团队工具_扩展团队协作工具时的6个建议

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专家表示，需要注意的是，并非所有企业都需要围绕一个单一的协作平台进行联合。对一个业务单元有效的方法对另一个业务单元来说可能并不是最佳的。为正确的团队扩展正确的工具可以极大地提高生产力和沟通能力。

不要害怕推动团队协作工具的广泛采用。以下6个来自IT领导者的策略可以帮助您的组织在协作中达到新的高度。

在企业中进行协作并不是什么新鲜事，但是当今组织可以使用的无数工具，无论是从简单的聊天应用到成熟的项目管理平台，都给IT领导者和最终用户带来了新的机遇和挑战。不幸的是，大量的协作软件也让许多员工有了应用程序过载的感觉，因为越来越多的工具需要有持续的监控和输入。

如果你认为电子邮件不够好，那就试着在一个由通知和工作流组成的复杂网络中浏览几个不同的应用程序吧，你会发现每个应用程序都有自己的优点和局限性。

这些工具中的许多都来自于小团队，在团队和部门中有机地增长，但有时会与其他团队使用的工具出现重复或重叠。随着协作工具数量在各个组织中的激增，CIO们正试图通过在全公司范围内推出一个或几个工具来重新获得控制权，而且还不能干扰原本可行，有效的工作流程。

Park Place Technologies的首席信息官MichaelCantor表示，这往往需要做出艰难的决定。Park Place Technologies是一家提供数据中心硬件维护服务的公司。他说:“一个首席信息官最终可能会拥有多种工具，并且必须战略性地为其组织确定最佳工具，这意味着需要强制评估和停止使用某些工具。”

定制服装制造商custom Ink的网络运营总监John Peterson表示，在公司选择想要扩大规模的工具时，倾听利益相关者的意见并将他们的意见考虑进去是很重要的。“我们的工程师固执地使用着一些应用程序，它们已成为了他们日常工作不可或缺的一部分，”他说。“而其他的一些工具，则可能看起来有点抽象，或者反而可能会带来更多的复杂性而非价值。”为了实现规模，IT领导者需要了解该工具的使用方式，以及谁将最频繁地使用它，他补充道。

专家表示，需要注意的是，并非所有企业都需要围绕一个单一的协作平台进行联合。对一个业务单元有效的方法对另一个业务单元来说可能并不是最佳的。为正确的团队扩展正确的工具可以极大地提高生产力和沟通能力。

这种动态在当今各种类型的企业中都将发挥作用，因此，IT领导者需要在学习如何支持团队协作的同时实施可以扩展这些工具的策略和实践。对于那些正在努力扩展团队协作工具的组织，我们从CIO和IT顾问那里收集了6条建议，它们将帮助企业及其各自的员工从协作应用程序中获得最大的价值。

制定详细的以用户为中心的采用计划

IT咨询公司World Wide Technology的实践主管Joe Berger表示，在规划过程的早期就考虑采用这种方法是非常关键的。

“当你正处于研究新技术或推出新产品的计划阶段时，请确保其中包含了采用活动的预算或方法，或者确保它已经被视为了部署周期和成功所需的一部分，”他说。

Berger补充说，团队协作工具的采用计划是必要的，因为与数据中心或存储等后端系统不同，协作是特定于终端用户的。“确保最终用户理解为什么他们需要这样做以及它将如何使他们受益是至关重要。”

为此，组织应采取一个整体性的方法，在整个公司范围内绘制业务案例，以便根据企业中每个角色的具体需求量身定制采用计划，Change Champions Consulting的创始人兼首席执行官Agustin Del Vento说到。“引入协作工具需要真正的文化变革，”他说。“一种新的沟通和合作方式能够改变人们根深蒂固的日常工作习惯。”

小事做起，慢慢积累动力

虽然新工具可以在组织中产生许多令人兴奋的东西，但是从一个小型试点小组开始可以帮助企业在可管理的范围内了解平台的细节。

副总裁兼首席信息官MarcKermisch表示，当Red Wing Shoes开始使用Microsoft Teams时，这种方法在该公司非常有效。他表示:“我确实认为，从单个团队做起，获得早期胜利，并建立起对产品的动力和兴奋感，让我们的前进道路变得更平坦了。”

Kermisch说，因为测试是从一小群员工开始的，他们在广泛传播之前就已经发现了潜在的挑战。例如，当第一个团队开始使用Teams时，员工非常兴奋，于是创建了几十个团队通道，这些团队通道重复工作，并最终在几个月后被放弃了。

他建议:“在创建子频道之前，先尝试创建一个通用频道。如果你真的需要一个子频道，那就让对话来决定吧。如果你在运行一个大项目，你有不同的项目团队，这是有意义的，但是如果你的团队中有8个人，你不需要子通道来管理你的沟通。”

Del Vento也警告不要过快地进行扩张。“改变是困难的。人们需要时间来接受新的技术，”他说。“向新的协作工具迈进……需要跨越一座长长的桥梁，而有些人需要一步一步地来完成。”

以身作则

从上到下来设定期望将极大地改善组织的扩展工作轨迹。“每当你试图让一个新工具被组织所接受时，CIO必须以身作则。如果CIO不使用这个工具，人们就会注意到这一点，”Kermisch说。

相反的，当同事们看到高管们在使用一种新工具时，他们可能就会更快地采用它。Kermisch对电子邮件的憎恨是如此之深，以至于他决定让Microsoft Teams成为了他主要的沟通方式;他指示Red Wing Shoes的每个人都只能在Microsoft Teams中与他联系。他的收件箱仍然是每天都需要面对的战场，但现在已经有所改善了，因为他的大多数同事都已经把Microsoft Teams作为联系他的主要方式了。他说，公司里的其他人也有类似的积极结果。

Liberty Mutual Insurance的IT托管服务高级副总裁兼总经理Mark Cressey表示，他的公司也采用了类似的方法，以满足员工对更多合作和透明度的强烈需求。他表示:“员工希望分享自己的经验，并向其他人学习。我们的执行团队转向了Jive平台，试图以一种更加具有对话性的方式来提供更新并与他们的团队进行交流。”

瞄准早期采纳者和布道者

在组织内寻找早期采用者也可以减少扩展团队协作工具时所需的繁重工作。Del Vento建议:“在IT团队之外寻找对协作和技术真正感兴趣的业务人员。”特别是在跨越多个时区或使用不同语言的企业中，寻找愿意接受变化并乐于使用新工具的用户可以带来巨大的吸引力。

早期采用者可以在他们自己的团队或整个组织中有效地成为传道者。通过选择有影响力的和友好的用户组，让他们尽早地进入应用程序，并帮助他们设置好环境，可以让企业相对轻松地获得团队协作应用程序的倡导者。

“你不可能单独做到这一点，”Del Vento说。“寻求协作工具倡导者的支持对于推动整个组织的变革至关重要。你可以把一个倡导者想象成一个有组织影响力的人，一个能够在对等级别上激发采纳的人。”

Del Vento说，一旦确定了有影响力的人，就应该让他们定期参加电话会议、调查以及培训。

启动认知和培训计划

“扩展团队协作工具主要是一种变更管理的工作，它改变了人们工作、沟通和协作的方式，”Del Vento说。“作为一名变革推动者，你需要了解人们将如何通过变革来实现转型，以及如何让他们接受新的技术。”

许多员工对任何影响他们如何完成工作的变化都持抵制态度，但企业可以通过设计一种有效的培训策略来克服这一挑战，你可以展示一个新的或尚未完全被接受的应用程序将如何改进他们的工作流来解决这个问题。

Del Vento说:“尽管IT部门觉得自己有责任推出新的工具，但他们往往缺乏明确的协作和沟通策略。“因此，他们通常会采取被动的方法，让员工自己决定如何使用协作工具，而不是提供足够的指导或治理，或者没有定义将应用程序与现有通信和协作解决方案联系起来的架构。”

他说，一场引人注目的宣传活动，再加上简短、专注的培训课程，将帮助企业破除混乱，赢得员工的兴趣。

Berger对此表示赞同，他指出，培训特定的用例有助于与用户产生共鸣。

意识和培训工作应该也包括内部的营销和沟通，强调员工将如何使用这些工具。Del Vento表示，一些企业则会举办竞赛或培训课程，邀请人们在一个有趣而不那么正式的环境中使用新工具。

尽早以及经常性地进行标准化

如果工具由于缺乏监督或系统规划而无法正常工作，那么扩展工作也可能因此以失败告终。Berger说:“简化流程是关键，但实现标准化也会很有帮助。”

Del Vento表示，对于初学者来说，需要花时间考虑谁应该拥有管理权限，应该对该工具应用哪些命名约定以及用户需要在平台内访问哪些应用程序。 “每个应用程序都需要仔细考虑治理和安全性。”

同样重要的是就核心模板和格式达成共识。Kermisch说，如果每个人都有不同的格式和结构，那么在多个团队或多个渠道工作的员工可能会变得不堪重负。当不同的团队都在使用wiki、文档、幻灯片和存储文件夹，而无法确定当前目标的最佳格式时，扩展是困难的。

不过，也不要做得太过火。相信你的同事是聪明和专业的。“我将提醒领导者们避免过于关注工具的重叠或对内容进行不必要的监管，”Cressey说。“不要试图坐在一个房间里，就提前把所有的事情都搞定。根据需要来监控采用和使用情况，根据实际情况来解决问题。专注于解决企业当前面临的问题，而不是预测那些可能永远不会出现的问题。”

Cressey补充道，“允许我们的团队进行开放和实时协作的价值远远超过了其被滥用所带来的影响。”

(来源：企业网D1net)

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