2.       阶段任务目标


 

2.1   项目组织阶段


 
u      成立项目组。明确项目组各角色的职责，约定参与项目实施工作的最低时间要求。

 
u      业务调研。形成调研报告，初步明确项目实施目标及工作重点。

 
u      确定实施方案。实施方案内容包括：实施目标、计划进度、实施策略以及项目实施制度。<?xml:namespace prefix = o ns = "urn:schemas-microsoft-com:office:office" />


 
u      形成的相关文档：

 
n        调研报告

 
n        实施方案

 

2.2   业务蓝图


 
u      安装调试软件系统。

 
u      标准培训：系统培训是实施工作展开的第一步。SBO实施过程中包括多个层次的培训。从系统概念/管理概念培训、系统集中培训、系统高级应用培训到最终用户培训。培训范围包括从决策层、管理层到执行层的企业主要人员。     系统培训实际上贯穿了系统实施的始终，只是在业务蓝图阶段培训工作相对集中。培训的过程也是管理、系统知识从SBO实施顾问到客户项目小组成员再到最终用户的转移过程。按照双方确定的各阶段所需要实施的模块，组织此次标准培训工作，使得项目小组成员了解SBO系统的标准功能及操作要点，为今后业务流程整理及原型测试打好基础。

 
u      业务流程整理：经过标准培训阶段，实施小组成员对SBO产品功能已有较详细的了解。实施小组人员来自各自的业务部门，对本部门的业务比较了解，但对企业整个业务的流程就未必十分熟悉。实施小组清楚地认识到要成功实施本项目首先要打破部门界限，从全局出发，第一步是要理清原有业务的实际情况。首先由相关项目小组成员准备所属范围的业务流程，然后项目小组开会讨论，确定各职能部门的实际业务流程。通过这一过程，使项目小组成员不仅明确了本部门的流程，而且了解了整个公司的运作，看问题也更能从全局出发了。注意业务流程并不是照搬手工作业流程，而是经过归纳与优化，将各业务流程从软件中加以实现。即起到管理控制的作用，又不会因为操作流程较复杂而降低工作效率为最佳。

 
首先由顾问方对流程整理的方法进行培训，之后由各个业务部门的项目小组成员按照统一的格式要求组织各自的业务操作规程，形成业务流程说明书，为后续的原型测试工作打好基础。

 
u      原型测试：原型测试是明确企业原业务流程和软件功能差异的主要方式。通过一套精心准备的原型测试数据，验证业务流程的合理性和可行性，定义出SBO系统的业务原型。大部分功能软件系统可直接满足，部分功能可通过调整解决，另有部分需要二次开发解决，并详细定义二次开发需求。

 
u      形成的相关文档：

 
n        软件安装确认单

 
n        培训计划

 
n        培训讲义（PPT文稿）

 
n        培训签到表

 
n        培训考核试题

 
n        培训考核成绩单

 
n        系统培训确认单

 
n        业务流程整理指导说明书

 
n        业务流程定义

 
n        原型测试报告

 

2.3   蓝图实现


 
u      建立编码规则：为企业进行统一的核算管理提供编码依据。应依据一贯性、分类展开性、单一性、简单性、充足性五大原则，采用混合编码方法进行编码。

 
u      静态数据整理：在建立了新的业务规则后，基础数据的准备自然成为实施的重点。系统如果是一个有机的生物体，新业务规则就是生物体的骨骼，数据则是其中奔涌的血液，最充满活力的成分。“系统是三分技术、七分管理、十二分数据”，此言不虚。SBO系统实施面临的主要问题是数据量大，数据源头分散。我们在编码方案的基础上，分别按功能和部门进行数据准备。由于数据量较大，数据准备可在系统培训阶段开始。基础数据整理可采取直接输入和EXCEL导入方式输入到系统中。在基础数据准备过程中，对每项数据都必须经过项目实施小组检查和审核后方能通过，确保数据的准确性。首先完成各模块系统设置业务数据接口、静态数据录入，将整理规范的基础资料，与物料清单、工序、工作中心等输入到SBO系统中。

 
u      静态数据准备分为以下两个阶段：

 
1)  手工数据整理（基础、财务、物流、生产数据准备）：

 
基础资料的内容要在项目经理的组织下，由实施顾问与企业编码小组共同配合，根据编码原则并结合企业管理需要编制基础数据内容。其格式按照实施顾问提供的基础资料模板（基础资料模板.xls）的格式统一整理。步骤如下：

 
1．       按照标准科目字典确认要设置的会计科目及相关属性；

 
2．       按照标准科目字典确认会计科目核算要求（包括确认哪些要与核算项目挂接）；

 
3．       物料的编码准备

 
4．       准备与会计核算相关的辅助资料（运输方式、所有制、行业、职称、区域、职务、供应商类别、银行行号、结算方式、文化程度等内容）

 
5．       准备其他与会计核算有关的核算项目（凭证字、币别、计量单位、结算方式、客户、供应商、部门、职员、仓库、分支机构等）资料；

 
6．       准备与生产相关的工序、工作中心、BOM、工艺路线等资料

 
7．       准备帐簿资料（初始化期间前各明细会计科目余额、余额平衡表、主要财务报表、材料明细帐数量余额；初始化期间前库存数量与余额；初始化期间前的暂估入库单据和未核销的销售出库单；初始化期间前各业务原始单据（出、入库单据、往来业务单据等）、初始化期间前的仓存发生额和明细余额账（库存台账）、报表；

 
8．       检查确认所准备的详细资料（双方）；

 
9．       在完成准备资料检查确认后才能进行第二步；

 
2)  引入系统

 
按照下列顺序引入上面准备的数据：

 
辅助资料、核算项目__部门、核算项目__职员、核算项目__仓库、计量单位、币别、核算项目__客户、核算项目__供应商、核算项目__物料、科目、核算项目__银行、核算项目__现金流量项目、核算项目__工作中心、BOM、工艺路线。（其中物料、BOM可从PDM系统中导入）

 
u      动态数据整理：

 
当确定了业务流程，并且整理完毕静态数据，即可考虑系统上线工作了。首先要确定系统上线的期间，做好上线前的准备工作。比如应收、应付账款的明细整理，将串户的明细账进行调整。建议在物流系统上线前作一次仓库盘点工作，盘实家底，并将盘点出的盈亏数据做账调整，确保上线前帐实一致。以下对一期项目实施的主要模块的动态数据作简要说明：

 
一、应收系统

 
a)   准备工作

 
在进行初始化录入之前需要做好以下准备工作和期初资料：

 
1）选择正确的启用期间

 
由于销售系统、应收系统启用后，销售系统的发票会自动传递到应收系统，故用户必须正确处理好销售系统与应收系统的启用期间问题，否则可能会造成数据错误。目前销售系统只在应收系统结束初始化之后提供发票的单向传递，而且是强制传递，即只要应收系统结束初始化后，销售系统新增的发票都会自动传递到应收系统。而应收系统新增的发票不能传递到销售系统。在应收系统结束初始化之前，两系统不进行发票的传递。针对以上规则，用户必须注意：

 
先启用应收系统，后启用销售系统。例如：应收系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，销售系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：应收系统不能录入第4期的×××。因为在销售系统关闭初始化之后，销售系统的发票会自动传递到应收系统，如果应收系统已经录入第4期的×××，则势必造成发票重复录入，从而导致应收系统数据错误。同时由于以上原因，销售系统也不允许从第4期以前的期间开始启用。

 
应收系统初始化时需要准备的资料主要有：

 
客户资料，存货资料，部门资料，职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等，用于统计业务员的销售业绩，而不建议用来统计职员的个人借款。

 
2）准备应收账款期初数据资料

 
主要指涉及货款核算的应收账款科目的期初余额、本年借方累计发生数，本年贷方累计发生数。建议其它应收款等个人借款在总账系统进行核算。

 
3）准备应收票据期初数据资料

 
主要指还没有进行收款结算的应收票据，不包括已经背书、贴现、转出或已收款的应收票据。

 
4）准备期初坏帐数据资料

 
主要指以后有可能收回的坏帐。

 
资料准备齐全后，就可以开始进行初始化的数据录入。初始化的数据可以通过手工录入，也可以通过从总账引入。下面分别进行介绍。

 
b)   数据录入

 
在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应收款管理〗。

 
1）       录入应收账款期初数据

 
选择明细功能的〖初始数据录入—应收账款〗，进入过滤条件窗口。

 
初始化的单据分为：×××、×××、应收单、预收单四种类型。初始化结束后，要查看此四种单据，必须在该模块进行。

 
2）       录入应收票据期初数据

 
选择明细功能的〖初始数据录入—应收票据〗，进入过滤条件窗口。

 
初始化时，应收账款的金额应是与应收票据核销后的余额。即应收账款不包括应收票据的金额。应收票据录入的是已收到票据并已核销了应收账款的没进行背书、转出、贴现、收款处理的票据。已收到票据但没有核销应收账款的应收票据应在初始化结束后录入。

 
3）录入期初坏账初始数据

 
选择明细功能的〖初始数据录入—期初坏账〗，进入过滤条件窗口。

 
期初坏账是指已经退出了应收款管理系统的往来核算，但为了对期初坏账在以后期间又收回的往来账款进行管理，您可以在此处录入期初坏账。期初坏账录入完毕，如果您确信数据录入正确，可以回到初始余额录入窗口，单击【转余额】，可以把相应的期初往来数据资料传递至总账系统，但如果总账系统已经结束了初始化，则不允许转入。

 
c)   启用系统

 
在上述过程完成后，在〖主控台〗选择〖财务会计〗→〖应收款管理〗→〖初始化〗→〖结束初始化〗，初始化工作即告完成。退回到应收系统主界面，系统进入日常处理状态。

 
二、应付系统

 
a）准备工作

 
在进行初始化录入之前需要做好以下准备工作和期初资料：

 
1）选择正确的启用期间

 
由于采购系统、应付系统启用后，采购系统的发票会自动传递到应付系统，故用户必须正确处理好采购系统与应付系统的启用期间问题，否则可能会造成数据错误。目前采购系统只在应付系统结束初始化之后提供发票的单向传递，而且是强制传递，即只要应付系统结束初始化后，采购系统新增的发票都会自动传递到应付系统。而应付系统新增的发票不能传递到采购系统。在应付系统结束初始化之前，两系统不进行发票的传递。针对以上规则，您必须注意以下几点：

 
如果应付系统先启用，采购系统后启用。例如：应付系统从第1期开始启用，当前期间为第3期，采购系统准备从第4期开始启用，则用户必须注意：应付系统不能录入第4期的采购发票。因为在采购系统关闭初始化之后，采购系统的发票会自动传递到应付系统，如果应付系统已经录入第4期的采购发票，则势必造成发票重复录入，从而导致应付系统数据错误。同时由于以上原因，采购系统也不允许从第4期以前的期间开始启用。

 
应付系统初始化时需要准备的资料主要有：供应商资料，存货资料，部门资料，职员资料。此处的职员主要是指往来核算的经办人或业务员等，不建议用来统计职员的个人借款。

 
2）准备应付账款期初数据资料

 
主要指涉及货款核算的应付账款科目的期初余额、本年借方累计发生数，本年贷方累计发生数。建议其它应付款等个人借款在总账系统进行核算。

 
3）准备应付票据期初数据资料

 
主要指还没有进行付款结算的应付票据，不包括已经付款的应付票据。

 
b）数据录入

 
在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖应付款管理〗。

 
1）录入应付账款期初数据

 
选择明细功能的〖初始数据录入—应付账款〗，进入过滤条件窗口。

 
初始化的单据分为：采购增值税发票、采购普通发票、应付单、预付单四种类型。初始化结束后，要查看此四种单据，必须在该模块进行。

 
2）录入应付票据期初数据

 
选择明细功能的〖初始数据录入—应付票据〗，进入过滤条件窗口。

 
初始化时，应付账款的金额应是与应付票据核销后的余额。即应付账款不包括应付票据的金额。应付票据录入的是已开出票据并已核销了应付账款的没进行付款处理的票据。已开出票据但没有核销应付账款的应付票据应在初始化结束后录入。

 
C）启用系统

 
在上述过程完成后，在〖主控台〗选择〖财务会计〗→〖应付款管理〗→〖初始化〗→〖结束初始化〗，初始化工作即告完成。退回到应付系统主界面，系统进入日常处理状态。

 
三、总账系统

 
a）初始余额录入

 
在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖总账〗→〖初始数据录入〗。在初始数据输入窗口中您可以进行各种有关账套初始化数据的录入处理工作。在此窗口左上角有一个下拉列表框，其中预设了不同的货币、综合本位币。在进入初始数据录入时，系统默认本位币录入窗口。在初始数据输入窗口中，所能录入的内容主要包括：期初余额、累计借方、累计贷方以及本年累计损益实际发生额四项。

 
b）试算平衡

 
上述数据输入无误后，单击“平衡”图标按钮或查看栏中的“试算平衡”项目，系统会弹出试算平衡表窗口对数据进行试算平衡。系统进行试算平衡时是将所有的有关账务数据全部合计在一起进行的，因此只有将所有的本位币、外币、核算项目账、数量金额账等全部数据录入完毕之后才能够进行总账数据的试算平衡。试算平衡表中会显示出所有一级科目的年初借方、年初贷方、累计借方、累计贷方、期初借方、期初贷方各项数值。如果账套数据是平衡的，系统在窗口的左下方以兰字显示“试算结果平衡”的字样。

 
c）结束初始化

 
初始数据试算平衡之后，单击“文件”菜单中的“结束初始化”选项按钮，结束初始化工作。

 
四、物流系统

 
a）准备工作

 
在进行初始化录入之前需要做好系统参数的设置工作：

 
在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗→〖系统参数设置〗。系统需要设置的核算参数包括以下内容：

 
1、启用年度和启用期间： 系统默认为系统年度和日期，由用户可以自动更改，选择业务实际的启用年度和期间。

 
2、税率： 系统默认为17％，用户可以修改，修改后系统将按该税率传递到发票等业务单据中。

 
3、核算方式： 有“数量核算”和“数量、金额核算”两种方式，如选择了“数量核算”，系统以后只核算数量，不核算金额，所以显示的核算金额不会正确；而“数量、金额核算”是对材料的数量和成本都核算。 如果该账套是与财务各系统相互联系的，则应选择“数量、金额核算”。

 
4、库存结余控制： 主要是让用户确定是否允许负结存，如果选择不允许负库存，则在库存单据中不允许出现库存即时数量为负数的情况。

 
如果选择允许负库存，则系统单据数量和金额允许出负数，但系统控制不允许单价为负的情况。 在允许负结存情况下，建议物料的计划方法使用“计划成本法”，这样核算的成本准确性高。

 
5、库存更新控制： 主要是针对库存的即时库存更新的处理，系统有两种选择，如果选择“单据审核后才更新”，则系统将在库存类单据进行业务审核后才将该单据的库存数量计算到即时库存中，并在反审核该库存单据后进行库存调整；如果选择“单据保存后立即更新”，则系统将在库存类单据保存成立后就将该单据的库存数量计算到即时库存中，并在修改、复制、删除、作废、反作废该库存单据时进行库存调整。

 
需要注意的是，“库存结余控制”中是否负库存的判断就是根据即时库存所确定的。 为了保证数据处理的严肃性，建议用户采用“单据审核后才更新”。

 
6、销售模块设置： 主要是让用户选择在日常业务中是否存在企业内部销售业务，用户根据实际情况予以选择。

 
b）启用期间前的单据处理

 
主要有以下三种单据：

 
1）启用期间前的未核销销售出库单

 
2）启用期间前的暂估入库单

 
3）启用期间前的未核销委外加工出库单

 
启用期前的未核销委外加工出库单、暂估入库单和未核销销售出库单这三种库存类单据、序时簿的一般处理与日常单据处理无异，但有以下几点区别：

 
1、名称不同，启用期前的单据分别称呼为“启用期前的暂估入库单”和“启用期前的未核销销售出库单”，而日常单据处理应分别称呼为“外购入库单”和“销售出库单”；

 
2、筛选条件不同，启用期前的两类单据筛选条件是：期间<启用期间；

 
3、单据状态不同：其他单据只允许录入，不能审核，而启用期前的两类单据必须在初始化启用前审核；

 
4、位置不同：启用期前的两类单据单独管理，不在单据管理模块中处理；

 
5、在库存类单据中只允许暂估入库单和销售出库单可以录入前期单据；

 
6、启用期前的两类单据序时簿中不能允许其他不符合条件的单据录入或进行审核、查看等操作；

 
7、启用期前的两类单据不能调整期初余额，而且其发生额不计算到本期报表以及即时库存中。

 
c）初始数据录入

 
初始数据录入是将截至启用期的启用期前库存物料结余数量和成本输入SBO工业供需链系统，实现初始化与正常业务操作融合，保证启用期前、后业务数据的平滑连接。

 
在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存系统〗→〖初始数据录入〗。在录入初始数据时需要注意以下规则：

 
1、针对不同属性的物料，处理方式是不同的，其中，凡属于规划类、特征类和虚拟件的物料不能录入初始余额。

 
2、对于年初、本年累计收入、本年累计发出、期初等共四组数据（包括数量、金额、差异），作为组来说，每组都不是必录内容。 用户录入数据保存时，系统会自动按公式检验是否平衡，如不平衡会给予提示，并在修改前不予保存。 用户也可以在数据录入过程使用【平衡】按钮来自行检测。

 
3、对于每组数据中，对于数量、金额、差异是否录入是需要遵循一定规则的，需要予以说明：

 
只有采用计划成本法的物料才能录入差异类字段；

 
如果用户在【系统设置】→【存货核算】→【核算参数查询】→【核算方式】采用“数量、金额核算”，则金额类字段不能为零；

 
不允许负单价的存在，系统会按“单价＝金额/数量”的公式，来自动检验，如出现负单价会给予提示，并在修改前不予保存；

 
4、采用批次管理时，在不同仓库中可以录入相同批次的物料。

 
d）启用系统

 
在上述过程完成后，在〖主控台〗选择〖系统设置〗→〖初始化〗→〖仓存管理〗→〖启用业务系统〗，初始化工作即告完成。退回到仓存系统主界面，系统进入日常处理状态。在启用业务系统之前，最好在【账套管理】中将该账套进行备份，以防由于种种原因造成贸然启用，从而给业务处理带来不便。

 
u      最终用户培训

 
初始化数据输入完毕后，系统正式上线应用前，由SBO实施顾问协助安民项目小组对各岗位操作人员进行培训。通过本次培训强化操作人员的操作技巧及熟练程度，保证系统上线后各业务数据能够及时输入系统。

 
u      形成的相关文档：

 
n        静态数据编码指导说明书

 
n        静态数据编码方案

 
n        静态数据准备计划

 
n        静态数据准备检查记录

 
n        静态数据准备确认单

 
n        系统上线计划

 
n        初始化方案

 
n        初始化培训计划

 
n        初始化培训确认单

 
n        最终用户培训计划

 
n        最终用户培训确认单

 
n        屏幕操作规程（客户项目小组成员编写）

 
n        系统运行管理制度（客户项目小组成员编写）

 
n        系统上线确认单（初始化完成确认）

 

2.4   验收交付


 
当完成系统上线准备的检查后，执行系统切换，开始应用新系统运作正常的业务处理，旧系统停止使用 (或一段时间的并行使用)。在运行维护过程中，项目小组成员及SBO实施顾问定期检查各模块的业务数据是否准确、完整。发现问题及时向项目经理汇报，并通知相关部门及人员整改。系统顺利完成第一个月的结账工作后即可进行系统的验收工作。


 
u      形成的相关文档：

 
n        项目实施文档清单

 
n        项目验收报告（或阶段验收报告）

 
n        系统验收确认单

 
n        项目总结报告（PPT）