项目档案 记录历史 服务器,对已完成的项目进行存档 (Project Server 2010)

适用于： Project Server 2010

上一次修改主题： 2016-11-30

在项目完成后，您可能不再需要立即访问它，这时可能需要将其隐藏，以使其不显示在项目中心以及工作组成员的“我的任务”视图中。存档并隐藏已完成的项目可减少这些视图中的无用信息，还有助于防止用户对不再活动的项目进行更改。

通过一种“标准”方法，可使用 Microsoft Project Server 2010 高效存档项目。如果此方法无法满足您的需求，还可以使用某些更适合贵组织的替代方法。本文介绍这些方法以及长期存档的最佳实践。

本文内容：

使用标准方法存档项目

步骤 1：取消发布所有项目任务

步骤 2：关闭项目摘要任务中的更新

步骤 3：为不是管理员的用户设置安全组

步骤 4：设置存档安全类别

步骤 5：存档项目工作组网站

使用替代方法存档项目

长期存档的最佳实践

使用标准方法存档项目

使用标准方法存档项目是一个多步骤过程：

步骤 1：取消发布所有项目任务

步骤 2：关闭项目摘要任务中的更新

步骤 3：为不是管理员的用户设置安全组

步骤 4：设置存档安全类别

步骤 5：存档项目工作组网站

这些步骤由项目经理和管理员执行，如以下各节所述。

步骤 1：取消发布所有项目任务

如果项目已向工作组成员发布，您现在希望将项目及其任务从这些成员的视图中移除，则项目经理必须取消发布要存档的项目中的所有任务。项目经理可在 Microsoft Project Web App 中启动此过程，但实际的取消发布过程将在 Microsoft Project Professional 2010 中执行。

备注

取消发布任务不会从项目中移除已接受和应用的工作。但是，会删除与任务关联的所有更新审批历史记录。

取消发布所有项目任务

在“快速启动”区域的“项目”下，单击“项目中心”。

在“项目名称”列中单击要存档项目的名称。

在“任务”选项卡上的“项目”组中，单击“编辑”按钮上的箭头，然后单击“在 Project Professional 中”。

在 Project Professional 2010 中，滚动到“甘特图”视图的表格部分中的最右侧列，单击“添加新列”标头，然后单击“发布”。

如果“甘特图”视图中已显示“发布”列，则跳过此步骤。

在项目中每个任务的“发布”列中，单击“否”。

提示

若要为较大项目加快此流程，请将第一个任务设置为“否”。然后，单击并拖动单元格右下角的手柄以复制“发布”列中的单元格内容。

在“文件”选项卡上，单击“发布”。

发布项目后，关闭项目并将其签入。

步骤 2：关闭项目摘要任务中的更新

接下来，项目经理可能必须关闭项目摘要任务中的更新，以便无法进行时间表报告。

关闭项目摘要任务中的更新

在“快速启动”区域的“项目”下，单击“项目中心”。

在“项目名称”列中单击要存档项目的名称。

在“选项”选项卡上的“显示/隐藏”组中，选中“项目摘要任务”复选框。

在“选项”选项卡上的“任务”组中，单击“接近更新”。

在“选择任务”部分，选中项目摘要任务(ID 为 0)对应的复选框，然后单击“发布”。

步骤 3：为不是管理员的用户设置安全组

项目经理准备好要存档的项目后，管理员创建一个包含除管理员以外的所有用户的安全组。

为不是管理员的用户创建安全组

在“快速启动”上的“设置”下，单击“服务器设置”。

在“服务器设置”页上的“安全性”下，单击“管理组”。

单击“新建组”。

在“组详细信息”部分的“组名称”框中键入“所有非管理员用户”。

在“用户”部分的“可用用户”框中，选择不是管理员的所有用户的名称，然后单击“添加”将其移动到“选择的用户”框中。

单击“保存”。

步骤 4：设置存档安全类别

管理员创建“所有非管理员用户”组后，下一步是创建“存档”安全类别。在此过程中，管理员通过将要存档的项目包括在此类别中来选择这些项目。

创建存档安全类别

在“快速启动”上的“设置”下，单击“服务器设置”。

在“服务器设置”页上的“安全性”下，单击“管理类别”。

在“管理类别”页上，单击“新建类别”。

在“名称和说明”部分，在“类别名称”框中键入“存档”。

在“用户和组”部分的“可用用户和组”下，单击“所有非管理员用户”，然后单击“添加”将该组移动至“拥有权限的用户和组”框中。

在“所有非管理员用户(组)的权限”下，选中所有权限对应的“拒绝”复选框。

提示

选中每个顶级权限节点(“项目”和“资源”)对应的“拒绝”复选框以拒绝每个节点下缩进的所有权限。

在“项目”部分，选择“仅指示的项目”，然后在“可用项目”框中单击要存档的项目的名称。

备注

确保不要 选择“将上面的项目安全权限应用到满足以下条件的所有项目”下列出的任意复选框。否则可能会给其他项目和资源带来权限问题。

单击“添加”将项目移至“所选项目”框中。

单击“保存”。

步骤 5：存档项目工作组网站

许多项目使用关联的项目工作组网站来收集补充项目时间表的信息。您可能需要确保此信息也被存档。利用 Microsoft SharePoint Server 2010 可以进行网站级备份。有关管理员如何完成此步骤的详细信息，请参阅导出网站、列表或文档库 (SharePoint Server 2010)。

在备份网站后，管理员即可将其删除。

删除项目工作组网站

在“快速启动”上的“设置”下，单击“服务器设置”。

在“服务器设置”页上的“操作策略”下，单击“项目网站”。

单击包含已备份的项目工作组网站的行，然后单击“删除网站”。

单击“确定”确认删除。

使用替代方法存档项目

标准的存档方法全面且可在需要时进行恢复。然而，组织并非总是需要全面的存档。有时，仅从视图中隐藏已完成的项目或本地保存项目足以满足组织的存档要求。

如果标准的存档方法看似无法满足您的需求，可使用一些替代方法：

在项目中心中隐藏项目   如果只需在项目中心隐藏已完成的项目，可在“项目详细信息”页上添加“存档”标志，然后在“项目中心”视图中进行筛选，以仅显示“存档”标志设置为“否”的项目。

从草稿数据库中移除项目   还有一个选择是确保将项目备份到“存档”数据库中，然后从“草稿”、“已发布”和“报告”数据库中删除项目。如果之后需要存档项目中的数据，则可使用“服务器设置”页上的“管理性还原”选项将其恢复到“草稿”数据库中，然后再重新发布该项目。

将项目另存为 .MPP 文件   如果希望从 Project Server 中完全移除项目，还有一个选择是使用 Project Professional 2010 从 Project Server 中打开项目，然后将项目保存为 MPP 文件。有关详细信息，请参阅保存项目中标题为“在本地保存项目”的一节。我们建议您将项目及所有自定义域数据一起保存，以便将 MPP 文件与在 Project Server 中对自定义域所做的其他任何更改相隔离。在保存项目并将其备份为 MPP 文件后，即可将其从 Project Server 中删除。如果日后需要恢复项目，可在连接到 Project Server 的同时在 Project Professional 2010 中打开 MPP 文件，然后将项目保存到服务器。有关详细信息，请参阅保存项目中标题为“将本地项目保存到 Project Server”的部分。

备注

使用此方法会中断项目与其在 Project Server 中的项目工作组网站间的任何可交付结果、问题和风险链接。

长期存档的最佳实践

项目 MPP 文件格式、Project Server 内容数据库架构和 SharePoint 网站架构会不时更改以反映新功能。这会在某种程度上影响向后兼容性，从而可能无法立即使用另存为 MPP 文件的项目、Project Server 内容数据库的旧备份或项目工作组网站备份。

最佳实践是始终计划在升级计划中包含已存档的内容。这将缩短恢复可能另外需要几个升级步骤的旧项目的时间。