大学计算机二级access数据库,2013年计算机二级access数据库窗体使用

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6.1 窗体概述

通过窗体,可以避免直接对表或查询进行操作;

窗体是系统与用户交互的界面;

Access 使用数据库引擎机制,自动将数据库捆绑于窗体,使得前台对窗体的操作与后台对数据的维护同步.

6.1.1 窗体中的控件

控件是组成窗体的最基本元素

Access2002种提供六类控件:

用于输入,显示和筛选数据的控件;

包括:复选框,组合框,命令按钮,下拉列表框,标签,列表框,选项按钮,选项组,子窗体,子报表,文本框,切换按钮等;

用于分析数据的控件;

包括:Office图表,Office数据透视表和Office电子表格;

链接到Web页的控件;

包括:超级连接和绑定超级连接;

图形化和具有动画效果的文本控件;

包括:热点图像,图像控件,未绑定对象框或绑定对象框的滚动文字;

自定义控件;

包括:ActiveX控件(活动控件);

用于组织数据的控件;

包括:展开,直线,分页符,记录浏览,矩形和选项卡;

6.1.2 窗体的结构

窗体由5部分组成,每个部分称为一个节

窗体页眉节

主要用来显示窗体标题等

页面页眉节

与窗体页眉类似,在打印页的顶部显示

主体节

用于显示记录,由各种控件组成

页面页脚节

显示日期,页码等信息,打印页底部

窗体页脚节

显示对于每条记录都相同的信息,出现在窗体的底部或最后一个打印页的最后

6.1.3 窗体的类型

单页窗体

显示表或查询中每一个记录的完整信息

多页窗体

每一页只显示一个记录的部分信息

连续窗体

同一屏中显示多个记录

窗体的类型(续)

弹出式窗体

用来显示信息或提示用户输入数据,分为独占式和非独占式两种

含子窗体的窗体

用来显示来自多个表中的,具有一对多关系的数据

6.1.4窗体的视图

设计视图

窗体视图

数据表视图

数据透视表视图

数据透视图视图

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6.2创建窗体

6.2.1使用向导创建窗体

1.创建基于单个表的窗体

例6.1 在"图书管理"数据库中,用向导创建

"借书情况"窗体

在"图书管理"数据库中,单击"窗体"对象

双击"使用向导创建窗体",在向导对话框一中,选择"借书情况查询"

将所有字段选进窗体,单击下一步

窗体向导对话框一

在下图中选择"纵栏表"单击下一步

在下图对话框中选择一个列表项,单击下一步

在下图对话框中输入窗体名称,单击完成

2.创建基于多个表的窗体

例6.2 在"图书管理"数据库中,用向导创

建"个人借书清单"窗体

具体操作步骤

在"图书管理"数据库窗口中,单击对象栏上的"窗体"按钮

双击"使用向导创建窗体"按钮,探出"窗体向导"对话框一.

在上面图中,将以下字段选入,"读者信息表"中:姓名,读者账号,性别,读者类型,单位;"图书信息表":图书条码,图书类型,书名,作者,出版社,单价;借书信息表:借书时间.单击"下一步"

窗体向导对话框一

在上图中选择"通过读者信息表"查看数据,选中"带有子窗体的窗体"复选框,单击"下一步"

窗体向导对话框二

在上图中选取"表格"列表项,将子窗体布局为表格,单击"下一步"

按照下面两个向导,最后完成窗体创建

窗体向导对话框三

注意:创建带有子窗体的窗体,主窗体所基于的表与子窗体所基于的表一般要求是一对多的关系,即主窗体是一,子窗体是多

3.使用"自动窗体"创建窗体

可以使用"自动窗体"功能创建窗体

首先选择对象栏中"表"或"查询",然后选择创建窗体所基于的对象,最后选择工具栏中"自动窗体"按钮

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6.2.2使用"设计视图"创建窗体

任何类型的窗体都可以通过设计视图实现

通过设计视图,用户可以自由控制每一部分的大小,位置以及采取什么方式显示等

[例6-3]在"图书管理数据库"中,用设计视图

创建"图书信息"窗体.

如下图所示

窗体"图书信息"的窗体视图

操作步骤如下:

打开"图书管理"数据库

单击对象栏的"窗体"按钮,单击"新建".

在新建窗体对话框中选择"设计视图",并选择需要创建窗体的表或查询.这里选择"图书信息表",单击"确定",打开设计视图,如下图所示

在上图中,单击所要选择的字段——图书条码,书名,作者,出版社,图书类型,出版时间,单价,是否借出,将它们拖入到窗体适当的位置,如下图

观察设计效果,在"视图"中选择"窗体视图,观察设计效果

修改设计:单击工具栏上"设计视图"按钮,切换回设计视图,进行修改

6.2.3使用图表向导创建图表窗体

实际应用中,有时需要将一些数据及其之间的关系有图表加以描述.

[例6-4]在"图书管理数据库"中,创建基于查询"02年借书情况"的图表,结果如下:

操作步骤如下:

首先创建"02年借书情况"查询,查询字段包括:借书信息表:读者账号,读者姓名,借书时间,罚款金额;图书信息表:书名,单价.

查询条件:所有02年借书的记录

创建图表窗体:

打开"窗体"对象,单击"新建"按钮

在"新建窗体对话框"中选择"图表向导,在请选择该对象数据的来源表或查询下拉列表中选择"02年借书情况"查询,"确定"

在图表向导中选择用于图表的字段,这里选:读者姓名,书名,单价,借书时间和罚款金额,单击"下一步"

新建窗体对话框

选择要采取的图表类型——"柱形图图表"

在下面对话框中设置各字段在图表中的显示方式,在此以"读者姓名"为横坐标,"求和单价"为纵坐标,"书名"为系列.

双击数据框"求和单价",打开"汇总"对话框,设置对数据的汇总方式

Access2002所支持的汇总方式有:None(直接利用数据字段);Sum(求和);Min(求最小值);Max(求最大值);Count(计数),此例中选择默认汇总类型Sum

指定图表的标题为:02年借书情况图表窗体,单击完成

6.2.4创建数据透视表窗体

Access2002的窗体通过OLE技术可以使用excel的数据透视表,可以通过"数据透视表向导"来创建数据透视表.

[例6-5] 建立"图书信息表"的数据透视表窗体

创建过程与Excel表格中创建数据透视表相同

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6.3编辑窗体

6.3.1控件的编辑

选择控件

调整控件

对齐控件

设置控件的颜色,字体,边框和特殊效果

6.3.2记录的编辑

定位记录

要修改窗体所基于的表或查询中的数据,首先要定位到相应的记录(找到相应的记录),然后再对数据进行修改.

在窗体视图中,窗体的左下角有一个记录定位工具

利用该工具可以实现对记录的定位,并可以添加新记录以及修改已有的记录.

添加记录和修改记录

添加记录可以单击窗体定位工具的空白记录按钮,在空白页中,在各个控件中输入相应的记录;修改记录就是在已有的记录中,通过相应的控件,对记录的有关字段值进行修改.

单击前一条记录,后一条记录或空白记录都将引起自动保存,或单击工具栏上的保存按钮

查找和替换记录

一般情况下,我们只知道记录中相关字段的取值,而不会知道记录的记录号,因此需要根据字段值进行查找和替换.

操作步骤如下:

打开窗体"图书信息窗体",单击要查找的字段,比如"书名"

选择"编辑/查找"选项,打开查找和替换对话框,如下图所示

在上图查找内容文本框中输入要查找的内容,查找范围为书名,匹配列表框选择整个字段,搜索列表框选择搜索方向为全部,如果要区分大小写或严格区分格式,则将下面两个复选框选中

6.4高级窗体设计

我们一般通过设计视图来设计窗体,设计窗体的中心任务就是设计窗体控件.

窗体时有一个个控件组成的,控件是窗体显示数据,执行操作和修饰版面的对象,窗体中的控件对象都放在下图所示的工具箱内.

6.4.1工具箱的组成

选择对象

控件向导

文本框

标签

选项组

切换按钮

选项按钮

复选框

组合框

列表框

命令按钮

图像

结合对象框

非结合对象框

分页符

选项卡

子窗体报表

直线

矩形

其它控件

6.4.2窗体控件的功能

选择对象 选取控件,节或窗体

控件向导 可以打开,关闭控件向导

标签 显示提示性的静态文本

文本框 显示,输入,编辑数据

选项组 显示一组复选框,选项按钮

切换按钮,选项按钮,复选框 与具有"是否"属性的数据结合

组合框 结合了文本框与列表框的特点,可以输入数据,也可在列表框中选择

列表框 显示可以滚动的数值列表

命令按钮 用来在窗体中执行一些操作

图像 在窗体中显示静态图像

结合对象框 在窗体中显示OLE对象,但只显示保存在数据库中的OLE对象

非结合对象框 在窗体中显示OLE对象

分页符 在窗体中开始一个新的屏幕,或在打印窗体时开始一个新页

选项卡 在一个窗体中显示多页信息

子窗体/子报表 在现有窗体中再创建一个与主窗体相联系的子窗体,也可以将现有的窗体通过控件加入到另一窗体中

直线 ,矩形 绘制直线和矩形

其它控件 选择当前可用的控件

6.4.3在窗体中创建控件

创建标签

[例6-6]创建标签——"图书管理数据库"

在设计视图中打开[例6-2]创建的图书信息窗体;

在工具箱中单击"标签"控件,在窗体中适当的位置拖出一个输入框,然后输入相应文本

标签

创建文本框

A c c e s s使用的文本框类型有以下四种基

本类型:

单行文本框 通常绑定在窗体上的控件或者表或查询中的字段上.

多行文本框 通常绑定在备注字段类型上,并且包含一个垂直滚动条,允许访问框之外的文本.

计算文本框从以等号= (等号)开头的表达式获得其值,通常只有一行.如果在计算文本框的表达式中包含一个字段值,例如[ 身高 ],该文本框便被绑定到这个字段上.否则计算文本框便是未绑定的.计算文本框中的值不能进行编辑.

未绑定文本框可以用来为Access VBA过程提供值—例如限定日期.没有包含计算表达式的未绑定文本框可以被编辑.

如上图所示的窗体中的控件,都是绑定文本框.

创建未绑定文本框

在窗体设计视图中打开已有的窗体或创建一个空窗体

在工具箱中单击"文本框"按钮,在窗体中拖出任意大小的文本框

在此创建的非绑定文本框,可以显示描述信息,或接受用户输入

应用:设计一个窗体,要求显示xsda表中的学号,姓名,性别,身高,体重5个字段,并用文本框控件判断每个学生的体重是否超标(正常体重=身高-1.05m),分别用yes或no表示判断结果.

操作步骤如下:

● 在窗体对象中选择新建/设计视图,并在表/查询下拉列表中选择xsda表,按确定按钮;

● 在字段列表中选择学号,姓名,性别,身高(cm),体重(kg)5个字段(同时按住Ctrl键选择);

● 将选中的字段拖放到窗体的合适位置;

● 在工具箱中选择文本框控件,在窗体的合适位置上拖放文本框;

● 修改标签名以明确文本框的内容,并在文本框中输入数字型表达式:=[身高]-105>选择查询中所有的字段.单击下一步

二,利用向导创建报表(续)

在报表向导对话框中,系统让用户选择显示数据的方式,在此选择系统默认的方式,单击下一步按钮.

二,利用向导创建报表(续)

在如图示报表向导对话框中,用户可以设定分组.方法是在左边框中先选借书时间,单击>按钮.单击分组选项,出现如图示分组间隔对话框,在分组间隔框中选择月,然后单击确定系统返回报表向导对话框,单击下一步按钮.

二,利用向导创建报表(续)

在此对话框中,可以设置排序字段的次序,最多可按4个字段对记录进行排序.此例中选择对借书时间和单价进行升序排序.单击下一步按钮.

二,利用向导创建报表(续)

在如图所示报表向导的对话框中,选择报表的布局和方向,并选择系统默认的选项.单击下一步

二,利用向导创建报表(续)

此时可以选择报表的样式.此例中选择组织样式,然后单击下一步按钮.

二,利用向导创建报表(续)

在弹出报表向导对话框中,输入标题借书情况,然后单击完成按钮.所创建的报表如下图所示.

二,利用向导创建报表(续)

利用报表向导创建借书情况报表结果如图

三,利用设计视图设计报表

利用自动创建报表和报表向导建立的报表,

一般都会存在着与实际需要不相符的地方.为了设计出满足用户实际需要的报表,就要用到表的设计视图,修改或自行设计.

在设计视图中修改报表.

通常是利用前述方法建立简单的报表,然后再利用设计视图对其修改.

例7-3 利用报表设计视图修改例7-2创建的报表借书情况,将标题显示完整,使所有的字段能在一行中显示.结果如图所示.

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三,利用设计视图设计报表(续)

操作步骤如下

1 打开报表

在数据库窗口中,双

击已建立的报表借书

情况,打开该报表,

单击工具栏中的视图

按钮,切换到设计视

图,如图所示

三,利用设计视图设计报表(续)

2修改报表的设计

在报表页眉节中,单击控件借书情况,然后拖动控件的右边,调整其大小,使其显示完整,如图所示

用同样的方法,调整其他控件的,以使所有字段能在一行中显示.

将鼠标移至页面右边界,向左拖动,调整页面宽度,如图所示

修改的结果如图所示.

单击工具栏中的视图按钮,切换到打印预览状态,可预览报表,如图所示.

需要说明的是,在上述的修改过程中可在设计视图和预览状态间反复切换,逐步观察全局性效果,直至满意为止.

三,利用设计视图设计报表(续)

三,利用设计视图设计报表(续)

自行设计报表

若想从无到有地建立报表,操作步骤如下:

在数据库窗口中,在设计视图中创建报表,弹出空白的报表设计视图.

单击工具栏中的属性按钮,在弹出的报表属性对话框的记录源一栏中,选择记录来源,即将空白报表与表或查询中的数据结合起来.如图所示

利用工具箱中的工具进行报表设计,与创建窗体的方法类似.

三,利用设计视图设计报表(续)

四,创建图表报表

在创建报表时,有时需要用图表的形式直观地描述数据,在ACCESS中,可以图表向导创建图表形式的报表.

例7-4利用图表向导创建图表报表-单价,对清华大学出版社出版图书单价进行比较,结果如图所示

四,创建图表报表(续)

四,创建图表报表(续)

操作步骤如下

打开所示对话框,在右边框中选中图表向导,在对话框下边的下拉列表中选择要创建报表 的基表或查询,本例中选择查询清华大学出版社.

四,创建图表报表(续)

在此图表向导对话框中,要求用户选择图表数据所在的字段,此例中单击>>按钮选中所有字段.单击下一步.

四,创建图表报表(续)

在此图表向导对话框中,要求用户选择图表类型.此例中选择柱形图.

单击下一步.

四,创建图表报表(续)

在此图表对话框中,要求用户选择图表的布局方式,本例中,将图书条码字段拖到横坐标中,将单价拖到纵坐标中.

单击下一步按钮,

四,创建图表报表(续)

如图所示对话框图表向导对话框中,输入标题单价

单击完成按钮,生成报表预览.

五,创建标签

我们建立图书标签为例,学习创建标签的方法.

例7-5利用标签向导创建标签――图书,包括书名,出版社,作者和价格.其结果如图所示.

五,创建标签(续)

操作步骤如下

打开如图所示对话框,在右边框中选中标签向导,在对话框下边的下拉列表框中选择要创建报表的基表或查询

五,创建标签(续)

在此标签向导对话框中,要求用户选择标签型号,可以选择,也可以自定义.此例中选择标准的avery j8563型号.单击下一步按钮.

五,创建标签(续)

在此标签向导对话框中,要求用户选择报表中文本的字体和颜色.

选择好字体和颜色后,单击下一步按钮.

五,创建标签(续)

在此标签向导对话框中,选择书名,作者,出版社和单价4个字段,然后单击下一步按钮

五,创建标签(续)

在此标签向导对话框中,选择单价作为排序的依据字段.

单击下一步按钮.

五,创建标签(续)

在此标签向导对话框中,要求用户输入表的名称.输入图书作为名称后,单击完成按钮.

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六,打印和预览报表

1.页面设置

任何视图方式打开报表

选择文件/页面设置选项,打开如图所示页面设置的对话框

在页面设置对话框中执行设置选项:

单击边距选项卡,设置页边距并确认是否打印数据;

单击页选项卡,设置打印方向,页面大小和打印机型号;

单击列选项卡,设置报表的列数,列宽和列高,如果列数大于1,还要设置列的布局.

最后单击确定按钮.

六,打印和预览报表(续)

六,打印和预览报表(续)

预览报表

预览报表包括预览页面布局和报表数据两种类型.

预览报表的页面布局:

在设计视图中打开要预览的报表.

选择视图/版面预览选项,这时就可以预览报表 的页面设置.

在数据库窗口中预览报表的数据:

在数据库窗口中,单击报表选项卡.

选择要预览的报表,单击预览按钮.

六,打印和预览报表(续)

打印报表

在设置页面以后,可以按如下方法打印报表.

打开要打印的报表.

选择文件/打印选项,出现如图所示的打印对话框

在打印对话框中进行以下操作:

在打印机框中指定打印机的名称,型号和连接的位置

在打印范围框中,确定要打印的页面.

在份数框中,指定要打印的份数和是否需要对其进行归类,即对同一报表的不同页首先打印,打印完一份后打印下一份.

单击确定按钮,开始打印.

如果直接通过工具栏上的打印,将按照默认的设置打印报表.