在录入合同后发起评审，不同的部分责任人只能看到本人角色定义内的部分，在填写意见后，选择同意或者不同意。最终汇总到总经理处仲裁。

合同的归档，合同评审完成后进行归档。允许上载扫描件附件。

该部分功能由系统和流程2部分实现。

4、仓库管理模块

该部分请与设备厂家联系，获取编码的含义，建议开发射枪直接进行出库与入库，同时可以连接专用小打印机，打印出库入库单，由责任人签字方可进行操作。该部分同时也为库存报表提供基础数据。

5、财务模块

财务模块分2部分，一部分是合同的付款与回款，在合同模块中将对付款与回款时间进行设置触发条件，在到了触发时间后，系统自动发内部邮件通知相关人员进行提醒。

二是报销部分，报销部分由于员工在选择规定的字段（报销类别、报销项目等）后，进行报销流程。

三、报表中心

报表中心是本系统的重要组成部分。报表可以选择自定义字段进行创建和维护，在实现的形式上，可以对每个系统进行全字段的某一时间段报表输出，输出XLS格式后，由使用人进行筛选处理。跨系统的报表建议可以自己定制，比如销毛、净利润的计算需要从合同、报销2大模块进行提取数据。建议直接定制开发。需要哪些报表，报表的字段都包括哪些，请胡总提要求。

四、权限管理模块

对每个角色进行定义，超级管理员是系统的IT管理员，不能随意查看合同和报销等内容，超级管理员采用二级密码管理，日常操作直接进行，大的操作，需要使用二级密码才可以操作。

公司管理层使用管理员角色，可以查看全部模块，可以对流程中单个模块内容进行特殊处理，比如合同金额，或者付款方式等，修改过的内容变色强调。可以通过系统操作日志查看修改用户是谁。

五、数据的存储

合同、仓库、财务要求可以独立导出备份，可以导入历史模块进行查询。