InfoPath 还是 Word：选择最适合的工作工具

 您已经知道可以使用 Word 创建文档，包括创建其他人可以填写的简单表单。现在您还可以使用 InfoPath 创建电子表单。如何确定使用哪一种程序呢？

这要依您的工作内容而定。虽然确实可以使用 Word 创建在外观上类似于表单的文档，但是 Word 最适合用作字处理程序而不是表单设计程序。

相反，InfoPath 是专为设计和填写电子表单创建的。此外，使用 InfoPath，您可以轻松地重新使用您的团队、公司、组织内其他位置的表单中收集的数据。

收集数据：使用 Word 还是 InfoPath？

收集数据是一个常见的业务目标。例如，医院收集患者的保险信息，IT 部门收集员工的技术支持请求。您的经理也许会从您那收集有关您正从事的项目的每周进度报表。

何时使用 Word

如果您只想要收集将在文档中保留的数据，并且不需要在其他软件程序、系统或业务过程中重新使用该数据，可以使用表单 — 即包含受保护区域和用于输入信息的表单域的文档。这样，其他人就可以使用 Word 填写该表单。您还可以使用 Word 设计可在纸张上打印和填写的简单表单。例如，在小型企业环境中，您可能会使用打印好的表单来收集求职者信息。

何时使用 InfoPath

如果您打算收集数据并准备立即或将来以其他方式重新使用该数据，应使用 InfoPath 表单。这是因为 InfoPath 包括以下专门用来设计、发布和填写表单的功能：

• 常用表单控件 （控件：允许用户控制程序的图形用户界面对象，如文本框、复选框、滚动条或命令按钮等。可使用控件显示数据或选项、执行操作或使用户界面更易阅读。）（如文本框和列表框）、加上可选节 （可选节：表单上的一个控件，该控件包含其他控件，默认情况下通常不显示。填写表单时，用户可插入和删除可选节。）、 重复表 （重复表：表单上的一个控件，该控件包含表格式的其他控件且在需要时可以重复。用户在填写表单时可以插入多个行。）以及其他十分灵活的交互式控件。例如，如果在支出报表表单上使用重复表，填写该表单的人员就可以通过单击快捷菜单上的命令，根据需要添加新的支出项目。
• 数据验证（能够在用户填写表单时自动检查错误）。通过使用数据验证 （数据验证：测试数据准确性的过程；可应用到控件以指定用户可输入的数据类型和范围的一组规则。），您可以确保所收集的数据准确、一致，并符合公司已经采用的任何标准。例如，您可以使用数据验证让用户知道他们输入的金额超过了允许报销的支出项目金额，或者他们错误地将姓名输入到了用于收集电话号码的框中。
• 不用编写代码就可轻松地自动完成任务的功能。例如，在销售报表表单中，您可以使用条件格式 （条件格式：根据表单中输入的值更改控件的外观（包括控件的可见性和读写状态）的过程。）在数字低于销售计划时自动应用红色背景颜色。在同一表单上，您还可以使用规则 （规则：条件、操作或二者的集合，可根据事件和表单中的值自动执行任务。）在某人单击提交按钮时使表单作为邮件附件提交出去。
• 一个帮助您设计基于现有 XML 文档或 XML 架构 （XML 架构：以 XML 编写的正式规范，定义了 XML 文档的结构，包括元素名和丰富的数据类型，以及哪些元素要以组合形式出现，每一元素具有哪些属性。）的新表单的向导。
• 一个引导您完成将表单与数据库、Web 服务或其他现有数据源连接的过程的向导。例如，如果您使用该向导设计连接到 Microsoft Access 中的现有数据库的表单，则可以从该数据库的特定表中添加、编辑和查询记录。
• 一个轻松发布新表单或更新现有表单的向导。按照该向导中的步骤操作，您可以快速地将表单部署到计算机或网络上的共享文件夹、Microsoft Windows SharePoint Services 表单库 （表单库：存储和共享基于同一模板的表单集合的文件夹。表单库中的每个表单都与该库的内容列表中显示的用户定义信息相关联。）或 Web 服务器。
• 创建一个表单的多个视图 （视图：表单特定的显示设置，可通过表单模板来保存，并可在填写表单时应用到表单数据中。用户可在视图之间进行切换，以便选择表单中显示的数据量。）的能力。例如，如果您在一家跨国公司工作，可以为讲不同语言的员工设计不同的视图。
• 对 Tablet PC 的强大支持。Tablet PC 用户可以自己手写填写表单。片刻时间，墨迹就会自动转换成文本。作为表单设计者，您还可以包括允许将手写或图片与表单一起保存的特殊控件。
• 脱机工作时填写表单的能力。例如，如果您经常出差，可以利用候机时间在便携式计算机上填写 InfoPath 支出报表表单。等到以后返回办公室并连接到公司网络时，再打开表单并将其提交出去进行处理。

使用 InfoPath 重新使用数据

当您使用 InfoPath 设计一个表单后，可以将它发布到 Microsoft Windows SharePoint Services 网站的一个表单库中，其他人可以在此访问并填写该表单。这是一种共享、存储和重新使用数据的简单有效的方法。例如，营销团队可以使用表单库在竞争考核表单集合中填写、保存和查看数据。

作为表单设计者，您可以指定某个表单的某些域中收集的信息显示在该表单外部的表单库列 （表单库列：Windows SharePoint Services 表单库中的列内显示的表单中的信息。对于库中的每个表单来说，列都显示表单设计器指定为表单库列的控件中输入的信息。）中。当您需要查看表单中的重要信息时这样做很有用，无需分别打开每一个表单时。在竞争考核表单示例中，您可以自动创建显示每个表单的特定数据的表单库列，如最大竞争对手的名称，产品及价格等。下图显示了该表单库列的外观。

要了解有关使用 SharePoint Services 表单库的更多信息，请单击 “请参阅”下的链接。

基于 XML 的解决方案：使用 InfoPath 还是 Word？

您可能听说过可扩展标记语言 (XML) （可扩展标记语言 (XML)：标准标记语言 (SGML) 的一种浓缩形式，开发人员可用其创建自定义标签，为整理和提供信息提供了灵活性。），它已经迅速成为了描述和传送数据的标准语言。如果您的公司已经在使用 XML，可以使用 InfoPath 或 Word — 或这两者的组合 — 来创建基于 XML 的解决方案。根据您掌握的专业水平，您可以自己设计简单的解决方案。您也可以与公司的相应技术人员协作，设计和部署更复杂的解决方案。

何时使用 InfoPath

在要使用表单从人们那里收集 XML 数据，以及要在其他软件程序、系统或业务过程中重新使用该数据时，应使用 InfoPath。

假设您的公司已经在使用 XML 架构以标准化的系统方式在不同部门间交换支出报表数据。如果您设计基于该架构的 InfoPath 支出报表表单，可以通过表单提交功能、与现有工作流程序集成或编写自定义代码的方法，将表单中的  XML 数据传送到公司的其他位置。这样，公司内的其他人就可以访问和使用最新的支出信息。

何时使用 Word

在要使用比较传统的文档向人们呈现 XML 数据，以及文档的格式和表示方式对您而言与重新使用数据同等重要时，应使用 Word。

例如，假设您使用 Word 模板为公司的新闻报道撰写文章。如果文章模板被设计为 XML 文档（如下图所示），可以在文档以外的其他地方重新使用 XML 标记内的信息。同样，标记内显示的信息可以来自外部 XML 数据源，例如 InfoPath 表单或 Microsoft Access 数据库。

因为新闻报道文章通常涉及作者、编辑以及其他有关各方之间的协作，您可以使用修订、内嵌注释以及其他 Word 功能来修改和编辑文章。此外，您还可以使用段落和字符样式以及所有其他有助于创建精美格式文档的功能。

 注释   除了将文档保存为带 Word XML 架构的 XML，其他的 XML 功能只能在 Microsoft Office Professional Edition 2003 和独立的 Microsoft Office Word 2003中使用。

何时使用 InfoPath 与 Word 的组合

通过使用 XML，您可以设计出 InfoPath 表单与 Word 文档相结合的解决方案。例如，您可以使用 InfoPath 设计一个采购订单表单。填写完此表单后，您可以利用表单中的数据，使用 Word 为此采购自动生成一个回执。您也可以使用 InfoPath 表单收集有关关键项目的信息，然后使用 Word 将此同样的信息填充到请求建议书 (RFP) 文档中。

开发人员支持

在 InfoPath 中，您不用了解 XML 的细节或者编写程序代码就可以设计有效的表单。但是，您也可以使用脚本或 Microsoft Visual Studio .NET 等编程工具来扩展表单的功能。此外，您可以将 InfoPath 表单与 Microsoft BizTalk Server 2004 或其他工作流自动化工具集成。有关任意这些主题的更多信息，请访问 InfoPath 开发人员中心。

同样，Word 也提供对基于 XML 的智能文档的支持，它允许开发人员使用可编程的内容和行为来增强 Word 文档。智能文档对创建遵循相同的基本格式（如规范或合同）并包含大量文本的文档尤为有用。例如，作为一家大型律师事务所的 IT 部门中的开发人员，您可能会设计一个智能文档解决方案，使律师们可以通过搜索和插入外部数据源的样板 XML 内容来生成法律案例。

您还可以在显示在智能文档中的任务窗格中传送相关信息和说明，或者将智能文档与现有工作流工具集成。要创建智能文档，可以使用 Word XML 功能与 Microsoft Visual Basic .NET 或 Microsoft Visual C# .NET 等编程工具的组合。