网络电子采购系统的一些介绍

最近公司要应用网络电子采购系统，在这里也进行了相关的了解，电子采购系统是一个见效比较快的一个系统，供应商直接通过网络报价直接降低了相关的路费、传真等成本。这里仅做一些简要介绍。

一、为什么电子采购系统

电子化企业采购系统是从采购项目立项及审批，计划安排、招标文件编制、招标公告发布、标书网上下载、投标文件制作、网上投标到开标、评标、监督实现全流程的电子化、程序化、规范化管理，利用先进的计算机网络和平台技术，为采购需求方、采购执行人、投标人、专家、监管机构提供一个一体化的操作平台，实现企业采购工作的信息化和规范化。

二、电子采购系统主要功能点

1.      新建采购计划或由库存系统生产采购计划单

在不与其他系统对接的情况下有以下方式生成采购计划单：

A．明细导入：以Excel方式按照软件指定标准格式上传，项目一般都是固定的，不能按照自己的要求调整。

B．从系统中选择：一次只能选择一个，而且弹出窗口，效率较低。当采购条目较少时可以采用。

c. 从其他ERP中直接引用。

2.      采购审批

可以在采购系统或者ERP系统中执行采购审批。

3.      新建采购比价项目

通过新建项目来统一管理采购的全过程。

设定是否需要收费、报价结束时间、开标时间等。

4.      项目分包

为了便于对大项目的管理，将项目分解成小的项目来进行管理，一般按照类别来分，相同大类的划归到一个项目下。最佳情况为先在系统中设置常用的采购大类，导入采购明细后，采购明细条目会自动根据所属类别进行自动分包。

5.      供应商报价

邀请采购时，供应商收到信息（短信、邮件、手机短信息）提示后登陆系统进行报价。在项目结束报价前可以对已报价情况进行修改。

6.      比价项目结束

当系统时间达到或超过新建项目时设定的项目结束时间，项目将自动结束，供应商不能再进行报价操作。

7.      开标

在项目到达预设结束时间后，采购人员可以进行开标，查看各供应商报价情况。开标前采购员不能进行供应商报价的查看。

8.      比价

按项目整体或按条目两种方式进行比价，价格最低者突出颜色标识。

9.      定标

确定中标供应商报价。

10.  生成询价单、采购合同

根据采购项目定标情况自动生成采购询价单或采购合同。

11.  送货、发票

供应商送货时根据询价单打印出送货单。

供应商将发票寄送时在系统中进行记录，便于总部采购员了解发票流转情况；总部将发票寄送分厂时也在系统中进行记录，便于分厂提前掌握情况，并在收到发票时进行确认。供应商将直接查看发票收到结果。

可以提前在寄送发票前进行扫描，便于发票的提前检查工作。

12.  分厂收货、系统确认

生产分厂收货时，同时接收供应商送来的送货单，并根据送货单核对送货情况。

13.  质量检验

分厂在收到货的同时，应该进行质量检验，并且质检合格才允许进行收货及入库操作。

14.  商品入库、导入库存系统

商品质检合格后，生产分厂库管员可以根据送货单进行入库操作。数据可以自动关联进行入库，不必进行重复录入。

15.  供应商注册、资料维护

供应商可以自行通过网络注册，填写信息，上传相关的资质。供应商自主选择可以供应的商品类别。

16.  供应商管理、资质审查

供应商在资质资料到期前进行更新维护，需要审核的资料需要采购管理员进行审核。采购管理员可以对供应商进行分级、评级等管理。

17.  供应商资质材料查询、到期提醒

供应商各自上传的资质材料可以自主管理、更新，系统于资质到期前给供应商和采购管理员发送信息提示资质更新。

18.  审计查询

审计部门可以通过本系统直接查看采购的全过程查询浏览，起到监督管理的作用。

19.  历史数据趋势图

可以查看任何商品的历史采购价格数据图，在采购的全过程中都可以方便查看到。

 

三、应用电子采购系统的现实意义

       对于一般小企业来说，采用电子采购系统的实际效果并不一定明显，但是对于一个年采购额达到几十亿元的企业来说，应用这样的采购系统可以大大提高企业采购效率，加速信息流转速度、降低采购成本；并且可以加强对供应商的管理考核等等，将供应商逐步进行分级，形成自己的优质供应商数据库从而保证企业的优质供应。

        因此，应用这样一套电子采购系统还是很有必要。