在论文排版中，应避免直接设置字体和段落格式，而应使用样式。Word的样式结合了字体、段落和编号等设置，便于统一管理。首先，确保正文使用“正文样式”。若段落格式不符，可通过【开始】—【清除格式】调整。接着，创建“论文正文段落”样式，设置为小四号字，首行缩进2字符。将样式应用于所有正文段落，日后只需修改样式即可批量更新格式。若需特殊格式，可创建新的样式。
一篇论文动辄都是几十页甚至上百页文档，论文标书文章结构都是标题、小标题、正文内容这样，而文章正文内容不要、不要、不要直接添加格式，而格式指的是字体、段落设置这些。也就是说不要通过【开始】选项卡下命令进行直接设置。
Word论文排版之样式的使用
图一：不能使用的格式设置形式
Word论文排版之样式的使用
图二：论文或标书文章表现形式，标题、正文内容
正确的做法就是正文使用样式，样式：就是字体、段落、编号等一系列内容组合在一起，样式就像是套装衣服，而单独的格式就是上衣，裤子这样。
还要记住一点：正文段落使用样式后就不要再单独设置格式了，所有的格式都在样式中指定。也就是说正文段落的格式就是一个样式在控制。
第一步：先打开样式框可以使用快捷键“CTRL+ALT+SHIFT+S”，把鼠标光标先定位在任意一个段落位置，可以看到文档正文默认使用的是“正文样式”，如下
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