集团信息化之路——物资库存管理软件需求报告

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根据集团要求,为加快推进集团信息化和工业化的“两化”融合的进程,信息部结合现用物资库存软件的应用情况并对集团对物资库存管理的需求进行了整理,对物资库存管理软件的推进计划汇报如下:

一、现有应用物资管理软件的基本情况

集团各子公司现在应用的物资管理软件是由分公司微机员王xx在2007年根据所在分公司的库存管理需要开始设计开发,并在分公司应用的基础上先后在集团范围内推广应用。该软件实现并解决了各子公司单体分厂对物资库存查询、进出库、库存盘点等的管理,并实现了与金蝶系统的数据对接。

 该软件应用范围:除成都公司外都已应用该物资库存软件。该软件主要使用人员包括:各子公司车间内勤、物资库管理员、财务材料会计。

集团采购部可通过该软件单独对某一个子公司的库存数据进行查询,但是不能同时对集团所有(或部分)子公司的库存进行查询及汇总操作。

由于该软件设计之初就立足解决各子公司的物资库存管理问题,当该软件后期需要在集团内推广,以及集团采购部提出以集团层面进行管控的时候,原有设计不能满足集团化的管理,因此继续进行扩展及升级有很大难度,且需要对原有软件整体架构重新设计。

二、物资管理软件的一般功能需求

2.1物资入库

    当供应商送货到库时,物资库管理员通知相应上报该商品计划车间派人共同对所送物资进行验收,合格后对商品入库。入库分为货到发票未到、货到发票到、发票到货未到几种形式。发票未到可以暂估入库主要以实物为准原则,暂估价格可以参照最近一次采购价格。

2.2领料出库

    车间保管员在车间需要使用采购物品时可以先在软件中查询库房中是否已有该物品,如果有可以在软件中打印领料单由车间主任签字后去物资库领料。同时软件中记录领料单信息。

    物资库保管员将车间保管员领料单与系统中领料单核对后确认无误在系统中作出库记录,并将打印的领料单存档。

    当同一领料单涉及到多个物资库保管员时,物资库保管员只对各自负责的物资进行出库。

    物资库保管员将领料物品交给车间保管员。为了避免车间小仓库的情况,可以考虑以旧换新制度。

2.3车间退料

当车间使用时发现领取物品出现质量问题时,可以将物品退回到物资库,由物资库保管员在系统中作退料操作。被退回物品需单独保管以便及时与供应商协调退换。

2.4库间调剂

当某分厂所急需使用物品不能及时采购并在其它子公司仓库中有存货时可以在不同子公司仓库间进行调剂。由采购部协调调剂,调出库房作调剂出库,调入库房作调剂入库。

2.5库房盘点

物资库每月20号对系统中记录库存与实际库存数进行核对。

2.6供应商管理

a. 对经销商基本信息的管理。可以根据权限设置相应领导可以查询相应信息;

    b. 能够对供应商历史供货情况进行追踪管理,包括对整个订单或单一商品的跟踪;

    c. 能够对供应商进行信用考核管理,根据代理商的供货情况、产品质量、响应时间、服务态度等项目不定期进行考核,对考核结果较好的供应商在系统中突出显示以便优先选择;

d. 能够对供应商提供的商品质量进行管理,能够对供应商供货的商品进行质量跟踪管理,可以追查到采购批次日期、生产厂家等信息并可以和生产厂家信息进行关联。

对于供应商管理部分,由于跟集团计划应用的电子采购系统中有功能重叠,可以根据电子采购系统的实际应用情况,将两个子系统中的供应商管理模块进行集中整合。

2.7 对闲置资产的管理

     a. 集团采购部、安全生产部、企业管理部、计划财务部、审计监察部等能够及时查询到各子公司的闲置资产情况;

     b. 能够根据其它子公司需要进行相应调剂;

     c. 能够对调剂的历史情况进行查询。

2.8采购结算管理

通过采购入库单关联可生成应付单,如果应付单与采购入库单有价格差异,差异部分将生成成本调整单调整库存成本,通过应付单关联生成采购增值税发票。

采购费用部分,可直接做费用部分的应付单,与采购入库单核销后生成成本调整单调整库存成本。费用部分应付单可关联生成费用发票。

2.9付款计划管理

当采购入库完,生成应付单时即可生成付款计划,一般付款计划是根据采购订单或采购协议上的付款条款来处理,但在实际工作中,也可以根据实际情况(如开票情况)进行调整(如付款金额和付款时间),付款计划供财务人员做付款时参考。

2.10采购分析

对采购业务进行多维度的分析,如采购到货情况分析、采购价格分析、供应商评估分析、采购员业绩分析、采购组织业绩分析、帐龄分析、合同执行情况分析等等。           

三、物资管理软件中需重点关注的内容

信息部计划在本次物资管理系统中重点解决仓储库存定位、库存预警、保质期预警、物料采购价格区间查询、积压物资自动生成闲置物资报表、库存分析等管理功能,从而达到保证正常生产的同时降低库存占用,提高物资利用效率的管理目的。

3.1库存摆放位置管理

为了进一步规范物资库的管理,在物资库进行分区、分货架、分货位管理的同时,同时需要在软件系统中实现物料存放位置的详细查询,因此在物料信息初始化时即可将各个库房的各物料存放位置进行统一管理,并且可以进行特殊情况的处理。为了方便相关的管理及盘库工作,本次项目中计划增加二维码或条码的管理功能,库管员可以通过手持终端或手机等移动终端来进行物料库存数量的查询,从而进一步简化库管员的查询、盘库工作,提高库存管理的准确性和及时性。

3.2预存预警

库存软件中继续增加和完善对重点物资的库存预警管理,设定合理的库存上限和下限,并可以通过多种方式及时通知各相关管理人员。

3.3保质期管理

为了配合集团发布的《库存物资保质期预警管理办法》,本次库存物资软件项目中计划加强和完善对库存物资的保质期管理,并可按集团管理制度灵活设定相关保质期的预警级别并自动生成相关预警报表。

3.4先进先出辅助管理

为了配合产成品及特定物资的保质期相应管理工作,库存软件中计划加入对这部分物资进行先进先出的提示信息,从而辅助库管员来对保质期要到期的物资或产品进行先行出库操作,进而达到物资的合理使用,尽量避免其超过保质期造成的浪费。

3.5采购价格区间查询

系统可以将历史采购的数据自动形成价格曲线,生成采购价格区间数据,并在再次采购该物料时如果价格超出区间范围时进行相应报警提示。

3.6自动生成闲置物资报表

系统可以根据各类别物资的实际管理情况设定相应的闲置周期模型,当物料存储时间超过设定值时系统会自动生成相应的闲置物资报告,并发送给各相关部门管理人员,从而减少物资的浪费,提高物资利用效率。

四、物资管理软件开发中需要解决的一些问题

由于集团在应用金蝶系统时采用分布式设计,各子公司帐套和数据库分别独立存放在各自子公司导致了集团没有汇总帐套,因而集团总部不能通过库存软件掌握所有子公司的汇总数据,而且总部掌握的数据至少延时一天。鉴于以上原因,如需实现总部的即时查询及对集团物料数量进行汇总查询、查询资金占用情况等,需要重新对整个软件架构设计,将一部分数据进行集中并定期进行同步,从而架设一个总分结合的库存软件系统。

在本项目中我们还将对物料编码进行梳理,清理重复物资编码,同时制定相关的物料编码规范,为集团后续信息化相关工作打下坚实的基础。在进行物料编码管理的同时,信息部还将统一规划集团的信息编码,并开发适合集团的信息编码管理子系统,以便ERP各相关子系统统一使用。

    由于库存与采购、生产业务的关联性,在设计开发库存物资系统的同时还需重点考虑其与电子采购系统等的相互关联问题。

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