一文带你全面了解工作流、工作流类型及如何实现工作流自动化

什么是工作流

工作流最早起源于生产组织和办公自动化领域，它是针对平时工作中的业务流程活动而提出的一个概念，目的是根据将工作分解成定义良好的任务或角色，根据一定的原则和过程来实施这些任务并加以监控，达到提高效率、控制过程、提升客户服务、增强有效管理业务流程等目的。

为了更好地实现某些业务工作目标，可以利用计算机在很多个参与人之间按某种既定原则自动传递文档、信息内容或者任务。只要信息在人与人、人与系统或者系统与系统之间进行传递，就必须构建工作流。

 

工作流类型介绍

工作流是在整个工作区中发生的，有些是结构化的，有些是非结构化的。当数据从一个任务转移到另一个任务时，工作流就存在了。

但是，如果数据没有流动，就没有工作流。比如遛狗、去杂货店和取干洗衣物等，这都不是工作流，而是任务管理。

主要的工作流包括以下三种：

1.流程工作流（Process Workflow）

当一组任务具有可预测性和重复性时，就会发生流程工作流。也就是说，在项目开始工作流之前，您已明确数据的流转方向。比如采购申请批准工作流，一旦申请提交，每一步处理工作相对固定，工作流几乎不会有变化。

2.项目工作流（Project Workflow）

项目具有类似于流程的结构化路径，但在此过程中可能具有更大的灵活性，项目工作流只适用于一个项目。比如发布一个新版本的网站，你可以准确预测项目的任务流程，但是这个任务流程不适用于另一个网站的发布。

3.案例工作流（Case Workflow）

在案例工作流中，对于数据流转的方向是不明确的。只有收集到大量的数据时，数据流转的方向才会比较明显。比如保险索赔，一开始并不知道如何处理，只有经过一番调查，才会明确。

大多数工作流管理软件只针对流程工作流(可预测的和重复的)。但是，案例工作流和项目工作流也很重要，办公室里的大部分工作都属于这两类。轻流可以满足您对任意一种工作流的需求。

 

以人为中心VS以系统为中心的工作流

在以人为中心的工作流中，大多数任务都分配给了人。如对于公司的进销存管理，公司的管理人员需要审批数据、创建新内容以及反复检查数据。

在以系统为中心的工作流中，大多数任务是由机器完成的，几乎不需要人工参与。如创建一个财务报告，可以在每个月的同一时间触发一个工作流，从不同的应用中获取特定的数据，并将其合并为一个报告。一个系统可以轻松执行所有任务。

自动化工作流VS手动化工作流

在手动化工作流中，一个人必须时刻跟进申请，并手动发送到每个申请人处。例如，当员工填写报销单时，她必须通过电子邮件将其发送给经理以获得批准。经理批准后，她必须通过电子邮件发送到财务部门。财务部门收到后，需要付款并电子邮件告知员工付款已经完成。

在自动化工作流中，当人工完成某项任务时，她不负责将数据传递给下一个人。系统会自动管理任务流，包括通知、截止日期和提醒，最后会自动发送到财务部门进行处理。

还可以设置金额限度，如果金额小于一定数目，可以触发一个功能来直接支付并自动给员工发电子邮件。

在手动化工作流中，必须手动更新电子表格，也需要发送大量消息和电子邮件来了解项目所处的状态。而在自动化工作流中，追踪项目可以直接在系统中直接看到。因此自动化工作流可以为员工节省大量的手动操作时间和操作错误，显著提高工作效率。

重视工作流管理的公司都会使用工作流管理软件。使用轻流进行工作流管理，您需要按照需求创建一个内容丰富的表单，并搭建一个清晰的流程。然后，申请人填写初始表单，软件自动将流转处理申请的数据，直到完成为止。最后，会有可视化报表显示数据的情况。

 

工作流自动化的好处

1.消除冗余的任务提高效率

通过轻流进行信息收集，可以舍弃使用Excel进行填写，并可以自动整理数据。通过轻流进行数据流转，可以舍弃使用电子邮件进行交流。最后，通过轻流进行数据分析，可以舍弃手动创建数据报表。三个环节都可以消除冗余的任务，并提高效率。

2.更高的可视化程度

轻流强大的报表功能可以让你快速分析数据情况，清晰的跟进项目的实施情况。

3.明确各节点负责人的责任

无论采用哪种工作流类型，都可以将工作分配到每个节点负责人手里，而且每一步操作内容都可以通过流程日志进行查看，方便后期责任的确认和追踪。

目前，轻流已经与超过100000家海内外企业、政府和学校达成了战略合作，对流程管理有了更加深入的研究。如果你正在寻求工作流管理工具，欢迎一起交流探索！

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