工资条自动发送工具

工资条自动发送工具

使用手册V1.0

一枚假程序猿

2020年12月12日

目录

1       简介... 1

1.1          背景... 1

1.2         目标... 2

2       安装说明... 2

2.1         安装包安装... 3

2.2        压缩文件解压... 4

3       赠送资料... 4

4       使用说明... 8

4.1         导入工资表... 8

4.1.1           设置表头总行数... 8

4.1.2          导入工资表/条... 9

4.1.3          核对导入数据... 10

4.2        自动生成工资条... 12

4.2.1          设置表头... 12

4.2.2          设置输出格式... 14

4.2.3          设置输出目录... 14

4.2.4          生成工资条... 15

4.3        设置发件邮箱... 17

4.4        自动发送工资条邮件... 20

4.4.1          导入员工邮箱... 20

4.4.2          核对导入数据... 21

4.4.3          发送工资条邮件... 23

4.4.4          自定义工资条模板... 26

4.5        注册软件... 28

5       关于软件... 31

 

 

1. 简介
   1. 背景

上班族每月最激动人心的时刻当然非月初发工资时莫属，虽然现在领不到可以让你亲到嘴肿、数到抽筋的心爱毛爷爷了，但工资条和银行卡上的那一串串的数字依然可以让大家像玩过山车一样刺激到心跳加速。然而，我们行政部、人力资源部和财务部的小哥哥和小姐姐们却已经哭晕在电脑前面，面对即将要制作的几百人、几千人的工资表，常常要花上大半天时间完成，好不容易做完了还要一个个对号入座的发给每一个员工。每当这个时候，简直就是一种折磨、一场噩梦，恨不得让上帝立马出现将自己带走。经常一个不细心就搞错，不但要被员工质疑、还要挨领导骂、甚至还要领罚单了。生活不止眼前的工资表，还有累（泪）和崩溃……

工资表和工资条是每个公司必不可少的一种工具，也是又耗时又费力的重复繁琐工作。经常看到公司的同事反反复复的制作工资表和发送工资条，忙到身心疲惫。最近，刚好有朋友问我工资条能不能自动生成和自动发送，我的回到是很肯定的。但是，重点来了，使用Excel操作不是门槛高就是步骤太繁琐。网上可以找到大把在线的集成工资表制作、工资条发送功能的人事管理系统、财务管理系统等，但是又面临很多问题，如：

1. 系统收费贵：每年高达600元到几千元不等；
2. 系统功能繁：你可能只需要制作工资表和发送工资条；
3. 数据安全性：财务核心敏感数据需上传并存储在云端；
4. 需要先注册：提供手机号、公司信息等资料进行注册；
5. 在线联网使用：在无网络环境的电脑上无法正常使用；
6. 标准系统功能：功能无法进行自定义和按需求定制；
7. 售后服务响应慢：只能在线沟通和服务，受限并响应慢；
8. 其他不可描述的问题（只可意会不可言传）……

因此，急需一款功能操作简单、快速实用的神器面世。

1. 1. 目标

为需要制作工资表和发送工资条的各种上班族（人事、行政、财务等）量身定做工资条自动生成和自动发送神器，避免上班族重复繁琐的工作，减少体力劳动的同时提高工作效率。让上班族有更多的时间进行“划水”和“摸鱼”运动，有更多的时间用来：喝茶喝咖啡、撩妹（汉）撩同事、唠嗑唠八卦、追剧追不停、吃瓜吃全套……节约时间陪家人、陪爱人、陪孩子等，从此让工作和生活两不误。

总之，让苦逼的上班族从此更容易走向人生巅峰，早日实现迎娶白富美、嫁给高富帅（原谅我用这么俗的话）的梦想。

1. 安装说明

程序目前只支持Windows操作系统，支持WinXP、Win7、Win8、Win10。

程序依赖微软.NETFramework4.0框架，如使用时提示缺少框架，请自行下载并安装：https://dotnet.microsoft.com/download/dotnet-framework

程序将提供2种安装方式，请根据拿到的包选择方式。

1. 1. 安装包安装

程序提供的安装包为exe或msi格式，直接双击运行即可，默认一直无脑点击下一步即可，直到安装完成并关闭。安装完成后会在桌面出现快捷方式“工资条自动发送工具v1.0”，双击运行即可，如桌面未出现快捷方式，则进入安装目录找到文件PayrollGenerator.exe并鼠标右键单击选择发送到桌面快捷方式。

1. 1. 压缩文件解压

解压前确保电脑上安装有解压工具（推荐WinRAR），鼠标右键单击压缩包，选择WinRAR解压到当前文件夹，会压缩包当前所在目录中生成解压后的同名文件夹，进入之后按照以上方式发送到桌面快捷方式即可正常使用。

1. 赠送资料

本程序根目录Doc文件夹中赠送以下资料：

1. 工资表-示例：

随软件自带的工资表示例模板，可以进行演示、测试、作为模板使用。

1. 员工邮箱-示例：

随软件自带的邮箱表示例模板，可以进行演示、测试、作为模板使用。

1. 查询自动生成工资表管理系统Excel表格：

自购价值20元的专业财务工资表生成模板随软件赠送，包含功能：

1. 查询个人工资。
2. 查询工资表。
3. 生成工资条。
4. 使用说明。

1. 使用说明
   1. 导入工资表
      1. 设置表头总行数

员工工资表Excel中的表头分为两种情况：

1. 单行表头

单行表头指只有主表头1行表头，直接为说明列，如下：

此表头在工资表设置组中设置表头总行数为1（默认值）即可。

1. 多行表头

多行表头指有标题表头+主表头组成的多行表头，如下：

此表头在工资表设置组中设置表头总行数为实际表头行数（如上图中表头为3行，设置值为3）即可。    

1. 1. 1. 导入工资表/条

将做好的工资表（上图）通过程序导入，有两种方式：

1. 直接拖动文件到程序窗口：

将文件图标拖动到程序窗口任意位置后松开即可。

1. 点击程序中选择文件按钮“…”：

点击窗体中工作表设置分组中选择工资表后的  按钮进行文件导入。

注意：

1. Excel文件不能被打开，需要为关闭状态。
2. 必须是Excel文件（后缀为xls或xlsx）。
3. 格式可以与示例工资表模板不一致，根据自己实际情况制作，但是必须至少包含两行（表头行、数据行）。
4. 工资表中必须包含列【姓名】，且姓名列中人员名字必须唯一，不能重复。
   1. 1. 核对导入数据

导入工资表数据后，在工资表设置分组中会出现Excel结果展示，其中包含：Excel文件中第一个工作簿（默认名为：Sheet1）中的列数、行数、表头中有无姓名列等信息，如果信息核对不正确或有误，请打开Excel文件并修改表格保证无误后，先关闭Excel文件，再重新使用以上2种方式进行数据导入。

Excel结果为蓝色显示：代表验证通过，可以继续下一步。

Excel结果为红色显示：代表验证未通过，需要重新检测Excel表。

       

注意：

1. Excel文件不能被打开，需要为关闭状态。
2. 必须是Excel文件（后缀为xls或xlsx）。
3. 工资表中必须包含列【姓名】，且姓名列中人员名字必须唯一，不能重复。
   1. 自动生成工资条
      1. 设置表头

生成工资条时可以选择生成所有表头（默认值）：

1. 生成所有表头

选择生成所有表头时，在生成的工资条工作薄和工资条图片中将包含所有表头。

工资条工作薄如下：

      工资条图片如下：

1. 只生成主表头

不选择生成所有表头时则只生成主表头，在生成的工资条工作薄和工资条图片中将只有主表头。

工资条工作薄如下：

      工资条图片如下：

1. 1. 1. 设置输出格式

在工资条生成设置组中设置输出格式：

1. 选择生成图片时，会在原Excel表中生成新的工资表工作簿，并且会在以下设置的输出目录中生成工资条图片。
2. 不选择生成图片时，只会在原Excel表中生成新的工资表工作簿。
   1. 1. 设置输出目录

生成工资表和工资条前需要先设置输出的目录，最终生成的工资条图片文件将存在此文件夹中。

     小技巧：

     可以点击输出目录后的打开输出目录按钮快速打开选择的输出目录。

1. 1. 1. 生成工资条

    注意：点击生成工资条按钮后，请耐心等待完成，请勿频繁重复点击。

该功能可以将制作好的工资表直接导入，完成工资条的自动生成，生成的工资条包含两种：

1. Excel工资表：

无需操作Excel，直接生成Excel中表头和内容交替的工资表格式：

生成的Excel工资表会追加在原Excel表格的新建工作簿中，工作簿命名一般为：原工作簿名_+日期戳（如：Sheet1_20201218010805）。

注意：

1. Excel中的原工作簿不并会删除，可以点击下方工作簿前面的小三角进行工作簿的翻页和切换。如下图：

b.  Excel工作簿如中出现名为“Evaluation Warning”的工作薄（如上图），请直接删除或者忽略即可（使用的第三方组件生成，因为涉及版权，如需取消可联系我与第三方组件提供商沟通购买授权）。

1. 图片工资条：

    注意：需要在设置输出各种中选择生成图片选项，否则不生成图片。

生成的工资条将存储在以上选择的输出目录内以当天日期命名的文件夹（如：2020-12-12）中，每个图片将以工资表中的【姓名】列中的人员姓名命名（如：张三.jpg）。

无需截图、裁剪等人工操作，可以通过邮件、钉钉、微信等工具直接拖拽或选择或复制粘贴等快速发送给员工。

1. 1. 设置发件邮箱

目前程序可以将生成的工资条按照指定的模板格式发送到指定的员工邮箱中，因此需要先配置发件服务器地址和发件人邮箱信息。

点击程序主界面上的邮箱设置按钮，进入到邮箱设置界面：

     参数说明：

1. 1. 服务器地址：邮件服务商提供的POP3/SMTP/IMAP等协议的发件地址。
   2. 安全连接：是否使用SSL安全连接方式（会影响到端口的选择）。
   3. 服务器端口：使用SSL和不使用的端口可能会不一样，默认：25。
   4. 发件账号：邮箱的登录账号，一般默认为邮箱地址。
   5. 显示名称：设置发件人姓名或昵称，收件方可看到。
   6. 发件密码：邮箱的登录密码或者第三方邮箱设置的授权码。

以上为QQ邮箱（QQ必须用授权码）的配置，只需要修改账号和密码即可。

配置完成以上信息后，点击保存按钮即可将邮件配置自动保存到本地缓存中，下次打开程序后无需重新配置，将会自动加载上一次的配置。

点击发件测试按钮，则会自动给当前设置的发件人账号发送一封测试邮件，如果能收到邮件则代表配置成功，否则提示错误信息或者无法正常接收到邮件则代表以上服务器信息或者发件人邮箱信息设置错误。请参考官方文档重新设置。

 

注意：

1．某些邮箱中接收到的邮件可能被误认为是垃圾邮件出现在垃圾箱中。

2. 务商的配置都有差异，可以参考官方说明或联系我指导。

3 建议使用主流的QQ邮箱、163邮箱等，成功率较高、配置方便。

4. QQ邮箱目前必须使用授权码，请参考以下官方说明进行配置。

QQ邮箱配置说明：

如使用QQ邮箱需要在设置->账户设置中开启POP3/SMTP服务并生成授权码，如下：

以下提供QQ邮箱的一些官方配置说明文档地址：

1. 客户端设置：

https://service.mail.qq.com/cgi-bin/help?id=28

1. 常用邮件客户端软件设置：

https://service.mail.qq.com/cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=371

1. 授权码设置：

https://service.mail.qq.com/cgi-bin/help?subtype=1&&id=28&&no=1001256

     

1. 1. 自动发送工资条邮件
      1. 导入员工邮箱

发送工资条先需要告诉程序给哪些人员发送邮件，因此需要将员工邮件表导入到程序中。

点击程序主界面的工资条发送设置分组中的员工邮箱表后的导入按钮  ，选择一个员工邮箱表Excel文件并导入：

1. 1. 1. 核对导入数据

导入员工邮箱表数据后，会在工资条发送设置分组中出现Excel结果展示，其中包含：Excel文件中第一个工作簿（默认名为：Sheet1）中的列数、行数、表头中有无姓名、邮箱列等信息，如果信息核对不正确或有误，请打开Excel文件并修改表格保证无误后，先关闭Excel文件，再重新进行数据导入。

Excel结果为蓝色显示：代表验证通过，可以继续下一步。

Excel结果为红色显示：代表验证未通过，需要重新检测Excel表。

 

注意：

1. Excel文件不能被打开，需要为关闭状态。
2. 必须是Excel文件（后缀为xls或xlsx）。
3. 格式可以与邮箱表模板不一致，根据自己实际情况制作，但是必须至少包含两行（表头行、数据行）。
4. 工资表中必须包含列【姓名】、【邮箱】，且姓名列中人员名字必须唯一，不能重复。
5. 邮箱的格式必须正确，能够正常接收数据。
   1. 1. 发送工资条邮件

设置邮件标题，该标题为收件人收到工资条后的邮件标题，可以自己进行设置，建议设置为：xxxx年xx月份工资条（如：2020年12月份工资条）。

      为了能够正常接收到邮件并保留历史痕迹，支持发送邮件时添加邮件抄送人，可以指定抄送给发件人，也可以自己填写抄送人邮箱地址（多个抄送人邮箱地址请用竖线分隔符“|”进行分隔，如：test1@qq.com|test2@qq.com）。

      填写完成邮件标题和抄送人后，点击发送邮件按钮进行邮件发送。

      如果发送邮件时弹出警告，请根据警告内容进行调整和操作。

      如果发送邮件时弹出确认提示，请仔细核对3项数据并确认，否则可能会导致邮件漏发或内容缺失。

      邮件发送完成后，会在工资条输出目录中（点击打开输出目录按钮可以快速打开）生成邮件发送日志，可以快速查询发送记录，并核查哪些邮件发送成功、哪些发送失败，并排查问题。

      日志文件名命名：EmailSendLog_+日期（如：EmailSendLog_2020-12-17.txt）

注意：

1. 抄送邮箱为空时，将不给任何人抄送邮件。
2. 抄送邮箱为多个时，请仔细检查并用竖线分隔符“|“进行分隔。
3. 部分邮箱会拦截或者将邮件自动分类到垃圾邮件中，请核查。

接收到的工资条邮件中包含：称呼、问候、内容、工资条图片、附件等。

内容如下：

       

1. 1. 1. 自定义工资条模板

程序默认提供了默认的工资条模板，用户可以根据自己公司的文化、话术等进行人性化的模板设置，实现灵活、丰富、美观的工资条邮件。

在程序安装运行目录下找到文件夹：Templates。

在文件夹中找到工资条邮件模板文件：template.html。

使用记事本或者其他文本编辑工具（推荐使用VSCode编辑器，下载链接：https://code.visualstudio.com/），右键该文件，选择打开或者编辑。

 

      该模板文件为html格式文件，如果有一定的基础可以随意的进行编辑，内容如下：

       

      如果需要引用工资表Excel中的某列的值，请使用如下文本：

@Model.DataRow["部门"]

      其中【部门】则对应Excel文件中的列名（表头）。

      编辑完成请保存html模板文件，并双击文件在浏览器中打开，可以进行效果的预览，可以一直调整到自己满意为止（图片不显示属于正常）。

       

注意：

1. 修改模板时请谨慎操作，非专业人士请在指导下完成。
2. 模板修改后，请反复预览，并且发送一封测试工资条邮件确认。
3. 如在使用过程中有任何疑问，可以联系我们进行远程处理。
   1. 注册软件

该软件可以永久免费使用，为了推广需要，免费版本虽然有试用版（未注册）水印标识，但功能完整且不影响使用，如介意者请慎重。

主要体现在以下2个地方（其余地方均无限制）：

1. 生成工资条图片中水印标识：

1. 发送邮件内容中有水印标识：

      您可以通过注册软件的方式进行水印标识的去除，注册方法如下：

      点击软件下方的“注册软件“按钮，弹出软件注册界面，将软件机器码、用户名提供给作者，将为您提供软件注册码，填入注册码后点击注册按钮，将成功注册并显示软件到期时间，注册成功后在软件主界面下方的“注册软件“按钮将变成“已注册“，您可以继续点进去进行二次注册以续期延长软件使用时间。

       

      软件注册码唯一获取渠道：作者本人。

     警告：任何方式向您出售或者提供软件注册码的人可能为骗子，谨防上当！

     软件注册码获取条件：

1. 1. 帮助作者进行软件推广和宣传。
   2. 商务合作或者其他各种方式的合作。
   3. 赞助作者，为作者的头发增加色彩，防止“沙漠化”。
   4. 直接购买1月、半年、1年、2年、永久等优惠套餐（接收代理分佣）。
   5. 作者比较佛系，随缘、随机、随心情等进行无偿的免费赠送。
   6. 其他未尽方式……
2. 关于软件

该软件仅用于提高工作效率、方便上班族沟通和交流使用，请勿用作非法等用途，否则产生的一切后果由软件使用者自负，与本作者无任何关系！！！

该软件已经申请软件著作权，受国家相关专利和版权等法律保护，请勿对该软件进行克隆、盗版、破解、篡改等，如已进行破坏，请悬崖勒马、回头是岸。否则本人将通过合法途径追究其民事责任！请勿使用您的技术挑战神圣不可侵犯的法律，知识真的可以改变命运！！！

该软件由个人完成开发，有Bug和不足之处还请谅解，希望能收到您的宝贵意见和建议，我将在第一时间进行处理。

该软件可以永久免费使用，但注入了作者的大量心血，付出了时间和汗水，用通宵达旦加班完成，若您为作者的发际线捉急、或者想请作者在深夜喝杯咖啡更拼命的完善功能，您可以选择注册软件或者捐赠作者！

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