重新认识excel(4):数据的位置

 

数据的位置

既然将电子表格的背景看成一个坐标系，每一个单元格是位于坐标系中的点，那么单元格中的内容（或称为“数据”）是如何分配放置的？

其实，人们之所以使用电子表格，最多的应用是数据的计算，相当于一个数据库的简单应用，当数据不需要特别复杂的管理时，excel完全能够胜任。既然是基于数据库管理的应用，所以电子表格中的数据也不是随意放置的。比如：一行数据就对应着数据库中“记录”的概念，是一组相关数据项的集合，它们共同描述着同一件事情，在人力资源系统中，某一条记录的数据为：张三、男、汉族、……，那么这条记录就是对“张三”这个人的几方面的描述，表达一个较为完整的意思，相当于语言中的句子。而献对于其他众多的类似的数据行（句子）中，“张三” 是主语，是这条特定记录的代表数据，用于区别于其它记录，因此可以称为“关键字”，而这个关键字就像语言中的句子一样，占有主语的位置，因此一般放在数据行的第一个位置。

以此类推，其它数据行的关键字也必须放在该数据行的第一个位置。

再扩展出去：数据表由若干行组成的，那么每行的位置也是有讲究的，这是就用涉及到了excel两个功能：排序和筛选。排序可以将所有记录（“行”）按照某个数据项的值升序或降序重新排列，所以，排序后的“行”的位置会发生变化。而筛选是按照某个条件，使记录行显示或隐藏，从而也改变了原有数据行的显示位置。而这些改变了的“行”的位置会影响一些处理，比如其中的一个影响就是“填充”，在筛选情况下的“填充”会跳过隐藏的行，也就是说，隐藏的行不参与填充。

所以数据的描述位置很重要，一定要引起注意。