Omnifocus使用1【基础篇】

【题记】

大部分第一次接触到Omnifocus的人，都会被它的复杂性吓到，很多人只是打开几次就不再用它了，甚至得出了“Omnifocus太复杂了，不如Things好用”之类的结论。的确，Omnifocus的复杂性在众多GTD软件中算的上数一数二，但这并不妨碍它获得“GTD神器”的称号，国内关于Omnifocus的经验分享不多，大多数教程都是英文的，缺乏教程和心得分享也是Omnifocus复杂的原因之一。

本文是我实践Omnifocus一年来的心得分享，希望给那些因为复杂而对Omnifocus望而却步的GTDer一些帮助。

请注意：本文偏重如何“使用”Omnifocus，而非GTD的那一套流程，因此不会对GTD基础的概念做出解释，也不会过多的涉及包括青蛙、番茄等等理论，但可能会有一些简单的设计。

【为什么我会选择Omnifocus？】

首先我想说的是，在我实践过的所有工具中（纸笔系统、ios平台上的2do、outlook等等），Omnifocus是最棒的，在它之后，我终于停止了寻找各种工具。它具有两个别的工具都缺失的特点：

✓项目的无限层级
大多数GTD软件都不支持项目的无限层级，Things因为这一点一开始就没在我的考虑范围之内。很多人认为如果任务不复杂的话，就不需要无限层级了。但事实上，无论是生活上还是工作上，即使我这样的普通人也会觉得一两个层级根本不够用，比如安排一次自助游，这是每个人都可能会遇到的超级复杂的项目，类似还有装修，举办婚礼等等，无限层级在这样的项目面前是必须的。

✓定制灵活性高，且定制成本低
Omnifocus的文件夹、情境、透视为定制适合个人的GTD系统提供了最大的便利性，在加上对applescript的支持，一些非自带的功能也可以实现，而且成本不高。
这里插一句，虽然软件本身价格不菲，而且需要mac平台支持，但是作为一个为了omnifocus跑去买mac的普通小白领，我表示Omnifocus带给我的惊喜让我从未后悔过自己的决定，并且认为这笔钱花的很值得。至于这个定制成本主要是从时间成本和便利性考虑。
举个最典型的例子，通常人们都认为纸笔系统是最便宜的，但是实际上，由于纸笔系统太原始了，运行的时间成本和定制成本反而是最高的。比如你需要定制适合自己的内页，于是你需要用Excel制作表格（我看到过有人用AI来做笔记本内页的），然后需要买一台彩色打印机，一个裁纸机，一个打孔机，一本活页本（filofax或者traveler’s notebook这种），一堆各种各样的便签，一个便签机，一堆贴纸（如果要diy贴纸就更复杂了），一堆荧光笔（muji的荧光笔比较受欢迎），还要一只能配得上本子的钢笔（必须Lamy啊）。当然在这之前你还必须考虑是A5还是A6好，携带会不会不方便等等问题。相比之下Omnifocus是不是简单多了。

【参考资料】

关于Omnifocus的资源，国外的确比国内更多一些，这里首先要推荐 Asianefficiency ，也许已经有很多人知道这个网站了，它有一套关于Omnifocus的入门文章，基本上覆盖了Omnifocus的所有基本应用。另外还有 http://pxldot.com ，这个网站有许多很棒的用于Omnifocus的Applescript，另外就是 Using Omnifocus 网站，有许多关于Omnifocus的博文，最后就是Omnigroup官网的论坛，也有许多牛人。

以下介绍的方法，有些是得自于上面这些网站，有些是我自己的个人总结，有些则是经过时间后，对上面方法的改进版。但无论如何，我还是推荐大家仔细阅读以下Asianefficiency和Using Omnifocus的文章，那么你将更容易理解下面的文章，反之亦然。

【基础设置】

当我们第一次打开Omnifocus软件时，需要对其设置进行一些改变，这样之后用起来就更顺手一些。

首先是精简界面。这一步主要要做两件事，一是尽可能隐藏不需要的图标，二是为那些隐藏却又是必备的功能设置快捷键。
 

上图是我的Omnifocus精简后的界面，工具栏左边放置了所有情境，中间放置了所有需要的Applescript，最右边是搜索和同步。几乎所有Omnifocus默认的按钮都被隐藏了。

基础的几个功能都设置了快捷键，这里的快捷键务必要简单好记，最好只涉及到两个按键，我的命名规则基本是按照control+首字母的形式。另外有几个常用的快捷键要记住，如下
command+N 新建入口
control+command+F 聚焦/显示全部
command+shift+R 标记为已检查
command+shift+I 检查器

虽然同步也有个快捷键，但是Omnifocus有的时候会同步失败，如果去掉这个按钮会误以为同步成功，所有这个按钮最好还是保留。记住这些快捷键基本上就可以把默认的几个按钮隐藏掉，为Applescript和透视流出空间。

其次是关于“即将截止”的设定时间。我建议对于一周做五休二的上班族（不包括学生），最好设置截止日期为4天，这样做最大的一个好处，就是下周一截止的工作，在周四晚上做Evening Review的时候，就能显示出橙色，提醒你只剩下周五一天可以完成它了。如果是学生党，我觉得可以设置成2天。
 

另外截止日期的预设时间，我通常会设置成下班前半小时，这样工作结束后可以留出半小时做回顾。