别让琐务牵着鼻子走
使用下面这张图可以详细阐释第四代管理方法的重点。
从本质上看,我们对时间的使用方式不外乎以下四种。(见表5-1)
表5-1 时间管理矩阵
紧迫 | 不紧迫 | |
重要 | Ⅰ | Ⅱ |
危机 | 预防性措施 | |
迫切问题 | 建立关系 | |
在限定时间内必须完成的任务 | 明确新的发展机会 | |
制定计划和休闲 | ||
不重要 | Ⅲ | Ⅳ |
接待访客、某些电话 | 琐碎忙碌的工作 | |
某些信件、某些报告 | 某些信件 | |
某些会议 | 某些电话 | |
迫切需要解决的事务 | 消磨时间的活动 | |
公共活动 | 令人愉快的活动。 |
按照彼得·德鲁克(Peter Drucker)的观点,高效能人士的脑子里装的不是问题,而是机会。他们不会在各种各样的问题上浪费时间和精力,他们的思维定式是预防型的,总是能够做到防患于未然。当然,他们也有真正意义上的危机和紧迫事件需要马上处理,但是这类事件的数量相对来说很少。他们能够平衡产出和产能的关系,将时间和精力集中在重要但是并不紧迫的事务上,即第二类事务,完成这些活动能够提高个人的处事能力。
个人管理四步骤
虽然我的工作主要是教授高效率的原则性问题,一般不讲授具体的实施计划,但我认为,如果能够以原则为基础,以第二类事务为生活中心,对一个星期内的事务进行具体安排,将有助于更好地理解第四代时间管理方法的原则及其巨大潜能。
以第二类事务为中心的日程安排需要以下四项关键步骤:
确认角色 第一步就是要写出你自己的关键角色。如果你还没有认真思考过这个问题,那么可以把自己想到的先记下来。作为一个个体,你有属于自己的各种角色。你可以先写下自己在家庭中的角色:丈夫或妻子、父亲或母亲、儿子或女儿、大家族中的祖父母、外祖父母、叔舅、姨婶、或者表堂兄弟姐妹等等。然后再写下自己在工作中的角色,列举自己想要持续投入时间和精力去做的一些事情,还可以将自己在教会或者社区事务中的角色也写出来。
你不必想得太复杂,好像在确立终身志向一样,只要考虑自己下一周的角色和任务,记下这七天时间里需要专注的领域即可。