OA项目管理开发需求

OA项目管理系统开发需求描述
（一）项目基本信息管理
（二）项目立项管理
（三）项目进度管理
（四）项目资源管理
（五）项目成本管理
（六）项目合同及回款管理
（七）项目文档管理
（八）项目沟通管理
（九）项目质量及风险控制
 
一、项目基本信息管理
（一）经营目标分解与看板管理
（二）合作单位信息库维护
（三）责权关系及管理架构
（四）项目利益相关信息
 
二、项目立项管理
（一）立项流程
客户需求描述－项目评估－项目实施计划－项目计划评审－项目立项
（二）项目任务信息维护
（三）明确责权利关系－计奖办法
（四）项目设计文档模版
（五）项目档案建立
 
三、项目资源管理
（一）人力资源
团队组建－团队管理－人员内部调动管理－临时租赁人员管理
（二）人工日核算与考勤管理
（三）工具及车辆管理
分配、维护、回收
 
四、项目进度控制
（一）项目任务分配
（二）项目项目进度监控－甘特图、里程碑图
（三）任务执行结果反馈
 
五、项目成本管理
（一）年度成本控制计划
（二）年度预算控制
（三）月度预算
（四）报销管理
 
六、项目合同及回款管理
（一）合同信息管理
租赁（房屋、办公室）、劳务、技术服务合同
（二）合同评审
（三）合同变更
（四）发票管理
（五）合同款项管理
支付、回收、结算
 
七、项目文档管理
（一）文档管理流程
（二）设计文档审核与汇编
（三）自适应页面的打印模板设计及签批设置
 
八、项目沟通管理
（一）沟通任务及计划
（二）沟通平台建设
土建和通信之间的沟通办法
（三）沟通结果分享
（四）基于飞信模块的移动信息接收发布模块（短信模块已购买）
 
九、项目质量及风险控制
（一）在线的质量控制流程
（二）风险监控
1、权限设定
2、防机密信息传播设置
 
 
一、项目基本信息管理
（一）经营目标分解与看板管理
（二）合作单位信息库维护
（三）责权关系及管理架构
（四）项目利益相关信息
 
（一）说明经营管理
我公司业务范围广，在管理上采用分公司制管理，总公司充分放权。
经营目标设置：
1、总产值目标 （＝各项目工作量×单价）
2、人均产值目标（＝总产值÷总人数；  总人数＝总人工日÷250   ；总人工日＝考勤加总）
3、成本占产值比目标（＝总成本÷总产值×100%）
贯彻办法：
1、目标分解：总公司－分公司－省级项目部－地市项目部－项目部－员工 逐级分解
2、奖励政策：管理人员按所负责项目的产值计提，设计院按照完成的工作量计奖。
设计员计奖办法：a、计件式计奖；b、总量分配制计奖、c、工作定额考核制计奖
3、完成目标的保障办法：
成本控制：年度成本分解、月度成本预算（预警机制）
 
（二）看板管理
作为管理者视图界面的一部分，实时标示所辖单位目标完成的动态
 
（三）合作单位信息库
属于基础数据库建设，实现《客户需求描述表》等表格自动化
关键词根据相关表格抽取
 
（四）责权关系及管理架构
组织架构图
 
（五）项目利益
见第一项说明之奖励政策
 
（六）关于工作量统计的说明
1、目前主要
 
二、项目立项管理
（一）立项流程
客户需求描述－项目评估－项目实施计划－项目计划评审－项目立项
（二）项目任务信息维护
（三）明确责权利关系－计奖办法
（四）项目设计文档模版
（五）项目档案建立
 
（一）立项流程
见项目管理制度及相关表格附件
 
（二）项目任务信息维护
1、任务列表及任务编号，相关信息登入数据库－需要做维护界面
2、计划外任务的补登<任务编号添加页面>，
3、任务的状态
4、以任务编号为关键词，查阅实施人（可能不止一个）、成本、实施历史、任务状态（完成、未完成）、备注（采用、未采用）等信息；
5、任务的分类
各工种常见工作任务（基于岗位说明书）应列入数据库，在任务分配及员工任务汇报中选择即可，可便于核定。但在应用中需要增加备注栏以补充说明。
常见工作任务如：
沟通交流类：会议（细分为各类会议）
项目实施类：现场查勘、绘图、出版等
 
（三）明确责权利关系
在项目立项时明确计奖办法
 
（四）项目设计文档模版
技术支撑部或技术部委托专人，落实对每个项目的模版确认，并上传在项目专区，供全体项目成员借鉴使用
 
（五）项目档案建立
系统在项目立项后生成项目档案
项目档案的内容参考相关制度
 
三、项目资源管理
（一）人力资源
团队组建－团队管理－人员内部调动管理－临时租赁人员管理
（二）人工日核算与考勤管理
（三）工具及车辆管理
分配、维护、回收
此处需要注意，工具的分配可以到项目部，因为无需人手一套
车辆的联系安排、信息登记、费用报销可以由后勤人员完成
 
（一）人力资源
1、公司人力资源的结构（目标结构）
核心员工 5%
技术骨干及项目经理 30%
普通技术人员及辅助岗 65%
 
2、“人才库”
基于组织架构的人才库
1、工龄的自动统计及其与公积金申请流程的联动
a、根据制度规定，员工工作满一年申请公积金
b、岗位不同申请的额度不同
c、工龄增加标准有所调整
d、员工晋升后，需在调整后的岗位做满工龄才可以按照该岗位的标准调整
 
2、在人才库中可以查看员工的各类信息（实现新页面与人力资源模块的数据互通）
 
3、调动员工只有进入相应的人才库，才能在项目中分配
人员的实时调动手续办理（实现相关调动流程与项目管理系统中数据的互通）
 
（二）人工日与考勤
1、实现方法
a、采用员工考勤登记、直接上级审核的办法
b、由综合管理或项目经理登记
2、实时反映在岗状态（出差、请假、外勤、在岗）
 
 
 
四、项目进度控制
（一）项目任务分配
（二）项目进度监控－甘特图、里程碑图
（三）任务执行结果反馈
 
（一）项目任务分配的流程
1、对于任务编号已经登记在项目数据库中的情况
项目列表-选择项目（任务编号）-人才库（员工编号）-任务分配
2、对于临时指派的任务
a、甲方<或上级领导>指派给项目经理，或项目经理临时指派项目中未登记的任务列表：
口头指派-任务编号维护-任务分配补登（注明任务发派人及其所在单位）
b、甲方指派给设计员
甲方口头指派给员工-<员工报告给项目经理-项目经理沟通确认>-任务编号维护-任务分配补登。
3、任务派发在系统上以任务单形式出现（自动生成并发送-最好支持手机接收）
4、员工编号、任务编号、及由此产生的文档编号、费用编号一一对应，不可修改
 
（二）项目进度监控
1、项目的进度一般包含（里程碑事件）：
前期可行性研究（本单位一般不参与）-一阶段设计（查勘-绘图）-方案审核-预算及文本说明-出版-施工配合
2、管理者视图中列出所有项目的状态（不同等级的领导权限不同）
计划实施、实施中、已完成（可过滤）
实施中的项目能够显示所处的进度
3、每一个项目可以直观的显示投入的资源（人力为主-体现为工日）、成本、预期收益、起止时间、负责人、联系人、合作单位等信息
从日常管理中（基层项目经理视图）
1、所负责的项目-我的项目视图
同样分已完成、未完成
2、每个项目包含一个任务列表，同样设置状态（已完成、未完成、实施中）
从员工视图
1、设置“我的任务”列表
2、对进行中的任务设置一个汇报接口
3、汇报内容包含
a、查勘信息（各专业有一个固定格式的表格）
b、任务日志（此处需要斟酌，包含的要素应有时间、动作、结果）
c、文件存档
d、费用登记（要求登记发票编号）-与财务流程或数据库对接
4、工作交流
项目经理对工作和报销进行审核、同时对员工的工作进行评价，必要情况下可以写评语，评价可以用分值或等级表示。
5、对进度滞后的项目的预警
a、设置关键时间的完成时间
b、按计划即将完成的项目和任务的定期提醒（如提前1个月内每周一次）
c、未按计划完成：采用不同颜色或突出显示
6、任务的进度指示（百分比或进度条-依工作任务完成比例和关键事件设定，举例：如完成了一阶段设计，则可以认为完成了80%的工作量，其中若整个查勘绘图任务完成了一半，则可以认为整个任务完成了40%）
 
（三）任务执行结果的反馈
1、对员工的工作成果的审核
2、对员工工作绩效的奖励
3、对员工工作表现的评价
4、对报销的审批与批复
 
五、项目成本管理
（一）年度成本控制计划
（二）月度预算
（三）报销管理
 
（一）年度成本控制计划
按照经营管理目标进行年度产值及成本预估，根据业务预测，制定每月预算限额
（二）月度预算
按照预算表进行每月预算
1、以项目为单位进行预算，每个项目部包含若干个项目，可以只做一次预算申请，但必须包含所有单个项目的预算，目前使用的工作流表单设置了4列，如果该项目部多于4个项目，那么还需要再发起一次申请，很不方便。同时，在所有的会计科目中，可能只有个别科目是有预算的，其他科目的单元格都是空白，但也要打印出来。
2、每个项目部包含若干个项目，因此存在多个项目共用资源的情况，如共用办公成本、人力资源成本等，
3、可以考虑共用成本统一预算，在项目部内部再根据产值进行分摊。
4、会计科目较多，目前使用的表单不够灵活，给排版打印带来麻烦，需要设计一个打印模版，或者需要表格更智能，一些没有预算的科目可以不显示。
（三）报销管理
1、报销审核由相关人员按流程进行
2、系统中每日登记的费用与最后报销的费用可能会有一些差异
3、报销的信息需要自动汇总（可以设置不同的关键词进行，如项目、时间、单位、科目、报销人等）
4、报销信息汇入成本，与预算要进行对比分析。
 
六、项目合同及回款管理
（一）合同信息管理
租赁（房屋、办公室）、劳务、技术服务合同
（二）合同评审
（三）合同变更
（四）发票管理
（五）合同款项管理
支付、回收、结算
 
（一）合同信息管理
1、分类
与项目相关的合同有以下几类：
a、采购类合同：租车、租房、设备购买等
b、劳务类合同：人才租赁、劳务派遣
c、技术服务合同
2、关于技术服务合同
a、几个角色
甲方：一般为运营商（移动）
总包方：一般为与运营商直接合作的设计院（如移动设计院）
我方：分包方
b、合作流程
甲方与总包方，均为国营单位，一般甲方与移动院（总包方）在项目完工后才签署合同，进行结算付款。
分包方可能有多家，按区域或者分专业承接整个项目的一部分业务。
总包方合同签订后，会与各分包单位进行“工作量确认”，填写《工作量确认单》
总包方与我方签订《技术服务合同》，
我方根据合同开具发票-总包方根据发票金额付款
c、为方便更全面了解，介绍我方与总包方的合作模式
分为几类
甲、委托制：总包方将项目的拆分后全权委托给我方实施
乙、共同管理：甲方派项目经理参与管理，我方同样有管理者参与项目管理
丙、人才租用：甲方租用我方人才，任务由甲方分配、考核
人才租用模式虽然目前还不是主要合作形式，但却是一个发展方向。因此人才库的功能需要进一步完善。
对于此类员工的管理需要探索新的模式。希望能有好的建议。
 
（二）合同评审
（三）合同变更
以上两项工作可以采用工作流简单实现
（四）发票管理
经过工作量确认信息的录入、技术服务合同信息的录入，生成发票申请单，由市场部发给财务部。
此功能可以通过工作流实现
 
（五）合同款项管理
1、不仅包括应收的，还应包含应付的，如房租、押金等
2、加强对押金等应收账款的管理
3、项目款收回后项目关闭，与预估产值进行对比，对员工的项目奖励进行结算。
项目奖励的发放办法：
对设计员采用按工作量考核的形式，当月发放或年度内发放完毕
对项目经理（管理集体）采用按年计提的方式，第一年按照预估利润计提总奖励的50%，分3年发放，项目完成回款后结算。
 
七、项目文档管理
（一）文档管理流程
（二）设计文档审核与汇编
（三）自适应页面的打印模板设计及签批设置
 
（一）文档管理流程
1、文件建档与分类
按照部门和职能分为行政类、人力资源类、项目管理类、财务类、技术类、企业文化类、
2、有些文档可能属于多个分类
3、项目管理类文档内的分类：
项目管理会议纪要、设计方案、图纸、查勘报告等等
4、一般从文档上传页面上传、并附简要说明、设置关键词，经审核后入档。
 
（二）设计文档审核由审核流程完成，作为质量控制的一部分
1、设计文件一般尺寸较大，需要线下审核，或打印后审核，但流程还是需要的
2、设计文档审核后源文件需要上传存档，可能要达到数十MB，给存储空间和网络带来很大压力，如何有效解决
是否可以在各地布置文件服务器
（三）打印模板设计及签章
1、签章模块未购买
2、重要的统计分析表格需要设计打印模板
 
八、项目沟通管理
（一）沟通任务及计划
（二）沟通平台建设
（三）沟通结果分享
（四）基于飞信模块的移动信息接收发布模块（短信模块已购买）
 
（一）沟通任务及计划
1、目前公司业务分散，有6个分公司、数十个项目，在项目实施中，可能需要多个专业相互配合，各个专业之间互不统属，给协作带来障碍。
2、公司需要各单位落实既定的沟通任务，如定期召开例会，形成相应的纪要
（二）平台建设
1、开展同一个项目的团队成员，应该有一个方便的讨论平台，便于相互协助
2、不同区域间的同专业技术人员，应该有一个方便的交流平台
3、同区域不同专业的技术人员，有一个相互沟通的平台
所以人员信息中需要设定所在地、专业，同时人员调动后，能随之调整
（三）沟通结果分享
设定查勘权限
（四）基于飞信模块的移动信息接收发布模块（短信模块已购买）
我单位主要为移动设计院服务，大部分员工使用移动手机
 
 
九、项目质量及风险控制
（一）在线的质量控制流程
（二）风险监控
1、权限设定
2、防机密信息传播设置
 
 
（一）在线的质量控制流程
1、每为员工都安装了cad软件，是否可以实现通过网页调用程序进行显示甚至修改cad文件的功能
2、目前可以在线显示pdf文件，是否可以安装标注插件
3、如上所述，因为文件太大，很难在线审核，但要仍要按照流程走审核程序
4、在任务流程上应该有一个申请审核-审核中-审核结果显示-处理意见的流程
 
（二）风险监控
1、要求进行可以自定义的权限设置，尤其是对于客户信息、合同信息、项目信息、任务列表、人才库信息等关键信息
2、是否可以设置文档的打印、拷贝、截屏权限。