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我们想让自己的工作卓有成效,只须做好三点:
- 根据优先级排序待办事项,
- 专注完成要事,
- 每天重复上面两步。
优先级排序很难
但说起来容易,做起来难,对待办事项的优先级排序不易。因为:
我们好奇,喜欢有趣,能带来满足感的,而不愿做能带来更大收益和影响的工作;
我们宁愿投入大量时间学新知识,而不愿重复可提升能力的旧知识;
我们经常会低估一件事相对于另外一件事要多花的精力。
那么依照什么标准做优先级排序呢?
这也是时间管理的主题, 我们熟悉的四象限矩阵,按照紧急度和重要性给待办事项排序。紧急性容易衡量,但重要性却是一个模糊的概念,怎样衡量重要性呢?
凭直觉吗?直觉受感情驱动,我们选的往往不是应做的「重要」事。
我以前写过,要事第一,怎样找到最重要的事,是对要事定性评估。今天看到 Intercom 博客上一篇文章的内容,是对产品开发的优先级的量化方法,作者还提出了一个衡量公式。如果你是一个自由职业者,项目管理人员,或者有大量自己可掌控的时间,这个方法能帮到你。
评估优先级的四个因素
我们通过四个因素来确定优先级,这四个因素是,触达数量(Reach),影响程度(Impact),信心指数(Confidence),投入精力(Effort)。逐一来看:
1.触达数量(R)
就是说你做的事能够触达多少用户,在一个时间段内,分析触达数量。比如我写作:
公众号:每周有8000个用户看到文章,有20%会打开文章,那么每周触达数量就是
8000×20% = 1600 人。
知乎专栏:关注人数8000,文章打开率10%,那么每周触达数量就是
8000×10% = 800人。
朋友圈:3000人,打开率30%,那么每周触达数量就是
3000×30% = 900人。
2.影响程度(I)
我们不能只追求数量,更得看质量,预估它的影响程度有多大。影响程度很难明确度量,我们用一些简单倍数评估。
作者用的是3,2,1,0.5,0.25这样小数整数混合,我推荐用斐波那契数列(后面的数是前两项的和),比如1,2,3,5,8,其中影响程度:
8为「最大」;
5为「高」;
3为「中」;
2为「低」;
1为「最低」。
选择一个数字来预估影响程度看上去并不科学,但是要比我们拍脑袋靠谱。
3.信心指数(C)
有些想法看上去让人激动,恨不得马上实行。但不要急,先评估一下可能性,你对完成它有多少信心。
信心指数用百分比表示,100% 是「高信心度」,80% 是「中等」,50% 是「低」,比这更低的信心指数那就是「登月计划」。
评估信心指数时,对自己诚实一点,如果以前做过相关工作,就用更高的百分比,如果没有做过,那要问自己是否真的有实现的信心,有没有相关论据支撑呢?
比如让我写一篇文章,我的信心指数是100%,但让我在很多人的场合做一个公开演讲,信心指数是50%。
4.投入精力(E)
最后一项要考虑的是投入精力,软件行业通常用「人-月」衡量投入精力,有一本书叫《人月神话》。就是实现这个计划,需要一个人工作多少月,如果需要10人-月,就要1个人干10个月,两个人5个月。
我建议用「人-周」来衡量,以更短的周期评估,能够促进迭代。比如写作一篇高质量的文章是1人-周,需要一个人工作一周,出版一本书50人-周,要50周才能完成一本书的写作。
这个因素跟前面三个不同,投入精力越小越好,公式中将它放在分母中。
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我们对这四个因素小结一下:
- 触达数量(R):这件事会影响多少人(限定时间范围内评估);
- 影响程度(I):这件事影响程度多大(最大8,高5,中3,低2,最低1);
- 信心指数(C):你对自己完成这件事有多大信心(高100%,中80%,低50%);
- 投入精力(E):需要投入多少人-周?
一旦你确定了上面几项指标,就可以用一个公式来计算重要性得分:
RICE SCORE = Reach×Impact×Confidence/Effort
可以用电子表格计算
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注:关注公众号「行为设计学」,回复关键词:优先级,下载这个模板。
完成后,你就有了一个优先级得分表,数值越大,优先级越高。如果你怀疑这个次序,可以重新打分,看是不是对一些项目定的太低或太高,再次评估和调整。或许你应接受先前的直觉并不准确。
当你有很多事情,有很多项目可选时,这个框架能帮助你定量的分析待办事项的优先级。迫使你思考做这件事会带来什么样的结果,并诚实的估计需要做出的努力。
有效使用 RICE
最后,这个分数也不是一个硬性规定。有很多原因让你做一个得分低的项目,比如一个项目是另一个项目的先决条件。或者这个项目已经收到预付款,那么你也必须先交付。
你可能嫌这样太繁琐,但这种从多个维度思考的方式值得培养,哪怕你不用表格和公式量化。只是每天排序要做的事时,从更多的维度来思考,该选择先做那一件事,也能帮你管理优先级,学会取舍,做出明智的决定,更有成效的学习和工作。
参考资料:
https://www.intercom.com/blog/rice-simple-prioritization-for-product-managers/