《沟通的技术——让交流、会议与演讲更有效》一1.1 一切尽在计划之中

本节书摘来异步社区《沟通的技术——让交流、会议与演讲更有效》一书中的第1章，第1.1节，作者： 【美】Russ Unger , Brad Nunnally , Dan Willis 译者： 蔡頠 , 吴嵩 , 邹红 责编： 赵轩，更多章节内容可以访问云栖社区“异步社区”公众号查看。

1.1 一切尽在计划之中

一旦确定了建导的主题，你将很可能开始一段研究之旅，通过信息收集来支持自己的观点。如果你碰巧是这一主题的专家，那么你要做的就是将脑子里海量的信息以文字的形式呈现出来。

你会发现，这些信息颇有益处。但是，随着掌握的信息数量不断增大，将它们理顺统合的难度也就随之加大。如果你不能很好地进行统合，那么你又怎能指望听众饶有兴趣地听你讲呢？因此，在这过程中，精准的计划至关重要。

Christina Wodtke是《锦绣蓝图》（Information Architecture: Blueprints for the Web）（New Riders, 2009）的作者，同时还是设计杂志《盒子和箭头》（Boxes and Arrows）（www.boxesandarrows.com）的出版人，他说道：

初稿：将所有内容快速说出。

第二稿：用名词取代代词，并解释表意不清之处。

第三稿：省略重复且无必要的单词。

第四稿：为单调的文本选择合适的音乐。

首先，将你所有的意见和观点毫无保留地顺着翻腾的思绪写出，这样你可以全观该领域的所有信息。之后，你可以开始尝试将内容变得连贯一致。

头脑中的琐碎信息包括关键词、词组、整句、段落、草图和照片。这些内容或多或少能帮助你，使你的内容成形。Jim Henson是提线布偶的创始人，他身上总是放着一本红宝书。这本红宝书里记录了他所有的想法，这些想法将之前文中提到的每一种内容都纳入其中。因此，当你正试图将不成熟的想法变得更加具体化、可操作化和结构化时，找到属于你自己的红宝书，比如专用白板、草图、记事本，或你最喜爱的数字工具。

一旦将头脑中精彩纷呈、极富创意的想法全部捕捉出来后，你可以开始对其进行完善，使其更富内涵和意义。

专家面对面：Samantha Starmer

Samantha Starmer是Cranky Talk工作室的成员之一（http://crankytalk.com），她关注于结构化报告。

首先，你要有大体方向和基本构想。当完成报告或建导活动后，你希望参与者记住什么？聚焦于这点并不断雕琢，确保你的所有工作都紧紧围绕这点展开。

接下来，定义这则故事—确保你能将开始、中间和结尾很好地连贯起来。任何事物都仅仅围绕前一则定义的故事而展开。在定义故事的过程中，你不但要意识到群体定位，而且要注意怎样向背景知识不及你的人解释这则故事，比如祖母或是小孩。

了解你的风格。一些演讲人活力四射，演讲过程中配合各种动作姿势；一些人则安静地站在演讲台上，还有一些甚至会即兴演讲，不时插入滑稽有趣的个人经历和故事。找到属于你自己的风格，不要试图强迫自己模仿别人的风格；自然大方，展现你自己的本貌。找到自己风格的最好办法就是发现一个愿意聆听的观众，对着他反复练习。用开放的心态收集并接受一切反馈，要知道这位观众肯定特别希望你能成功。

如果你发现自己太过紧张，浑身不自在时，多搭建一些结构框架能够帮助你缓解焦虑的情绪。除非是即兴演讲的高手，否则前期为你的演讲搭建结构十分必要。

当你建构演讲内容或进行练习时，要注意时间分配问题。其中的挑战就在于把握在相应的时间段内所容纳的信息量大小。较好的方法是，准备的内容可以比实际时间能容纳的内容稍稍少一点，这样你可以用剩下的时间和参与者互动，回答他们的问题。另外，报告需要花费多少时间呢？对一些人来说，1分钟陈述一张幻灯片，另一些人则用5分钟陈述一张。在这点上，你只能通过自己找到合适的速度，当然这就免不了多加练习。练习、修正、再练习，最终，演讲的每一秒所对应的内容对你而言都意义非凡。

当你首次建构演讲时，记住将所有信息毫无遗漏、不受限制地展现出来。随后，删掉那些意义不大的观点或想法，同时将新鲜观点不断补充进去（取其精华，去其糟粕，不断更新）。大致估计一下你需要准备的总时间，然后将总时间数乘以2，尤其当你在研究新材料时更应如此。不要为不成形的内容或沮丧情绪而胆怯羞愧，反复检查你的材料，并不断改进，直到你能信心百倍、心情舒畅地坐在电脑前制作你所需要的幻灯片内容。

请确保故事的真实性，并娓娓道来。摒弃任何毫无关联的信息和材料，即便它多么炫耀华丽。只要与报告内容不相关，就毫不留情地删掉。

最后一点别忘记：玩得开心！

结构可能让人望而生畏，它强迫你将头脑中杂乱无章的信息变成易于吸收、条理清晰的内容，而且还得保证这些内容包含了你所有智慧的结晶。

Starmer关于结构的建议对任何类型的建导活动都是行之有效的方法。但请记住，计划和建构内容的方法手段多种多样。适合别人的方法可能对你并不适用。一些人在创建内容时采用激进、反复的方法，而另一些人则采用先写下报告结构的方式。不论采用什么方式，适合自己最为重要。

专家面对面：Luke Wroblewski

Luke Wroblewski是国际公认的数码产品领袖，他研发设计的软件被全世界7亿民众使用。他也是《Web表单设计：点石成金的艺术》（Web Form Design）（Rosenfeld,2008）和《移动优先》（Mobile First）（A Book Apart, 2011）的作者。

1.我像小熊维尼一样，不停地思考、思考、思考。在我开始写作前要花几个礼拜，甚至几个月的时间寻摸观点和想法。正如做其他事情一样，在找到一个观点或目标后，我会慢慢将它整理出来。有时，当灵感突发时，我会迅速记录下来，但那些都是非正式的。我每周至少有一次会登山地自行车，并随身携带录音笔。在骑了1小时后，我的思绪放空，很多想法开始闯入我的脑海中。我激动地用录音笔捕捉下如泉涌般的灵感。从录音上听起来这些想法零散无条理，但是我却从中收获了最清晰的想法。

2.写下一个概要。不论是演讲、写书还是写文章，我都会为我想传达的内容迅速写下概要（经常是很详尽的）。就拿《Mobile First》这本书来说，为了完成100页的书稿，我写下了一个25页的概要。这些概要都是书中我想表达的所有观点的汇总。它看起来并没有特别结构化，只是懒散地汇聚在一起，但这却是精华所在。

3.之后开始制作幻灯片、抒写段落/章节或承上启下之笔。当我把概要里面的相关内容添加到“最终的作品”中时，相对应的概要也将被我删掉。我将自己创造的原材料（概要）不断移动，让整个故事更加充实饱满。

4.接下来开始叙述。我重新编排幻灯片或章节，并指导它变成一则连贯的故事。有时我会添加或删除一些内容，而其中的关键就在于我所整合的内容要达到统一、连贯的效果。当我将所有零散的内容完整地拼接整合至连贯后，效果也就凸显出来，比如将幻灯片移至适合故事情节的相应位置。

5.最后，我反复阅读、不断报告，并根据他人的感受和反馈不断修改。不得不说这是一个无限循环没有终点的过程—我反复雕琢加工直到满意为止。这有时要花费几年时间。

通过各种建导经验，接受反馈、批评甚至观看录像中的自己，相信每个人都能学习了解到适合自己准备和计划的方法。计划准备并没有通用法则，因此不要再费尽心力寻找说明或规则。你要做的就是找到对你有意义的部分并将其融入到自己特有的方法中。

经过一段时间的努力，你将能确定对你而言行之有效的方法。很多报告者或建导师都发现计划、结构、准备和练习阶段都是混合在一起并融会贯通的。

如果你是新手，不妨从简单的开头着手。将你的想法集中起来，创建一个概要，将细节添加进去，然后提炼不断改善，之后再考虑创建演讲的材料（如笔记卡或幻灯片）强化你的结构。找到一个好听众，或善于倾听并支持你的家人，演讲完后让他们说说对你所表达主题的理解和评价。这一过程能帮助你在第一时间改善内容。