Excel 让外来的数据快速准确地进入Excel表格

      

        也许我们大家知道，每到财务周期期末，统计部就非常忙碌。统计部需要从公司其它部门（比如说销售、开发和人力资源）获得数据，但是，不同部门的数据可能来自不同的软件或系统，这就使得财务报告的编制工作富有挑战性，对于有大量数据的公司来说，复制和粘贴显然不能满足要求，这时，导入就是最现实、最有效的方法。导入数据还有一个好处，一旦我们导入了数据，无论何时更新原始的数据库，Excel都可以更新，此项功能可以用于展示实时牌价、股价，非常实用。下面我们就以三个例子来说吧。

 

一、从文本文件中导入数据。

数据的导入：

        将下图所示的数据库文本文件导入Excel中，方法如下：

 

此文本文件有四个字段：地区、销售人员、销售日期、销售金额。

１、新建一个Ｅｘｃｅｌ文件，点“数据”选项卡，点“获取外部数据”组中的“自文本”。

２、选择要导入的文本文件，点击“导入”即可，或者双击要导入的文本文件。

３、下图中有这么一句话，文本分列向导判定您的数据具有固定列宽。这是因为我们用空格固定各个字段的宽度了。

 

如果我们用分号分隔各个字段，如下图所示：

 

则在文本导入向导第１步会显示：文本分列向导判定您的数据具有分隔符。

４、如果显示乱码，我们就在文件原始格式下拉列表中选择正确的格式。

５、原始数据类型一般不做更改，采取默认值，但我们也可以进行选择，看我们的习惯问题吧。

６、我们进行数据预览，若正常，则点“下一步”；若不正常，则根据具体情况进行更改。

７、分隔符号最基本的有四种，分别为Ｔａｂ键，分号，逗号，空格，我们需根据文本文件的具体情况而定。

８、点“下一步”，进入文本导入向导的第三步，我们使用此屏内容可选择各列，并设置其数据格式。

９、分别选中各列，依次定义地区、销售人员、销售日期、销售金额分别为文本、文本、日期、常规，设置完成后，点“完成”即可。

注意：

常规：“常规”数据格式将数值转换成数字，日期转换成日期，其余数据转换成文本。

１０、出现导入数据窗口，点单元格Ａ１，作为数据放置的起始位置，点“确定”。

１１、所有数据导入成功，如下图所示：

１２、我们可以发现，销售金额的小数位发生了变化，此时，我们可以设置此列（所需）单元格的格式，将小数位设置为２位，此时如下图所示：

数据的更新：

１、打开已导入数据的Ｅｘｃｅｌ文件，打开源文本文件，我们将伍贝贝的销售金额改为８０００．００。

２、修改完成后，点“文件｜保存”或直接按“Ｃｔｒｌ+Ｓ”保存文件。

３、切换到Ｅｘｃｅｌ，点“数据”组中的“全部刷新”，在弹出的窗口中，选择源文本文件，点“导入”。

４、Ｅｘｃｅｌ表格中的数据也相应更新。

 

 

二、从Ａｃｃｅｓｓ中导入数据。

 

1、导入Access数据库成数据表格。

      步骤：

       1）、新建一个Excel文件（或者在现有Excel文件中新建一个工作表），点“数据”，点“获取外部数据”组中的“自Access”。

      2）、选择要导入的.accdb文件，或其他格式的文件（如：.mdb）.

 

    3）、弹出导入数据窗口，选择数据的显示方式为“表”，点单元格A1，作为数据放置位置，点“确定”。

     4）、所有记录都被导入，还有筛选功能。

2、导入Access数据库成数据透视表。

      方法基本一样，只是在导入数据的时候选择的不一样，在这里选择数据透视表：

        导入的数据如下图所示：

         根据“数据透视表字段别表”的选择情况，数据透视表的内容会发生变化：

3、导入Access数据库成数据透视图和数据透视表。

      方法呢，就不多说了，我直接截图吧，嘿嘿。

     

     根据“数据透视表字段别表”的选择情况，数据透视图和表的内容会发生变化：

数据的更新就不用多说了，和更新文本文件时的方法是一样的。

 

三、网站数据的导入。

       1、新建一个Excel文件（或者在现有Excel文件中新建一个工作表），点“数据”，点“获取外部数据”组中的“自网站”。

         2、把我们所需要导入数据的网站地址复制到下图的地址栏中，点“转到”。

         3、勾选我们需要导入的内容（前方有向右箭头的）。

          4、选择放置数据的位置。

         5、点“确定”等待即可。

       6、数据导入。

更新数据

          1、手动更新数据。

           选中要刷新的数据区，右击，点“刷新”，可以手动刷新表格数据。

          2、自动更新数据。

          1）、选中要刷新的数据区，右击，点“数据区域属性”。

           

          2）、勾选“刷新频率”、“打开文件时刷新数据”并设置“刷新频率”，点“确定”。

        注意：我们有时候会发现，重新打开表格，数据并没有更新这是怎么回事呢？表格左上角有安全警告：已禁用了数据连接，点“选项”。如果选择“启用此内容”，点确定，下次打开表格，又会显示“已禁用了数据连接”的提示，要解决根本问题，先要设置一下，点击“打开信任中心”。

         1）、点“外部内容”，选择“启用所有数据连接”，点“确定”，再选择“启用此内容”，点“确定”。

         我们再次打开表格，表格左下角就会有一个地球的图标，数据更新成功。

         到这里这三个列子就介绍的差不多了，我们在用的过程中需要灵活应用。

转载于:https://blog.51cto.com/fxgjg/352708