盘点(Inventory Count),按照Wikipedia的定义,通常是指经济管理学会计分支中的术语,其目的是通过对企业、团体的现存物料、原料、固定资产等进行点检以确保账面与实际相符合,以求达到加强对企业、团体的管理的目的即对库房中的实物库存作清点,与系统库存记录作对比,并且更正系统记录的过程。在库房库存管理的操作中,盘点通常指的是存货盘点。本文下面所讲的盘点,也都默认为存货盘点。
1. 盘点方式:
盘点的目的是使实物与帐面相符合,为达到这一目的,需要了解实物库存信息和帐面库存信息。一般来说,帐面的库存信息都会在公司的ERP信息系统中,而实物库存信息,则是通过盘点过程来获得的。
按照盘点范围的不同,盘点可以分为全盘,抽盘;按照盘点的时间分布的不同,盘点可以分为全盘和×××;按照盘点时是否随时查看系统记录,盘点可以分为明盘、暗盘。
A:抽盘和全盘:
这里的抽盘指的是选出部分SKU,获取实物库存信息并与帐面库存作对比;与此对应的全盘则是指,将库房内的所有SKU作盘点。
与全盘相比,抽盘的最大优势在于工作量小。由于只选择部分SKU作盘点,抽盘的工作量远小于全盘。但是,抽盘同时也具有信息不准确的缺点,毕竟是只作了一部分的实物盘点,其他的部分都是按照被抽中盘点SKU的情况作的推算,误差肯定是要大于全盘的。
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实行抽盘时,为使得盘点结果尽量精确,需要遵循以下原则:
1). 作实物盘点的SKU随机选择,随机选择的结果才会平均,反映库存真实情况;
2). 作实物盘点的SKU数量必须达到一定规模,规模越大,反映库存真实情况越准确;
B:×××和全盘:
这里的×××指的是轮流盘点,即将库房分为数个区域,每次只盘点一个区域,数次操作就可以将整个库房盘点完成。×××的优势在于,在大型和超大型库房中,盘点的工作量太大,不可能在短时间内完成,且库房还要维持正常的收、发货运营,不可能一下子让盘点占据很多的资源。所以才会有了将大量的工作分解到各天完成的盘点方式。但同时,×××对于库房的系统有着较高的要求,例如,每次盘点的操作之前,需要精确地了解到库房每一个SKU的库存状态。
轮流盘点做到极致,就变成了循环盘点,也就是说,在一个盘点周期(两次盘点开始之前的时间)内,正好完成所有的盘点工作,然后再重新开始来过。采用循环盘点的公司往往是已经将盘点当成了一项日常工作,会有专门人团队和人员,专门从事盘点工作。在循环盘点的公司中,盘点周期不定,往往是在一个星期到一个月之间浮动。
C: 明盘和暗盘:
明盘指的是,在盘点时,随时与系统库存数据作对照,随时发现问题,随时作记录和修正;而暗盘则指的是,盘点时只记录实物库存信息,等全部盘点完成后,再和系统库存数据作对比。
明盘和暗盘各有优缺点。明盘的优势在于,可以即时发现问题,不论是库存信息不对应,还是盘点人员操作失误,都能在极短的时间内发现;而暗盘的优势在于,盘点操作很简单,而且效率相对高很多(不需要实时核对)。
如果不考虑操作人员的失误,在库房运营中,使用较多的是暗盘,因为暗盘能够更好地反映实物库存的状态。明盘时,有可能出现操作人员刻意修改和更改库存数据的情况。
2. 盘点流程:
虽然盘点方式各不相同,但盘点的流程基本是类似的,以全盘+暗盘为例,盘点可以分为以下的几步:
A. 盘点准备:
盘点的操作原理都很简单,但是由于盘点会与所有的库存相关,因此影响很大,操作之前需要做好准备,一般来说,盘点前的准备需要如下:
1). 制定盘点计划:盘点计划中需要做好盘点时间、盘点人力分配、盘点进程(包括初盘、核对、复盘)的计划,用以指导盘点;
2). 锁定库存:库房中的实物库存和帐面库存,由于进、销的影响,一直都处在动态变化中,为了盘点,需要将库存置于静止状态,也就是要停止所有与库存记录相关的操作,包括收货、发货、库存转换等等;
3). 帐面库存导出:在库存锁定后,需要将帐面的库存信息导出,以备与盘点获得的实物库存信息作对比;
B. 初盘:
初盘指的是第一次盘点。操作人员分好区域后,各处盘点自己所相关的区域,并作好记录。在盘点记录中,需要记录货位号、SKU编码以及数量,如下表所示:
![](http://www.boyihudong.com/uploads/allimg/110531/152555HV-0.png)
C. 核对:
初盘完成后,取所有人的盘点结果作综合处理,得到一份初盘后的实物库存记录,并将这份记录与系统中导出的帐面库存记录作对比。理论上讲,库房中与库存相关的每一次实物操作都应在系统中留下记录,因此实物库存与帐面库存应当完全一致,但这只是理论而已。实物库存和帐面库存总会出现差异,将差异单独列出来,如下:
![](http://www.boyihudong.com/uploads/allimg/110531/15255524a-1.png)
D. 复盘:
初盘得到差异记录后,还需要再作一次复盘。复盘的目的,在于确认审核初盘过程中发现的差异记录,因为记录中的差异,除了实际差异外,还有可能是因为操作失误导致的。复盘的过程,是给出有差异的货位号和SKU编码(但不告诉帐面数量或者初盘数量),由另外的操作员再次盘点。复盘完成后,其差异记录应如下:
![](http://www.boyihudong.com/uploads/allimg/110531/152555O34-2.png)
由于复盘的工作量比初盘要小很多,出错的可能性也很多,因此最终的数量以复盘结果为准。
E. 盘点报告+帐面库存调整:
经过复盘,确认实物库存与帐面库存的差异后,即可发布盘点报告,说明本次盘点的结果。盘点报告中,最重要的数据是库存差异率,这反映了库房实际运营状况。库存差异率分为两个,一个是综合库存差异率Ds,一个是绝对库存差异率Da,它们的计算方式如下:
Ds=⎮(∑实物库存金额/∑帐面库存金额)-1⎮
Da=∑⎮实物库存金额-帐面库存金额⎮/∑帐面库存金额
Ds反映了库房运营的财务结果,而Da则是从库存实物差异上指出了库存运营的状况。
盘点报告由公司确认后,下一步即调整帐面库存,使之以盘点得到的实物库存相符合。帐面库存调整后,本次盘点即宣告结束。
3. 一些问题:
A. 盘点的作用:
盘点耗时耗力,但做盘点却不会对收货和发货有明显的影响,那为什么要做盘点呢?首先,盘点的目的在于使帐面库存与实物库存相符合,这样做的好处在于,首先保证了客户体验,不会出现客户下了订单,却发现库房没有货,发不出货的情况;其次,盘点可以使得公司在财务上对自身有更好的认识;第三,盘点可以发现库房在运营中出现的问题,方便对症下药。
B. 为什么会有库存差异:
库存差异的出现,是由于实物操作与系统库存不匹配,主要有以下几类:
1). 检货、出货错误;
2). 收货错误;
3). 库房内部损耗;
4). 失窃;
5). 库存转换错误;
6). 其他。
C. 盘点中的注意点:
盘点有几个困难,可以自己思考
1). 如何确保操作人员数对;
2). 如何保证操作人员记录对;
3). 如何快速地与帐面库存记录对比,找出差异;
D. 其他的一些盘点方式:
在前面介绍的A货位系统中,由于库存数量与货位号实时绑定,所以可以不锁定库存,一边收、发货一边盘点。
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