日常邮件整理的方法和技巧

我们在每天的工作中处理大量的电子邮件，日积月累一年下来就会有上万封，面对这些海量的信息，我们所能做的只有通过反复索引搜索来找我们所需要的邮件信息，实在是很不方便，如果在日常工作中我们能够有效地管理这些邮件，那么无异会减少很多我们工作中的麻烦，对于提高效率是一件十分有益的事。对于一些重要的邮件，您可以设立邮件规则，直接定义到某个文件夹，比如老板的邮件需要FOLLOW去做，为此设置的文件夹要符合您工作的需要，文件夹的层次不超过2层，方便您去查看，还有一点对于回复邮件时去掉附件，避免附件过多占用公司的资源。我们采取适当的方法来对邮件进行有效地管理已成为当务之急，而存储和管理电子邮件的首要问题就是要处理垃圾邮件。

 

据统计，垃圾邮件已经占到了我们所有的邮件总数的30%，接受过多的垃圾邮件容易错过真正重要的信息，需要您花更多时间来解决问题和对邮件进行归档。对待垃圾邮件，您所采取的措施有：忽略垃圾邮件，在不打开垃圾邮件的情况下将其删除，不要回复垃圾邮件，除非您确定邮件来自合法来源。不要在电子邮件或即时消息中提供个人信息，这可能是一个骗局，大多数合法公司都不会通过电子邮件索取个人信息。如果您信任的公司向您索取个人信息，请进一步调查。使用您的信用卡背面、帐单上、电话簿中或其他地方找到的号码（不能是电子邮件中提供的号码）给该公司打电话。如果是合法请求，该公司的客服部门应能够为您提供帮助。在打开电子邮件或即时消息中的附件或单击其中的链接时请再三考虑，即使您认识发件人。如果您不能向发件人确认附件或链接安全可靠，请删除该邮件。（如果必须打开您不确定的附件，请先将其保存到硬盘，以便在打开之前可以利用防病毒软件对它进行检查。）不要通过垃圾邮件购买任何东西，垃圾邮件发送者通常互相交换或出售向他们购买东西的人员的电子邮件地址，因此，如果您通过垃圾邮件购买东西，可能招致更多的垃圾邮件。此外，垃圾邮件发送者靠人们购买他们提供的商品谋生。抵御通过垃圾邮件购买商品的诱惑，使垃圾邮件发送者无以立足。犯罪分子使用垃圾邮件利用人们帮助他人的愿望而牟利。不要转发链式电子邮件信息，否则不仅无法控制谁可以看到您的电子邮件，而且还可能传递恶作剧或帮助传递病毒。工作当中处理邮件要把握紧急性和优先级，没有实质内容的邮件等同于垃圾邮件，您可直接做删除处理。

 

邮件作为 工作 的重要沟通方式，不可避免地涉及到众多的敏感数据，如财务报表、法律文件、电子订单或设计方案等等，邮件 的安全性很重要，基于邮件 的信息不可抵赖性使得邮件发送和接受的双方都 要谨慎对待 ，在出现事故的时候追查某一方的责任。 2002 年的Sarbanes-Oxley法案 (SOA) 要求组织机构使用文档化的财务政策和流程来改善可审计性，并更快地拿出财务报告,其主要目的是通过加强对公司的管理来恢复投资者的信心。SOA提出了一些直接的挑战：更高的行政管理和IT成本 ； 失去员工因记录以遵循法规的时间 ； 增加了对多方协作的需求 ； 缩短报告周期，这意味着可能会砍掉边角内容，并立即增加了风险 ； 多个企业系统，使得很难从单一视角观察业务活动和数据 ； 组织机构可以用一个解决方案替代不一致的操作流程，从而降低遵循SOA的成本，该解决方案使用智能文档自动处理政策文档和操作流程，并能及时地生成准确的财务报告。

 

针对邮件存在的安全隐患，基于PKI（Public Key Infrastructure）技术构架客户的CA认证系统（Certification Authority）为您提供邮件证书服务发放数字证书，您可以使用数字证书发送加密和签名邮件，来保证邮件的安全。使用邮件接收者的数字证书（公钥）对电子邮件的内容和附件进行加密，加密邮件只能由接收者持有的私钥才能解密，只有邮件接收者才能阅读，确保电子邮件在传输的过程中不被他人阅读、截取和篡改；使用邮件发送者的数字证书（私钥）对电子邮件进行数字签名，邮件接收者通过验证邮件的数字签名以及签名者的证书，来验证邮件是否被篡改，并判断发送者的真实身份，确保邮件的真实性和完整性，并防止发送者抵赖。安全电子邮件解决方案为用户带来全面的安全保证和增值服务。通过使用数字证书对邮件进行签名和加密，确保了电子邮件的安全，防止了邮件使用者敏感信息（包括人力资源信息、财务信息、佣金信息和其他敏感信息）通过电子邮件被泄漏的危险，确保重要数据的安全性，安全的电子邮件是不能被转发的。

 

日常邮件整理要讲究方式技巧，快速跟进，为工作服务，对于立即处理的邮件，一定要及时处理。邮件太多容易遗忘重要的事情，所以您在看到邮件后就对邮件及时进行处理，回复发件人，告知处理方法。尤其对客户往来的邮件要保留，以备以后查找。一时无法做出决定的邮件，做出不同颜色的标识，FOLLOW去做，等条件具备后再行处理。邮件的提醒功能用于日程安排，直接将邮件拖到CALENDAR中提醒您的工作安排。您可以根据自身的工作，选择适合自己的邮件整理方法，不过邮件只是解决问题的一种工具，并不能取代会议沟通。

本文转自 zhaiken 51CTO博客，原文链接：http://blog.51cto.com/zhaiken/432647，如需转载请自行联系原作者