一、流程图
整个采购管理围绕着采购订单生成、订单入库、出库退货三个流程展开。整体上还是比较简单的(没有质检环节),适合小公司或者没有那么人和业务流程的企业使用。
另外就是采购其实分为很多种:标准采购、直运采购、资产采购、费用采购。每种采购适用的流程和场景都不同,但这里实际上只支持简单的标准采购流程。
二、基础数据
1、供应商信息
名称是必填项,其他可以填入联系人,手机号码等基本信息。这里还有些财务相关信息:纳税人识别号,税率,应付信息等等。
2、商品信息
新增商品的时候名称和单位是必填项,其余的包括型号、库存、图片信息等也可以补充进去。如果是商品导入形式,那么期初库存一定要录入进去。
3、仓库信息
由于涉及到采购入库操作,所以要维护仓库信息。仓库名称是必填项。其余信息有仓库地址、仓储费、搬运费等等。
4、结算账户
采购涉及到了入库和退货的操作,所以要维护结算账户。必填项是名称和编码。
三、采购管理
1、采购订单
确定了供应商(向谁买)、商品(买什么)、时间(单据时间)就可以生成一条采购订单了。
这里其实做的比较简单了,采购订单前应该还有个请购单的流程,因为提交采购需求和正式生成采购订单还有一段流程,需求可能被驳回,如果没有信息化手段记录和追溯,那么就会损失掉很多信息。
2、采购入库
选择供应商和商品还有结算账户就可以进行入库操作了,入库后可以再入库明细中看到相关信息。这里入库设计的比较简单,入库前一般会有收货环节,这个环节都会有质量检验环节,如果检验合格才能入库,不合格的话就进入退货流程。入库后到了财务的应付,然后采购发票开出。
3、采购退货
有入库就会有退货流程,信息跟入库填的差不多。这里退货也比较简单,更关注的是数量,但例如退货原因等数据实际上并没有录入进去。
4、采购统计
采购统计中会统计采购数量、采购金额、退货数量、退货金额、实际采购金额。