中小企业SAAS产品选型之分析自己的需求

在男人与女人的世界，当男人试图去追求一个女子，如果他想提高其追求的成功率，那么就必需先知道自己有什么优势，可以用来作为追求女子的筹码。同时，他也由此会知道自己需要将什么类型的女子作为首先的追求对象。这对于中小企业与SAAS这两者来说也同样如此。

无论怎样，对于任何企业来说，让企业从传统的管理模式向SAAS方式的信息化管理模式转变都不是一件小事情。我们不能为了标榜自己已经是信息化企业而使用SAAS，而是必需以最终的技术和商业目的为出发点来决定采纳它们。因此，在选择SAAS运营商和产品之前，我们就必需先来分析企业目前有哪些部门的业务处理方式，有必要向SAAS方式的信息化处理模式转变。

例如，有一家小型的夹心木板制造厂，其生产的产品主要是满足周边地区的各类装修市场的需求。对于这样的小型企业来说，老板通常将经理和财务的工作一并做了，也就省下了招聘财务人员和增加办公室的开支。

经济危机的到来，这家夹心板制造厂的黄厂长确实体会到了对企业进行严格成本控制的重要性。可喜的是，由于我国扩大内需的政策，让他的夹心板生意反倒没有什么影响，而且现在正在慢慢的增加销售量，这当然让黄厂长感到很高兴。

但是，有一件心事压在黄厂长的身上已经有很长一段时间了，那就是企业非常需要一个可以记录每天和每月夹心板销售情况，记录客户订货和发货情况，以及可以跟踪了解每个客户货款的支付情况和每月销售收入统计的软件。

这是由于如果现在还用以往在销售记录本上手工记录上述这些内容的话，根本企业当前生产和销售发展的速度需求。而且，手工记录起来非常繁琐，又不能自动分析和跟踪数据。并且，将客户和销售数据只记录在纸质介质上，不仅有丢失的危险，而且很容易被其它方式所损坏。例如，有一次，黄厂长在记完帐的时候，在喝茶时不小心将茶水撒到了记录本上。虽然抢救及时，还是有几页数据被损坏，由此给他在后面与客户进行货款结算时，带来了非常的不便。虽然最终客户遵守信誉支付了那几页纸上的货款，但是，这件事对于黄厂长来说，是一次不小的教训，也由此让他坚定了采用记帐软件的信念。

在黄厂长为自己寻找记帐软件的过程中，由于他本身对财务不是很精通，而且公司现在不能在这方面投入太多。于是，他想找一款即便宜又容易使用的记帐软件。但是，他了解了几款离线式的财务软件后，发现不是价格太高，就是软件应用很复杂。由此，他也只好将这件事先压在心里了。

不过，黄厂长一直都在了解这方面的市场情况，就在今年初，他在互联网上了解到SAAS的信息化应用模式，就开始对它进行了一段时间的了解。发现阿里软件提供的一款叫做“钱掌柜”的记帐式软件很适合他。

虽然，现在有些用户认为阿里软件的SAAS产品“钱掌柜”还有些简单，但是，对于黄厂长来说，他就需要这种即能满足简单记帐需求，又不需要长时间学习的软件。而且，现在这款软件可以免费使用3年，完全没能了软件前期投入成本，并且，这款SAAS产品的运营商的经济实力和信誉也没得说。于是，他立即注册了一个阿里软件应用SAAS的帐号，开始将他的传统记帐方式，全面向SAAS应用方式转变。

像黄厂长这样的小型企业管理者，由于所经营的企业目前规模还不大，当前的信息化应用也就主要集中在销售记帐，以及客户订货和发货跟踪这一块了。黄厂长就是充分了解了自身的实际应用需求，然后通过了解和分析，最终找到了一款适合自己的SAAS记帐软件。

但是，这并不是说现在只有小型企业才能应用SAAS方式的业务处理模式。实际上，一些中型企业管理者，如果能够对企业本身的信息化需求做了充足的分析和了解，他们同样可以根据自己的信息化应用需求，来决定企业中的哪些信息化应用可以采用SAAS的应用方式。

例如，有一家中型冶炼厂，主要是生产铅锑，其产品通常都是出口到欧美等国家。在经济危机之前，他们在全国的几个大港口城市都设置有办事机构，用来处理企业对外经营的事务。

对于这样的冶炼厂来说，为了能够全方位跟踪全球有色金属市场的发展情况，通常需要这些各地办事机构的人员对当前的有色金属市场的信息进行全面收集，然后汇总到企业总部。

由此一来，这家企业每个月总需要将各地办事机构的负责人招集在一起，开会分析当前全球有色金属市场的变化情况。这样的会议方式要是放在以前，每个月几个外地办事机构来总部进行二三次会议的旅途开销，企业还是能够轻松应付得来。但是，现在国际有色金属市场非常不乐观，许多中小型冶炼厂都在半开工或停机状态，这家冶炼厂目前也只开了两条炉。因此，这些由于会议而支付的旅途开支，也就成为了这家企业现在一个相当大的包袱。这家企业目前迫切需要一种有效的解决办法来应对当前的这种局势。

于是，这家冶炼厂想到了用远程视频会议的方式来解决问题。可是，当他们在咨询了购买和部署视频会议产品和服务的相关费用后，另一个难题又横在了他们的面前，那就是如果企业自己部署这样的一套远程视频会议系统，其前期产品购买和软件授权费用等支出就给企业的财务部门一口否决了，更不要提在以后的使用过程中，对视频会议设备进行维护和管理的费用开支了。

万般无奈之下，这家冶炼厂只得另求解决方法，此时，一种叫做SAAS的远程视频会议的方式进入了他们的视野。

于是，这家冶炼厂开始对这种视频会议方式进行相应的了解。通过了解，他们发现这种SAAS方式的远程视频会议，不仅能够让企业节省大量的前期视频会议设备的购买费用和软件授权费用，而且不需要在企业内部进行部署，又为企业节省了相当可观的后其设备管理和维护费用。并且，这种方式的SAAS远程视频会议市场目前已经相当成熟，完全能够满足企业当前进行远程视频会议的需求。因此，这家冶炼厂最终选择采用SAAS的远程视频会议应用方式。

从上述所示的这2个例子，我们应该可以看出，雪源梅香之所以建议中小企业在选择SAAS应用之前，必需先了解自己哪些部门需要信息化业务处理模式，第一个原因就是现在SAAS运营商们打出的口号，虽然都是针对我国所有的中小企业而来的，但是，这并不说明我国目前的所有中小企业都可以应用信息化，或者说中小企业中的某些部门目前还不适合使用信息化业务处理模式。

而SAAS是一种在线方式的信息化管理模式，它同样也不会适合目前我国所有的中小企业。如果中小企业在一开始就知道自己目前的业务处理方式还不能完全向信息化管理模式转变，或者认为这种转变会让企业当前的业务受到严重的打击，那么，就没有必要现在就强迫自己一定要向SAAS方式的信息化应用方向转变，也就没能必要将过多的精力放到信息化进程的选择工作上了。

就目前来说，一些对数据的安全控制比较敏感，对网络实时性要求非常高的中小企业，例如大型超市和百货商场等企业，就不太适合使用SAAS方式的ERP或CRM等信息化管理软件。另外，一些依然靠业务员来获取客户资源的中小企业，例如企业的销售部门、旅行社等，由于在信息化方式的CRM软件后，原本属于每个业务员自己私有的客户资源就必需完全共享，这样一来，势必就会对业务员的最终收入造成很大的影响，也就会相应地影响业务人员的工作积极性，并最终对企业的业务能力造成严重的影响，这样的部门或企业也就不太适合向SAAS应用转变。还有一些老领导或老职工人数目前仍然是企业的中坚力量的中小企业，如果目前的业务处理方式并没有影响企业的业务处理能力，而这些企业领导和员工不欢迎向信息化业务处理方式转变，那么，这样的中小企业同样不太适合向SAAS的信息化应用转变。

另外，中小企业需要了解自身哪些部门需要向信息化应用转变的第二个原因，就是如果企业已经知道自己的某些部门或整个企业都达到了向SAAS信息化应用转变的条件，那么，也就同时知道了企业到底需要什么样的SAAS产品。这样一来，对企业进行下一步的SAAS运营商和产品的选择就起到了指导性的作用，选择时也就具有很强的针对性，也就在进行最初的初选时少走许多弯路了。

如今的中小企业分布于各行各业，其生产的产品不同，所处的地理位置不同，发展的经历也不相同，如此众多的因素造就了每个中小企业都有自己独特的业务处理方式。因此，每个行业，具体到每个企业中的某个部门，他们的业务处理方式都是有区别的，他们对信息化管理的需求也就有所不同，因而他们期望在使用SAAS后想要达到的最终目的也就不会相同。这也就是说企业必需选择适合自己实际业务需求的SAAS产品，而对企业内部哪些业务处理方式可以向信息化应用方式转变进行了解，正是起到这样的做用。

在决定企业中哪些方面需要应用信息化，或者从现有的信息化管理模式向SAAS迁移时，应当考虑到企业信息化不仅只是为了让自己成为信息化企业，而是要考虑到使用SAAS应用的最终目的。这个最终的目的也就是通过信息化应用，在提高企业内部业务处理能力的同时，能够加强与企业存在密切联系的供应商、客户之间的交流，以及信息化应用来收集互联网上各种与企业相关的信息，并从中分析出有利于企业的各种商机，增加企业的商业机会，提高企业的竞争力。

为了达到这个目的，企业在考虑自己使用SAAS的信息化应用方式之时，还必需考察现在与企业有联系的合作伙伴、供应商和客户是否都已经实现了信息化，或者有哪些实现了，以及他们信息化应用的方式是什么等内容。

这是因为，如果与企业相关的企业目前一家的没有应用信息，那么，企业在应用信息化后，可能只是加强了企业内部的业务处理效率，以及将企业由传统的管理方式向信息化管理模式成功的转变。另外，还有可能得到已经实现了信息化管理的其它还没有与企业联系的潜在的更多的供应商和客户。

如果与企业相关的合作伙伴、供应商和客户已经有一部分或全部应用了相应的信息化管理模式，那么，企业在考虑SAAS应用的同时，还必需考虑企业选择的SAAS产品与合作伙伴、供应商及客户信息系统之间的互联和互通，以及哪些数据需要共享，以什么方式共享等问题。

最好的方式，就是企业选择的SAAS产品能够与其它企业的SAAS产品或离线方式的信息化管理软件相兼容。但是，就目前来说，这种期望还不能完全满足。这是因为我们不可能保证所有的企业都使用的是同一供应商提供的同一SAAS产品，也不能保证所有的企业都是使用的是SAAS产品。而现在的SAAS产品与其它SAAS产品及离线管理软件之间，还存在许多的数据转换难题，这实际上是中小企业在使用SAAS之时，必需要考虑到的目前来说还比较棘手的问题，也就当前SAAS运营商们需要解决的首要问题。

    总的来说，在决定采用SAAS应用之前，企业应当对自己当前的业务进行一次全面的需求分析，并由些来知道企业中的哪些部门的哪些业务应该向SAAS应用方式迁移，也由此就会知道自己下一步需要去进一步考察什么样的SAAS产品。