4.1 决定必须做什么:定义你的使命、前景、目标和目的
项目往往不是在结束时失败,而是在开始时失败。在制定项目计划之前,必须搞清楚这个项目的使命是什么,我们要解决的是什么问题。没弄清楚问题的原因只要有两个:
- 大家都以为已经知道了问题是什么,而不需要再去调查我们要解决的问题。
- 项目经理与团队成员之间沟通不畅,错认为大家的理解是一致的。
在沟通过程中,默认并不代表着同意。
在生活中,经常有这样的事情发生,到了吃饭时间,大家一起去吃饭。
张三说:“咱们到哪里去吃饭呢?”
李四说:“咱们到某某餐厅吃面吧”。
一群人就到了某某餐厅。吃过面,大家都感觉不好吃。
王五说:“面真难吃,本不想来吃面的。”
李四:“我也不想吃面,我以为你们都乐意,就跟你们来了。”
结果他们做了一次投票,发现没人愿意去吃面。
这就是虚假合意想象。
没有一个对问题、前景、任务的统一理解,一个项目团队不可能成功。一个使命说明为设立目标和目的、制定决策、采取行动、雇佣人员等等奠定了基础。
4.2 使命确定的过程
进行一个项目总是为了达到一个目的、解决一个问题或者满足组织的一种需要。如果不能清晰理解问题、需要或者目的,使命本身就会不清晰。一种达到项目真正目的的办法是提问多次“为什么”。通过多次提问为什么,我们就能达到做某件事情的真正目的,就能确定项目的目标、目的。
假如我们要租间房子,在找房子,就多问自己几次为什么,这样明确自己多房子的要求,列出一个对房子要求的清单,找房子也就明确了,而不是去乱撞。
假如我们是要合租房子,两个人列出的清单最好一致,或者逐步一致,这样才能产生一致的前景。
在做项目中,项目经理必须灌输这种前景,是团队成员达成一致。并且对“最好有”的项,要豪不留情的砍掉。因为“最好有”的要求会大大的延缓项目进度,影响项目的成败。在一些小公司,经常会发现项目管理者过于注重于一些小功能的实现,而忽视了项目的总体结构和项目进度,结果即得罪了项目成员又得罪了客户。
在上面的租房例子中,把需求说明和前景结合起来,我们就得到了项目的目标、使命。
问题的定义:是我们达到的与想达到的目标之间的差距,其间会遇到组织顺利移动以缩小差距的障碍。很容易就能实现的目标称不上问题。
4.3 正式的使命说明
一个使命说明应该回答两个问题:
- 我们将要做什么?
- 我们将要为谁做?
“我们应该怎么做”这个问题留在制定战略步骤中。
在制定正式的使命说明过程中,项目经理要让整个团队积极参与起草使命说明,这样就能避免第一个“吃面”案例中提到的虚假意合问题。制定使命说明的步骤如下: