如何在公司内网群发工资条邮件

好的公司都是发工资条的！

很多公司通过互联网群发工资条邮件给员工，但是总是被一些问题所困扰，例如信息泄露问题、被当做垃圾邮件屏蔽问题和发件数量限制问题等等。

那么为什么不在公司内网群发工资条邮件呢？在内网这些问题都会迎刃而解。

下面给大家提供一个在内网群发工资条邮件的方案，希望能对大家的工作有所帮助。

本方案采用hMailServer + FoxMail + 轻松工资条 搭建自动化批量生成和发送工资条邮件平台。

搭建过程分为如下步骤：

1. 使用hMailServer搭建内网邮箱服务器

2. 使用Foxmail作为客户端接收邮件

3. 批量创建邮箱账号

4. 使用“轻松工资条”自动生成并群发工资条

5. 如何让员工能够自行修改邮箱密码

下面详细讲解：

一、使用hMailServer搭建内网邮箱服务器

hMailServer是一款免费的、开源的电子邮件服务器，适用于Microsoft Windows。世界各地的互联网服务提供商、公司、政府、学校和爱好者都在使用它。

下面介绍搭建步骤：

1.1 下载

下载地址：https://www.hmailserver.com/download

1.2 安装

直接双击下载的安装程序

接受协议

选择安装目录

如果用户数量少，可以直接选择第一项：内置数据库引擎，如果用户数量多或者喜欢，可以选择第二项：外置数据库（支持mysql,sqlserver,postgresql）

输入hMailServer管理员要设置成的密码，一定要记住。

1.3 配置

1.3.1 启动配置管理器

到开始菜单中点击“hMailServer Administrator”，或者直接到安装目录的bin文件夹下点击hMailAdmin.exe启动配置管理器

输入安装时设置的管理员密码

1.3.2 汉化

安装完毕后，系统是英文的，如果不习惯英文界面可以汉化一下，hMailSever很容易汉化，只需要下载相应的语言包，修改配置文件，最后选择中文，再重新启动一下hMailSever服务即可。

1.3.2.1 网上下载汉化包

下载链接：https://pan.baidu.com/s/1mwZkJq-pBZzopa_IOUJF3A 提取码：6666，是一个chinese.ini配置文件，放到hMailServer安装目录里的Languages文件夹下。

1.3.2.2 修改配置文件

配置文件所处的位置是：安装目录\hMailServer\Bin\hMailServer.INI，找到[GUILanguages]字段，在后面添加 ,chinese

保存更改后，重启电脑。如果因为其他原因受限，不能重启，停止hMailServer服务，再重新启动hMailServer也可以。然后选择中文即可。

1.3.2.3 忘记hMailServer Connect密码

忘记了密码可以在配置文件里修改，配置文件位置：安装目录\hMailServer\Bin\hMailServer.INI ，找到[Security]字段，更改里面的值。这个值是MD5加密的小写值。

1.3.3 添加域名

在局域网使用可以随便添加，例如可以填写abc.com 等等，建议填写公司英文缩写加.com，填写后请按“保存”按钮。

1.3.4 添加邮箱

选择“账号”，按“添加”按钮

设置要添加的邮箱账号密码等信息

关闭自动停用，如图，将启用选项中的对号去掉，然后点击“保存”按钮。这个功能会自动禁止无效登录，为了保证群发顺利进行，可以关闭掉。否则，有的时候登录密码写错了之后，就莫名其妙的无法群发了。

关闭反垃圾邮件机制，设置ip范围，如图，把其它中的“反垃圾邮件”选择对号去掉（红线圈起部分），这样做是为了保证群发顺利进行。开始ip和结束ip貌似不设置也可以。

查看服务状态，确保服务处于"运行中"状态

二、使用Foxmail作为客户端接收邮件

Foxmail 邮件客户端软件，是中国著名的软件产品之一，大家可以到其官网下载：https://www.foxmail.com/

下载后，在员工的电脑上按如下步骤安装和配置，并进行测试。

2.1 添加账号

启动foxmail，点击其左上角的菜单，点击“帐号管理”

在出现的帐号管理界面点击左下角的“新建”，进行添加账号

我们这里把前边创建的admin和test两个邮箱加上（以admin演示,test以此类推）

账号用户名密码按创建时的填，服务器信息按4.1中找到的填（服务器IP改成自己的IP）

2.2 邮件收发测试

添加完成后我们使用admin@ww.com向test@ww.com发送一封邮件,test@ww.com进行邮件收取，可以看到邮件成功收到，证明服务器运行正常。

三、批量创建员工邮箱账号

如果员工人数较多，那么在hMailServer管理工具内逐个创建账号将是一件繁琐的工作，下面介绍如何批量创建员工邮箱账号。

hMailServer批量添加用户的方法：

可以用脚本来批量添加用户，操作简单。

首先下载脚本文件，下载地址：

百度网盘链接：https://pan.baidu.com/s/1ow6xfBmu3NwXmhl6yuyHyg

提取码：6666

下载后修改脚本，要修改的地方如下：

import.vbs 修改第44行，这是登陆hmailserver的密码。

bulk.csv 这是用户的数据。格式：User,tjones,mypassword,jones.com,Tommy,Jones

参数：user：指用户。依次是用户、用户名、密码、域名、姓名。姓和名是要隔开的。

例如：user,abc,123456,xxx.com,zhang,san

需要注意user后面紧跟的是用户名和密码，用逗号间隔；然后是域名，如果之前域名不存在，系统会增加这个域名，创建的用户是在这个域名下面的。

设置空间大小修改下面这个0 ，此时的0表示无限制。1024=1M

obNewAccount.Maxsize = 0 'sets mailbox size, 0=unlimited

然后双击import.vbs运行脚本。

重要说明:下载文件后，不管你放在哪里，这两个文件必须放在同一目录。批量创建后，往往需要重新进入管理工具才能看到，我这个版本没有看见有刷新功能，创建后看不到，需要退出重新进入才行。

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四、使用“轻松工资条”工具软件自动生成并通过内外群发工资条邮件给员工

轻松工资条是一款工资条生成与群发邮件的工具软件。可以将Excel格式的工资表转换为html格式的工资条，并按工资表中的邮件地址，批量逐一发送邮件给员工。是公司人力资源或财务人员发放工资条的必备工具软件。本软件可以智能读入工资表，一键群发工资条，化繁为简，方便易用。

首先下载“轻松工资条”，下载地址：

链接：https://pan.baidu.com/s/1UFELMV3gcfcSE_7ZYjEH8w?pwd=6666 
提取码：6666

然后运行安装文件，按提示进行安装。

安装后，就非常简单了，您只需要有一个Excel格式的工资表，并且每一行都有员工的电子邮件地址（使用刚才批量生成的邮箱地址即可），这些电邮地址应该在一列当中。另外，还要有一列姓名列，最好命名为“姓名”，然后就可以了。点击主界面第一个按钮“读入工资表开始新的发送”按提示操作即可。

首次使用系统会提示您设置发送邮件服务器信息。在出现的画面中，点击左下方的“新增”按钮即可新增发件服务器。（下面画面的右侧可以对已经新增的邮箱信息进行修改，修改后点击上方工具栏中的✔可以保存。）

点击“新增”按钮后出现如下画面：

在这个画面中录入各项信息：

邮箱地址：作为群发者，您也需要一个内网邮箱地址，您需要为自己建立一个，例如：admin@ww.com

登录名：同邮箱地址；

密码：输入您内网邮箱的登陆密码

邮箱类型：选择企业邮箱

发送服务器（SMTP）:输入刚才搭建的内网邮箱服务器的IP地址

端口：默认25，可根据实际情况修改。

需要登录验证：默认是需要的，一般情况下都需要。

详细步骤参见“轻松工资条使用说明”

做完这些步骤后，按软件提示发送工资条邮件就可以了！

五、如何让员工能够自行修改邮箱密码

批量建立内网邮箱用户后，需要通知给每个员工，这个时候密码是我们建立的初始密码，员工可能不想让其他人知道，如何让员工能够自行修改密码呢？

我们可以使用hMailServer自带的PHPWebAdmin让员工自行修改邮箱登录密码：

PHPWEBAdmin是php编写的配置管理器的web版本的控制台，在hMailServer安装目录下的PHPWebAdmin文件夹中。需要服务器支持php,我们可以使用wamp server,具体安装使用方法可以参见WampServer中文站中的描述,英文好的也可以到其官网https://www.wampserver.com/en/ 查看。

首先复制hMailServer安装目录下的PHPWebAdmin文件夹到wamp server默认网站根目录,一般室wamp64\www下

进入PHPWebAdmin文件夹，将config-dist.php复制一份并命名为config.php

打开config.php，在开头找到$hmail_config['rooturl']项，将其值由"http://localhost/"改成"http://localhost/PHPWebAdmin/"并保存。

（一定要注意PHPWebAdmin要有"/"，不然PHPWebAdmin仍认为localhost才是应用根目录，导致The requested URL /PHPWebAdminindex.php was not found on this server.）

启动使用wamp所有服务，然后访问http://服务IP地址/PHPWebAdmin/，登录后可以看到就是一个web版本的管理控制台，员工使用自己的邮箱和密码登录后就可以自行修改密码了，不过界面目前是英文的。

红色箭头标识处可以修改密码。

后记

不发工资条的公司，主要是因为管理者或HR没有意识到：

1、员工越来越需要尊重；

2、解释是一种尊重；

3、发工资条是一种解释行为

杰克韦尔奇说过：CEO是Chief Explanation Officer ，首席解释官。多向员工解释每件事情的原由，可以极大提升员工满意度！

制作工资条费时费力纸质工资条不利于员工薪资保密，担心员工将工资条作为劳动仲裁证据。对企业而言，不发工资条固然可以节省制作成本，但是员工单独询问工资明细，也会影响人事部办公效率，还容易导致员工不满。另外，企业不发工资条，侵犯了员工对工资的知情权，具有法律风险。

企业不发工资条对员工有什么坏处？

假设人事部门不小心多扣了你几块钱，问？还是不问？问了，显得小心眼，不问心里憋着气。辛辛苦苦工作，到手的工资明细不清不楚，员工情绪自然不满。

使用本方案，1分钟完成全员的工资条发放，上面的问题全部解决了！