如何在日常工作中高效处理问题
一、四象限法则,将工作任务拆分到四个象限中,逐个进行处理
1、重要且紧急-----立即去做
2、重要但不紧急-----排期待办, 将任务拆解为更细粒度的可执行事项
3、不重要但紧急------这些事情是否有必要做
4、不重要且不紧急------是否可以交给别人做
虽然四象限法则,大家都有听过,也知道该如何处理对应的这些事情,但我想每一个尝试要使用四象限法则来提升自己的工作效率的人,遇到的最大的问题,不是坚持使用四象限法则,而是如何将工作任务拆分到对应的象限。根据书中和自己的工作中的经验,我总结了以下几条规则
重要且紧急的事情:
1、工作中遇到的临时危机,必须要立即处理和解决的事情;如上线过程中遇到的问题
2、有deadline要求的事情
重要但不紧急
1、有助于完成工作,但不限制必须今天完成的事情
2、需要分拆多步骤完成的工作
不重要且不紧急
1、没有时间限制,且不会对提升工作价值有帮助的事情
2、可以交给他人来做的事,一般都处于该象限
不重要但紧急
1、临时需要处理的传达类的工作
二、衣柜整理法
收集→处理→组织→回顾→行动
【收集】:
1、随时捕捉需要做的事情,并简单记录在收件箱中;收件箱的使用方法详见我的另外一篇文章努力不后悔:印象笔记的初级使用方法
2、收集工具越少越好;以便对信息的整合,若存在多种收集工具,在后续会花费大量时间在信息的整合上
3、定期清空收集工具;若只收集需要做的事,但没有花时间和精力在解决问题上,时间久了,待办的事情会越来越多,再次导致没有头绪,不知道该如何处理
【处理】
1、2分钟之内可以解决的事情,不要犹豫,立马解决掉,并在收件箱中划除,建立完成任务的自豪感
2、可以安排给别人做的,立即沟通,并确认完成时间,设置好提醒时间,借助提醒工具进行提醒
3、需要拆解进一步的行动项的,写出子行动项
将需要安排给别人做的事情,艾特到具体的人,设置完成时间,具体步骤同2
将需要自己亲自完成的事情,设置预期完成时间,并借助提醒工具,在完成时间前,进行提醒
4、待办事项:将时间要求不是十分严格,可以在未来某个时间完成的事项,标记事件是什么?大致的预期时间,当处理到该事件时,按照上述1,2和3的步骤进行处理
【组织】将处理阶段各事项的结果,重新进行组合处理,进而得出阶段性结论
NB:
1、从最上面一项开始处理
2、一次只处理一件事情
3、永远不要再放回收集篮
【回顾】
每天工作第一眼;迅速进入工作状态
每周回顾;对这一周发生的事情进行复盘;对一些应该要删除的行动进行删除;设置不合理的行动重新进行规划
【行动】
工作和人生的6个高度规划法:
1、原则:价值观,原则和目标,如:工作是为了谋求更好生活的途径,追求无压,流畅,高效的工作
2、愿景:3-5年的工作目标是什么?
3、目标:一年内的阶段性成果是什么?
4、责任范围:当前所处的层面,我的角色是什么?
5、任务:所有需要一步以上完成的事情都是一个任务
6、下一步的行动:最细枝末节的事件,要将其全部放进我们的清单,逐一完成
自上而下的确定规划:
自下而上的完成工作,以达成最终愿景
个人目前觉得衣柜整理法最重要的是前四个步骤:收集→处理→组织→回顾,其中回顾的部分是整个事件中,价值最大的部分。当前三步已经形成习惯,第四步的反思回顾的部分的功效是指数倍增长的,每一件事的完成,都会伴随一些思考,一些复盘,以在下一次的行动或任务中更好的完成