读书笔记—写给大家看的PPT设计书

作者：【美】Robin Williams

第一部分　写在设计之前

在现实生活中你可以表现得不可思议地愚蠢，你的话可以让人听得毫无兴致，昏昏欲睡，但是在这个演讲的舞台上，你却是一个明星！同时你还承担着让人娱乐的角色，是一个教育者。你展示给大家的是一张快乐的面孔，甚至也可以做些滑稽的举动。

                                                                                                                                                                                                                                                                                    ——J. H. Lehr出自Ground Water（第2期，23卷，164页）

第1章　从何处着手

你展示的不仅仅是计算机文件，更是你本人！做演示的人是你，演示文稿仅仅是辅助你完成这一任务。

1.1 什么是演示

相对于讲座或演说而言，演示的本质特征在于展示或说明一个产品或一个观点，在于向观众传达或解释某些东西，在于教给观众知识。演示文稿是一种视觉辅助。

一般来说，演说是一种正式的演讲，没有人希望你在那时候拿出笔记本电脑打断这一精彩时刻。演说可以持续5分钟，也可以持续数小时，但它只是演说，讲座是起教育作用的。一般来说，讲座持续时间长、内容严肃且具有学术性。对于学术讲座而言，是不允许有过多娱乐性的。有时候，讲座需要电子演示这样的视觉辅助，这时就变成了演示而不再是讲座了。

1.2 必须用电子演示文稿吗

对于人数较少的团队，可以考虑使用活动挂图、黑板或白板，配合精彩的课堂讲义。恰当运用这些辅助工具会让观众耳目一新，因为这样他们就不需要耐着性子看完幻灯片演示了。

当然，如果有了适当的软件和网络的帮助，更可以借助电子白板和黑板在观众的电子设备之间来回传递信息，从而创造一种人机对话的环境。

任何一个团队（即使人数众多），都可以用清晰有用的讲义来代替幻灯片。大家可以在讲义上做笔记，也可以把它带回家温习。

团队成员中可能有人会看不清楚幻灯片，或者说投影系统可能不是最棒的，导致坐在后排的人看不到幻灯片的内容。当需要讨论表格或数据，而幻灯片又不能把这些信息很好地展现出来时，讲义文稿就是一个极佳的解决办法（当然，它也是多媒体演示的一个补充）。

请记住，即使你已经做好了一个非常完美的PPT或Keynote演示文稿，但是高科技手段也有可能出故障，所以你必须随时准备转而求助于其他方式。为防万一，考虑用多种方式展示同一信息不失为一个好主意。

除了电子演示文稿以外，演讲还有其他多种表现方式。有时，演示文稿是最佳传播媒介，但有时其他的方案可能更好！不管用哪种表现形式，主要目的都是要与观众有良好的沟通。

1.3 没错，就是要选电子演示文稿

视觉资料只是整套方法中的一部分，你才是整场演示的主角。

1.4.1 结构上的原因

结构上的原因。

缺乏准备。

结构杂乱。

内容乏味。

信息太多。

针对性差。

1.4.2 演讲者的原因

演讲者的原因：

说话含糊不清、大喊大叫、口头语堆叠（嗯、啊、我的意思是、你知道，等等），或者声调四平八稳，一点儿都不抑扬顿挫。

单调地踱来踱去或急匆匆地走来走去。

资料放得到处都是。

不懂技术。

在一片漆黑中演讲。

挡在显示屏的正前方演讲。

很少（或根本不）看观众，与观众的交流更是少之又少。

照着稿子或者屏幕一字一句地念。

1.4.3 PPT本身的原因

PPT本身的原因：

文稿上放了大量令人厌烦的切换、傻傻的小玩意儿和不相干的动画。

采用过时的剪贴画。

屏幕上的字太小，观众根本看不清。

屏幕上的文本信息密密麻麻，又小又挤。

感观上不一致：每张幻灯片的字体及布局都不相同。

1.5 成功的演示分析

要有引人入胜的内容——这是必要因素；

为特定的观众量身定做演讲的内容；

要具备清晰且一目了然的组织结构；

尽量少用项目符号；

视觉资料要与内容及观众紧密相关；

动画效果是为了强化内容，而不是分散观众的注意力；

演讲者亲自讲解的信息量要远远多于电子屏幕上的信息量；

与观众互动，创造一种对话的感觉；

娴熟的舞台表演技巧（演示实际上就是一场表演）；

如果可能，请采用诙谐幽默的演讲风格，因为幽默总能让人印象深刻，回味无穷。

一场演示在很多方面表现得很出色，只是因为一两个细节上的瑕疵而终归失败，也请将其记录下来。

避免自己在以后的演示中犯同样的错误，同时不断学习别人积极的做法。

第2章　合理安排演示文稿

设计PPT，不同的设计人员有着不同的喜好。有些人喜欢直接打开软件就开始埋头设计幻灯片，而有些人则喜欢先花一些时间整理好自己的思路，然后再逐步进行设计。

可以搜集并整理相关的图表、录像或音频文件，可以考虑使用恰当的动画效果来展示信息，并将思路转变成一个有始有终、有血有肉的有机整体。

2.1 计划、组织与大纲

因为一边安排演示文稿的内容一边进行设计会让你分心，从而偏离主题，所以有了“大纲”的规范，你就可以只专注于一件事情了，那就是合理安排演示文稿的内容。

全部写在幻灯片上只能是“强迫”你照本宣科地读。你最多只需要在幻灯片上写一个标题或者几行文字，让观众对你要讲的内容有个大概印象，注释可以写在“演讲者备注”处，如下图所示。

2.1.2 演示软件的大纲功能

OmniOutliner软件（只适用于Mac操作系统）把大纲的形式提升到了更高的层次，所以如果你想要在大纲模式下做演示文稿，那么登录OminiGroup.com去尝试一下吧。

2.1.4 幻灯片浏览视图或光台视图

开始设计幻灯片时，幻灯片浏览视图或光台视图有助你发现哪里要设计得更加协调一致、哪些幻灯片之间需要更强烈的对比，及字体字号是否够大够突出等。

概念演示设计四原则

在《写给大家看的设计书》中，我将久负盛名的设计原则概括为以下四个基本要点：对比、重复、对齐和亲密性。

清晰

避免杂乱，重点突出，言简意赅，具体明确，编辑到位。没必要把要讲的所有内容都放在幻灯片上。直抒胸臆，但不要将所有信息都堆叠在一起。

切题

不要在幻灯片上或者讲解过程中提到不相关的内容，那会混淆演示的内容。

动画

要懂得怎样合理利用相关的动画效果和过渡方式来阐明信息，不要使观众感到困惑。

情节

声情并茂地给大家讲故事。要定义故事的来龙去脉及事态发展的原因，按部就班地把故事叙述完整。

第3章　清晰

从某个方面来讲，表达清晰就意味着要学会取舍。将你认为重要的信息舍弃不用是一件令人极度挣扎的事情，不过请记住，没有哪个观众能把你讲解的所有内容都原原本本地记住。实际上，你讲的内容越少，他们能记住的就越多。

3.1 编辑文稿

幻灯片上的文字越少，字号就能越大，设计的空间也就更广阔。

压缩信息，在幻灯片上只显示必要的部分，也更方便你做演讲，因为幻灯片上的内容可以作为快速参考点，让你从容不迫地完成演讲。

通过把关键点压缩为几个简单的单词，学生不仅能够更容易抓住重点，在听讲的同时充实笔记内容，而且文本和图片（剪裁后）也能被放大。

设计者甚至可以考虑根本不在幻灯片上使用项目符号，而仅仅保留了书的视图。和那些冗余的文字相比，图片和题目将更深刻地印在学生的脑海中。

3.1.1 避免使用过长的完整句

做演示文稿时，你基本不需要写完整的句子，特别是字数很多的完整句。不过，在演讲过程中，你要讲完整句，这样观众就能够快速浏览幻灯片上的要点了。

幻灯片上的文字数量有限，你可以尽情演讲，而观众也能较容易地抓住这点。

3.1.2 不要展示笔记内容

如果你想自己讲解这些内容，请不要把你要讲解的所有内容都展示在幻灯片上。要不然，你还有露面的必要吗？

请不要把你要演讲的内容都写在幻灯片上，给观众一个听你激情陈辞、娓娓道来的理由。

不要照着幻灯片来读，这样就强调了你才是本场的权威和焦点。这同样也暗示了你对所要讲的内容了如指掌，边演讲边教学也能应付自如。

3.1.3 尽量使用主动语态

主动语态用的文字会少一些，而现在我们需要删除冗余的文字来阐明主题。

如果一句话采用的是被动语态，我们一眼就可以看出来，因为被动语态中没有人对主句行为负责。就好像你在对一群人讲一件事情，却不愿意指责某人。

“办公室的微波炉被某人毁坏了。”采用的是被动语态。

“乔治毁坏了微波炉。”采用了主动语态。

如果你发现幻灯片上用的是被动语态，那么请把它改成主动语态。

应用主动语态可以使句子更加鲜活，更重要的是，对于幻灯片来说，主动句用的字要少得多。

当然了，你也可以考虑在幻灯片上不放一个字，因为观众通过视觉可以获得相应的感官信息，通过听觉可以获得你讲解的相关内容。

3.1.4 避免使用ing

ing”形式的动名词趋向于被动，且词义较弱，如果采用“ing”形式，句子中的字数也会更多。

幻灯片中的文字越少，可使观众越好地聆听你的演讲，做好笔记，同时还能越好地领会你的演讲主旨。

3.1.5 文本编辑小实验

之前所讲的指导方针都是为了精简文本，这样，你就可以：（1）设计出更多更好的方案；（2）不会让观众觉得枯燥乏味；（3）阐述得更加清晰；（4）使观众聚焦于你及你所讲的内容，而不是去读幻灯片上的大量文字。

即使你把演示文稿上传到网上，也需要把演讲者注释一同传上去。要仔细考虑哪些内容放在幻灯片上，哪些用来讲解，哪些印发放给与会人员。

3.1.6 有时，文本也是必不可少的

我讲解的目的并不是要定下“重要项目永远都不要多于5个”、“每一项中的字数永远都不要超过3个”、“每张幻灯片上的字永远不能超过6个”之类的规则。而只是让你清晰地阐明主题。有时，这就意味着你需要使用大量的文本。如果需要写下更多文字才能把主题完全阐释清晰，那么就写吧！

3.2 将文本分散放在多张幻灯片上

我一直都不太明白，为什么演讲者经常把所有重点项目都放在同一张幻灯片上。幻灯片又不花钱，不管是6张还是100张都是一样的！所以，请把文本信息分散放在多张幻灯片中去。

请记住：做演示的目的就是要清楚地交流与传达信息，所以请清楚地呈现这一点。

在讲师继续详细讲解和回答问题的时候，我就可以聚精会神地听讲了，而不用一边听讲一边费劲看清幻灯片上的文字。

为什么不要把5个重点项目放在同一张幻灯片上。当你开始讲第一点的时候，观众正在努力把这5点全部记下来。那么，为什么不一次只讲一点呢？这样的话，观众既可以很快把要点记下来（或者添加到分发给他们的资料中），又不会分散对你的关注度。这不是两全其美吗？

一次性把5点全部展示出来的一个结果就是，字号会非常非常小。

加上观众担心的事情实在太多了，所以他们很难掌握全部信息。

当然了，你可以切换，让要点一条一条地跳进页面，但幻灯片又不花钱，为什么要这样做呢？多做几张幻灯片不就可以了吗？

3.3 PPT中应含有多少张幻灯片

我发现一些PPT设计高手规定了一份文稿中应该含有多少张幻灯片。假设你的PPT用了46张幻灯片，而且看上去优雅整洁、条理清晰，时间把握得也很准。但有人告诉你：“老兄，这样不行！一份优秀的PPT最多只能含有18张幻灯片！这是规定！”所以，你只好把全部信息硬塞到18张幻灯片中去！而讲解这两份演示文稿所需要的时间是一样的！但现在它给人留下的印象则是拥挤不堪、杂乱无章，而且不易于理解——太缺乏清晰度！

关键不在于幻灯片的数量，而在于是否有效组织内容，是否个性化展示内容。

如果所有要点都是围绕一件事情展开的，而且你不会详细讲述某个具体的要点，那么当然要把它们放在同一张幻灯片上了。如果你愿意，可以一次显示一条重要项目。如果要详述那些项目，可以将其扩展为多张幻灯片。

3.4 有时一张幻灯片上需要放置大量内容

有的时候做演示，确实需要在一张幻灯片上放置大量内容，这是一个不争的事实。幻灯片上显示的可能是一张复杂的图纸、图表间的对照，也可能是任务的进展情况。或者，演示文稿可作为一个文件分发给每个人，这样幻灯片上的内容就要比你进行个人现场演示的内容多得多。这时，最需要幻灯片在文本和设计上都保持整洁、利落。

请记住：不管PPT是在办公室现场展示还是上传到网上，一定要留有写“演讲者备注”的地方。

将幻灯片设计得清晰明了，不过前提是你要确保信息本身清晰明了，言简意赅。

第4章　切题

请记住：制作PPT的目的就是要把某件事情表达清楚。幻灯片上与主题无关的项目越多，你的注意力就越难以集中，观众也越难辨别出重点在哪里，在听你讲的时候就很难完整准确地理解你。

除此以外，还请谨记：符合一类观众要求的演示并不一定能讨另一类观众的欢心。

一场演示不可能适合6种不同的受众群体。不过，你可以先创建一个包含这一主题全部内容的主演示文稿，然后再为不同的受众群体分别量身定做相应的副本。

4.1 去掉冗余的材料

实际上，把一些与主题无关而又对观众的思路有错误导向的图片放在这里，还不如什么都不放。也不要在空白处填充一些如直线类的乱七八糟的东西。

一、整个演示过程都很精彩；二、大家带回办公室的资料非常棒，不仅有用而且美观大方，人们会把资料妥善保存起来，而不会随手扔进垃圾桶。公司的标识最好是印在对观众有所帮助的资料上，而不是出现在昙花一现的幻灯片上。

4.2 背景

（1）所选择的背景要对演示起到补充说明的作用，要与演示相关，而不是与之抵触或看上去让人迷惑。

（2）内容与背景材料是融为一体的，不要把材料随意堆砌在幻灯片上。

文本被直接放置在了这个分散观众注意力且与主题无关的背景之上，你会认为既然微软公司把模板设计成这个样式，那肯定是没有问题的。千万不要这么想。

4.2.1 信息越复杂，背景越简单

有时候，在一张幻灯片上放置大量数据是不可避免的。请谨记：必须放置在幻灯片上的文本、图表或图像越多，背景就一定要越简单。

没必要每张幻灯片都使用完全相同的背景（详见第8章），所以，如果你特别喜欢某个图表型主题，而且此主题能将幻灯片的内容紧密关联，那么就可以去除有大量数据的幻灯片上的无关紧要部分。

4.2.2 何时应用纷繁复杂的背景

如果幻灯片上数据的字体足够大、足够黑，便于理解，那么纷繁复杂的背景也很好。

4.3 切忌使用过时的剪贴画

一定不要使用过时的剪贴画（特别是过时的动画效果），即使是软件自带的。既然插入乱七八糟的剪贴画的时代已经过去了，那就让它过去吧。

如果有人说一定要在每张幻灯片上都插入剪贴画，千万别相信他，那简直就是胡扯！在每张幻灯片上都放傻傻的剪贴画只会降低演示文稿的水准！

根本不放图片也比放一些与主题无关、上个世纪使用的剪贴画要强得多。

即使没有这些分散大家注意力的小图，幻灯片也有着足够的视觉趣味性。去掉剪贴画之后，标题可以设置得更粗一些，也可以稍微大一点儿。不仅如此，还可以考虑把这些项目符号设置得更小一些。强调重点，弱化次重点。

4.4 请使用与主题相关的背景图

美中不足的是，具有感染力的图片与主题一点儿关系都没有。

使用无关图片引发的一个问题就是，我们的注意力会被这些绚丽多彩、令人振奋的图片所吸引。

我的右脑会敬畏地捕捉这些有感染力的图片，同时我又要用左脑来理解你讲的内容。

不管你选择使用哪种方案，重点是图片与主题相关。

整个幻灯片都采用颇具感染力的图片会存在一个问题，就是找到这样的图片绝非易事，也很费时，在演示中插入视频剪辑当然没问题，但请不要浪费我的时间！同时能够用语言文字说明为什么那段特别的视频剪辑与你的演示主题是相关的。如果能这样做，不妨使用吧！

第5章　动画

我发现，一些PPT设计高手坚称在幻灯片上插入动画效果是世界上最离谱的错误。事实证明，在幻灯片中插入少量动画效果很受大家欢迎。我们喜欢用一些动感、有活力的元素来为幻灯片添彩，也对酷酷的动画切换情有独钟。

使用动画效果和幻灯片切换并不是问题，问题是人们对它们的乱用。

5.1.2 主要议题切换要简明清晰

在主要议题切换时，作为视觉线索的幻灯片切换特别有用。一般情况下，在大部分幻灯片中，我会采用叠化效果进行切换，因为我喜欢那种非侵入性的感觉，但主要议题间转换时，我会使用一种能清晰地暗示观众接下来会发生什么的切换方式。

我不会在一个演示文稿中使用应用程序中所有好玩的切换。

5.1.4 用动画效果阐明主旨

如果运用动画效果有助于更清晰地阐释演讲者的观点，那么当然可以用了。

5.1.5 用动画效果清晰阐释表格

某些情况下，对一个图表或曲线图运用一点动画效果，能够使要强调的主要元素更加突出。

谨记：在这里采用动画效果的目的就是阐明相关主题。请不要随随便便地让某一物体闪来闪去。

5.2 动画须知

（1）动作本身就会引起观众的注意，所以不要随便采用动画效果，只在提醒大家有一些特别的东西要向他们展示的时候，才采用动画效果。

（2）一不小心就容易采用过多的动画效果及各种各样疯狂的切换。通过限制动画效果和切换数量，不要让观众体验软件提供的所有精彩切换，这对观众来说并不是件坏事。观众们会习惯的，他们甚至会感谢你呢。

第6章　情节

PPT的情节就是指故事发展的主线。精彩难忘的故事情节应该包含故事的开端、发展和结局。作为观众，我们希望能逐步了解演示的内容，并不希望直奔故事的发展阶段；我们希望知道下一步会介绍什么，有哪些内容让我们有所期待；我们希望一路充满乐趣和新奇，而不是乏味和枯燥；我们还希望整个介绍过程跌宕起伏，让我们享受其中；当笔锋一转，我们知道，哦，原来我们已到达尾声部分。

情节包含故事本身和人物之间的关系。当你演讲时，要尽可能和观众产生共鸣。你可以通过PPT、自己的说话方式，抑或演讲内容本身来实现这一点。

6.1 好的开端

电影也是如此。即使电影在片头字幕显示前就已开始放映，或者片头字幕同电影一同展开，前几分钟都只是介绍性的情节，因为要有前期铺垫才会正式进入主线。制作PPT时，也请按照这样的思路来考虑。

把你的演示文档想象成一个故事。

6.2 告诉我们你的演讲思路

介绍一般性概念之后，花一分钟时间来告诉我们你接下来要做什么。不管这是推销商品的言辞、授课的讲义、历史的瞬间，还是公司简介，请告诉我接下来你演讲的思路是什么，以及大约耗时多久。

6.3 文本与图片

并不是所有的PPT都需要图片，很多只有文本（特别是那些赏心悦目的文本）的演示文稿也能很完美地阐释主题。而有些PPT，演示者介绍时只显示图片，效果只是一般般。

大多数情况下，我们需要将文本和图片结合起来。一种理解方式是，PPT中的文本可以理解为数据和资料，而图片则可以理解为感官冲击力。你可能在告诉我受非洲某地小额贷款影响的妇女人数的统计数据，同时配有一张非洲马里妇女和她的孩子们站在羊群中的照片。

6.4 故事以人为本

不管什么时候，PPT都要以人为本。当观点、表格、图像等演讲内容与人有关时，应用这一原则其实并不难；但当你教授一门关于核磁共振光谱的课程时，要实现这一点就比较难了。所以不要胡乱将与人相关的故事安插到不恰当或者令事情复杂的地方。但如果恰如其分，何乐不为？

你讲话的方式、演讲的方式可使观众兴致勃勃，也可让他们昏昏欲睡。你必须学会与观众沟通，直视他们，从他们脸上搜集信号——无聊、混乱，还是启迪……并做出相应的回应。

看着你的观众，和他们对话，聆听他们的想法，就像在日常生活中交流一样，他们就会和你产生共鸣。

6.5 讲述相关故事

有时，演绎一段别人的、你自己的或你的宠物的真实故事可以帮你阐明观点，但是，有时候这样做只是在说些不必要的话，无聊至极。二者之间的差别确实很微妙，不好拿捏。

很多演示文稿可以通过激起人的兴趣而赢得观众，但是故事并不是所有PPT的关键所在。

盖伊·川崎（GuyKawasaki.com）给出了制作PPT的10-20-30原则，也就是10张幻灯片、20分钟、30个要点。

如果你的故事非常切题，如果它有助于演讲的展开，如果它是生活中一个不可或缺的重要教训且与主题十分相关，如果它既有相关性又能够让人如痴如醉，那么请讲给我听吧。但是请谨慎使用自己的故事，我曾经听过演讲者在整个60分钟的时间里一直都是在喋喋不休地讲自己的故事，大多数观众都是带着“整场演讲都是关于他个人的故事”这样的印象离开的。

我只是鼓励并且建议你，认真思考演示中讲述的故事是不是也是你试图传达的主题内容？不要让那些无关的故事喧宾夺主，掩盖了你演示文本的初衷。

6.6 调整演示节奏

如果整场演讲都采用“整齐划一”的节奏，那么，不管节奏是迅速而激烈，还是缓慢而令人深思，只能说这场演讲是单调而枯燥的。

请记住：你是激情澎湃的人，是整场的明星，千万不要成为幻灯片的附属品。

所以，你可以用解释性的照片来快速浏览部分演示文稿，我们能够快速理解这些形象。对其他部分，则可以适当放缓节奏，即使是文字（用小写的，不要全是大写）也可以瞬间融入到我们的脑海。所以，可以尝试着迅速浏览幻灯片上的一两个字。只要注意到调整节奏的概念并付诸行动，你就会找到调整演示节奏的所有方法。

6.7 结束演示

当演示结束时，请以明确的方式告知观众，而不是因为你停止讲话了，观众才由此尴尬地判断出演示结束了。每个故事都是有始有终的，演讲也不例外。

6.8 给观众留下提问的时间

因为你经常去听演讲，所以你知道，观众们总是很希望能在演讲结束时有提问的机会（不管他们是否真的提问题）。所以请勇敢地站起来，诚恳地请求提问。如果你不能应付演讲主题的问题，那根本就不应该来作这场演讲。

视觉演示设计四原则

对比

如果两项不是一模一样，那就让它们彻底不同。对比之所以会吸引大家的注意，是因为它创造了兴趣点，通常这个兴趣点就是整个演讲的焦点所在。对比是戏剧中常常运用的手段，也是合理安排幻灯片上内容的一个工具。

重复

在整个演示中重复一些设计方面的要素。重复使用一些元素会使你的幻灯片文档看起来风格更加统一。这不是说所有的内容都要看起来一模一样，只是你的图形要素要贯穿。

始终，把所有内容维系在一起。

对齐

幻灯片中的所有内容都不应该随意排列。每张幻灯片中，至少有一个边要对齐。

亲密性

把所有相关项目整合在一起，物理距离的接近意味着一种关系。内容的一体化会使页面内容更加明晰。

请谨记：设计PPT的目的并不仅仅是让它看起来更漂亮，而是要实现更清晰表达的

目的（决不是说把所有信息随意堆砌在一起，而根本不考虑其视觉效果）。这四项基本原则不仅要提升PPT的美感，还要进一步使展示的信息更加连贯、简洁、直接。

字体的对比

你可以通过各种途径制造对比，其中，最简单的莫过于运用字体的变化。请注意，对比不仅能使你的幻灯片看上去更有冲击力，对于那些坐在演讲大厅最后面的观众来说，这样的幻灯片也能更加清晰，更加方便阅读。

其实字号也不是特别大，只是更好看清楚。对比并不需要走极端才有效。

颜色对比

请牢记：无论在电脑屏幕上它看起来有多棒，在投影屏幕上都不会那样鲜明，那样清楚，甚至差的时候会出现色差。

设计的目的之一在于视觉感受，既然你在读本书，那么我就假设你希望看到的页面是简练的，要做到这一点就需要有意识地向那方面努力。注意你所看到的一切，听从眼睛的指引！

对比突出内容

对比可以提供一个坚实的基础来传达演讲内容。

就像我常说的，通常我们不会仅局限于一种设计原则，而是同时运用几种来达到效果。我们会运用醒目的字体、大大的图片、浓重的背景，以加强对比效果。

利用对比来组织内容

各元素之间的反差对比可用来组织内容。每张片子上的信息对比会成功地引导读者的视线，因为对立的东西更容易吸引人们的眼球。对于大部分幻灯片来说，其本身内容就不是很多（也不宜多），我们也无须过多考虑内容如何组织，但早些掌握这一技巧并无坏处，待下次遇到时，也好知道如何处理。

第8章　重复

任何多次出现在幻灯片上的内容都可称之为重复元素。

重复创建一致性

最简单的重复应用就是创建形式一致的幻灯片演示文稿，但这并不意味着所有幻灯片都要一模一样，只是说你要有意识地创建整体风格统一的演示文稿。

首先我们只做一件事：我们不使用默认的背景而是特意换成与内容相关的背景。

重复使用一种风格

原幻灯片（左上方那张）上的正文就是你要演讲的内容，所以你当然不希望它们全部显示在幻灯片上！与会者需要记住的要点都印在资料上面了。

你只需保证：（1）只让真正需要在幻灯片上显示的文本出现（记住你的幻灯片旨在强化你的演讲效果）；（2）投入少许资金购买图片以优化你的演示文稿。收集一些字体同样有益。

也许你会发现原幻灯片同样使用了重复的字体以及多次使用剪贴画，的确是这样，但是区别在于原幻灯片上的重复很微弱，它是被动的，不连贯也不美观。

我们的思维喜欢有条理的东西。

我们置身在一个视觉为王的时代。

重复使用同一图片，但使用形式不同

重复并不代表每次都必须使用完全一样的图片。你可以重复相同风格的影像，相同的色彩，相同的设置，任何使幻灯片保持连贯性的重复模式都可以使用。

在变化中实现统一

如果某个组件在视觉上有很强的感染力，那么通过不同的方式来重复同样可以达到一致性。抑或，你手上的某些元素很明显是一组形象（也许是几何图案），就可以用不同的方式将它们展示在幻灯片上。可能你有一个以圆形作为背景图片的方案，圆形是一个很醒目的形状，我们可以将不同大小、颜色和布局的圆形放置在幻灯片上，仍然可以达到统一的效果。

重复并不等于千篇一律

重复这一原则并不是说所有内容都要一模一样。在同一组幻灯片中，你就可以使用不同的背景、字体、色彩以及设置等。只要记住“重复就是使整个演示文稿统一的元素”。如果有一个醒目的主旨贯穿文稿始终，那么就可以改变这种模式，把注意力放在新的主题或者边线上，然后再回到主显示模式上。或者将主题变换形式后以副标题的样式出现。

然而提请大家注意的是，在每张幻灯片中都放有公司标识并不是本章所指的“重复”，这样做只会使整个页面看起来无序、混乱、令人厌烦。

第9章　对齐

对齐是指对页面上的各种元素进行整理，从而使页面看起来结构清晰、内容连贯。它清理了页面，使信息传达得更清晰。

对齐的思路就是需要有意识地决定如何在页面上放置内容。千万不要将一些文字或者图片随意地放在页面上！幻灯片中的每项都应该与单张幻灯片紧密联系在一起，所以一组课件的幻灯片的对齐方式也需要一致。不再是把某一项放在空白角落处，而是确保每一项都是对齐的。

对每张幻灯片进行对齐处理

即使在你的幻灯片中有很多文本（我是不推荐这么做的，但有时你认为有必要这样做），对齐方式也仍然是最重要的工具，它不动声色地就可以把一个繁杂页面整理得美观大方。

如果我们将所有文本对象对齐，处理过的视图会发生惊人的改变。一张整齐明了的幻灯片也让人更易于获取信息。

一定要注意不是所有的内容都必须排在一行的（例如不是上边和下边都得平齐），只要有一致的连贯性就可以了。

对一组幻灯片进行对齐处理

让色彩亮起来！

有意打破对齐方式

在制作幻灯片时，你会发现为了使幻灯片连贯一致，必须对对齐方式做一些调整。要学会使用软件来创建适合演示内容的母版页。如果你使用的是PowerPoint，它一般都会用默认的字体大小和间距，那么我再提醒你多学习一些软件的知识，学会怎样操控PowerPoint，而不要被它牵着鼻子走（参照第12章中的一些建议）。

第10章　亲密性

幻灯片中的各项是否紧密排列在一起，通常就是在告诉观众它们是否紧密相关。各项之间的间距直观地说明了一切。

各项越是紧密地排列在一起，它们看上去就越像是有密切的关联。当各项相距很远时，它们是被理性地区别开了。在安排幻灯片内容时请记住这些。

制造关系

亲密性创造了关系。我们不自觉地就会认为紧挨在一起的内容会有一些关联，在你的PPT中请注意这点。再想一想人际关系，我们是怎么根据人们彼此之间的亲密性来假想他们的关系的，下次聚会的时候，可以有意识地去关注谁跟谁关系密切，以及你有这种想法的理由。现在把这些想法付诸你的幻灯片中——哪一些是有关系的？

把亲密性与对齐方式一起使用，你就不会出错。你的幻灯片不仅美观，而且你要表达的信息也会更清晰。

有空白，没问题

有时演示者想要扩展文本内容来填补空白。实际上你不需要这么做。有一些空白的地方是没关系的。实际上，专业的图像设计最重要的一点就是有序地留白。就是说空白作为独立的一项，也可以是有意编排在幻灯片上的。

在幻灯片上有大量空白是没有关系的。你不需要为了填补空白而展开文本内容（这样也行不通）。

不要被空白所限

结合使用亲密性和对齐方式时，你就不会受空白或者是两个主题之间的空间的限制。空白需要流动，也需要一个出口。当你刻意控制空白处的尺寸，它就会使各项分隔。

亲密性利于清理并组织

移动项目到相应的归组位置，你的幻灯片马上就会变得更清晰，同时这也有助于你组织信息内容。

要留意目光要在幻灯片上跳跃几次。

亲密性是起点

所有这四项原则（对比、重复、对齐和亲密性）协同作用，而亲密性是很好的入手点。

第11章　综合运用

着手运用所掌握元素制作PPT吧，整体效果一定会大于部分之和。也就是说，单一地运用一条原理，不如把它们综合起来运用更重要，这样会产生意想不到的效果。

对比不是一味求大，而是各要素间对比突出，重点是要标清立意。

重复不是一味求同，而是将各幻灯片联结起来，保持外观一致。

对齐不是一味求齐，而是幻灯片中的每一项和其他项在视觉上关联，全部幻灯片中的各要素风格一致（也可以称为知识性组织）。

亲密性不是一味求拢，而是相关联的系统各项聚合成组，当然目的依然是标清立意。

清晰：是什么使得文本清晰明了？

关联：是什么使得图片相互关联？是什么让文字有针对性？

动画：是否在某些地方有效利用了动画或者特殊切换？

情节：注意它是如何开始和结尾的。是否在故事中加入了人文内容，是否条理清晰？

对比：哪些地方运用了字体、颜色、大小以及布局的对比？

重复：列出重复的元素，如颜色、对齐、影像、字体，以及字号大小等。

对齐：尽管很多对齐都在使用，但你不难找到贯穿整个PPT的清晰的对齐方法。画线连接吧。

亲密性：注意信息在哪里汇总成集。

衡量未来成功营销人员的标准，不是看他们多么成功地把故事讲给观众听，而是看观众如何津津有味地讲关于他们的故事。

                                                                                                                            ——蒂姆·史密斯

第四部分　基本原则之外

充分准备比盲目乐观更行之有效。

                                               ——约翰·托雷特

12.1 关闭自动调整

在PowerPoint里，最重要的一件事情就是关闭自动调整功能。自动调整是指在你输入文本或者调整文本框时，自动改变文本尺寸的功能。这一功能几乎会毁了你的幻灯片的整体性，当自动调整功能开启，你会发现字体大小不一，行距也参差不齐。

12.3.2 段间距调节

在电脑上操作时，你每单击一次“返回”或者“回车”键就会创建一个段落。或许你只认为这只是3行文字而已，就好像一个地址里包含3行，但对于你的电脑而言，它就是3个段落。每个项目符号也是一个段落。所以段落间距的调整，需要掌握段落间距的“段前”和“段后”的使用功能，与行距调整有所不同。

不要用双击“回车”或者“返回”键的方法去改变两个段落之间的距离。这样会使得段间距过大，不美观也没必要。

12.3.4 齐肩回行

这点非常重要哟！当你的项目内容多于一行，那么文本一定要对齐，也就是说，文本不应该在项目符号下直接换行，应该齐肩回行。

第13章　讲义文稿

讲义文稿是大多数PPT最重要的部分。有时候没有必要提供讲义，例如，当你在做一个主题演讲，可能更像可视讲演，或者你在做一个讨论热烈的哲学问题评论会。

但是大多数时候，观众希望能够带一些切实的东西回到办公室或家里。对于观众来讲，讲义文稿更容易研习、标注，或提前知道何时讲完。

如果幻灯片中有数据图表和表格，讲义文稿更是方便观众读取和标注。

13.1 关于讲义文稿的真理

恰恰相反，精心准备的讲义文稿正表达了对观众的尊重，或许观众还会更加关注你的演讲。

作为观众，我希望能随时做些笔记；我希望能在讲义文稿上勾出重点，做好笔记告诉自己哪些需要反复温习，哪些需要回去汇报，哪些可以加到自己的报告中等；我也希望能记录下你说的那些趣事。很久以前，边听边记录就是我们学习的技能之一，这也是我们从学校里掌握到的。如果你精心准备讲义文稿，观众就可以跟着讲义文稿的思路层层深入，获得启发之处也可以随时标记下来。

13.1.1 这是一个永久记录

所以你要做些额外的工作来制作一些有用的可以留存的资料。如果你做的工作有价值，自然也会提升你整个PPT的效力和影响。听众会非常感激，你也会看起来非常专业。他们得到了一些可以藉此记起你的东西，你的演讲想必也会余音绕梁。

所以你花在讲义文稿上的功夫肯定要比PPT的要多。加之，如果一个PPT频出问题，你就更有可能想要重做一次。而每一次，都会做得更好。

13.1.2 发布备注文稿

切记，备注文稿的要点是演讲者要给浏览者提供有关其精彩PPT的更深入的见解。把这些见解置入备注文稿，就可以免去把一切都写进那些小小的幻灯片中了。

第14章　别理会那些滥规矩

有些规矩可能有良好的事实基础，却被一些非设计者们在制作放映用的幻灯片时所误解。他们自己没太大信心，所以对这些规矩的理解就会比较刻板。

指导方法可以为你提供极佳的着手点，但是许多规矩需要去打破。

14.1 不要念幻灯片

重点不在于要不要把幻灯片上的内容读出来，而在于要避免幻灯片上再现你要说的话。不把你要讲的话写到幻灯片上，你就不会读到它了。

我总是会大声朗读我的幻灯片内容。一方面，幻灯片上并没有太多文本内容，但这些文本内容却都是我要讲的。所以我开始演讲时，恰恰要从幻灯片的内容入手。这样观众会通过两个途经获取信息：一个是听，一个是看。同时，他们手上还有我为他们早早准备好的讲义。

就像我之前提到的，“不要念幻灯片”的警告实际上说的是这样一种状况。你把所有的信息都显示在幻灯片上，演示时有如照本宣科一般。所以问题不在于你读幻灯片，而在于你把所有要讲的内容都编辑进了幻灯片中。以后不要这样做了。

14.3 不要使用动画效果

这条规则的真正用意其实是说“不要使用那些令人生厌的动画效果”。也就是说，不要把每个字都一个个字母地显示到页面上，不要千篇一律地让信息文本由边角旋转飞入，不要使用老掉牙的小动画图片，不要在每帧幻灯片之间都使用棋盘式转换。

14.4 不要使用多个背景

背景转换也是给观众的一个信号，要确保此信号是你希望传递给他们的，它可以是一个新的主题，一个新的想法，或者是一个特殊的标注。切记，一旦背景开始转换，观众纷繁的思绪就会开始处理这些背景信息，特别是当有趣的画面背景出现的时候。如果背景与你所讲的内容不符合，那你可能就要失去观众的部分注意力了，因为这会儿他们的头脑中还在处理刚看到的背景信息。

14.5 幻灯片上不能没有图表

如果内容和字体本身都有些乏味，随机摆放的图形也不会让它好到哪儿去。

14.6 一页幻灯片中项目符号不要多过5个

这个原则的主要问题在于，它让所有的人觉得在每一页幻灯片中都可以放置5个项目符号。但重要的是，正如我在第3章解释过的，你不必一开始就把所有项目符号放在同一页里。只要掌握了这一思想，那么在开始展开幻灯片时，就要确定哪些是需要扩展到多张幻灯片的，而哪些需要在同一页中显示，这样你就可以基于PPT的要求来确定应该放几个项目符号，而不是胡乱地安排。

14.7 每个项目符号不要多于两三个词

控制字数，尽量简洁，但不要因为这一规定就强加限制。内容清楚明了就好。

14.8 不要用PowerPoint

PowerPoint不是症结所在——演示者无效使用PowerPoint才是真正的问题。那些人之所以宣称不能使用PowerPoint，是因为他们自己不知道怎样正确使用。所以正解应为：“学习使用你的软件，学习创建有效的PPT。”

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