word文档通配符换行_Word效率指南(二)

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回顾下上篇内容,我们总结了4条使用Word经常会遇到的问题,介绍了2个效率操作功能,自动更正、章节目录和图表目录,你学会了吗?

接下来我们继续解锁更多效率操作。

Word效率指南之查找替换

这可是重头戏,大家要认真看哦。先来说查找,方便我们快速找到想要的内容,输入快捷键ctrl+f即可调出操作面板,操作面板会出现在文档左边,点击下拉菜单,可以看到可以查找的内容有图形、表格、公式、脚注/尾注、批注,如果需要查找这些特殊内容,点击相应的菜单,就可以快速找到。

顺便说一下,ctrl+f快捷键很有用,我们上网查资料的过程中,浏览的网页可能内容特别多,如何快速找到自己需要的内容,这时候ctrl+f快捷键就可以派上用场啦,调出浏览器的搜索面板,输入需要查找的内容,点击搜索即可。

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替换功能可以帮我们免去很多重复操作,还有一些特殊应用,比如设置填空题、删除文档中的空白行等。

一. 批量操作应用

  1. 批量给标题添加样式

替换,是用新内容去替换旧内容,那我们首先应该找到要被替换的旧内容,批量操作的精髓是需要找到被替换的旧内容的共性,我们需要批量给标题添加样式,那想一想,标题有什么共性?标题中都有第几章这几个字,开始操作。

⑴ ctrl+h快捷键调出替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏填写 第*/?章 和?是通配符,表示匹配任意数量的字符),特别注意,*和?通配符一定要在半角符号状态下输入,也就是英文输入法下。

⑶ 【替换为】内容栏操作,依次点击格式→样式→标题1。

⑷ 勾选【使用通配符】,不勾选会认为*和?是文档里面的字符,查找内容的时候就会按照这个字符去查找,显然不是想要的结果。

⑸ 点击全部替换。

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2. 批量删除文档中嵌入式的图片

当我们在文档中插入了很多图片,导致体积很大,如果发给别人审阅文字很不方便,这时候我们完全可以复制一份,把新复制的这份图片都删掉,这样就只剩文字,体积就要小很多。

具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏输入 ^g ,这个通配符怎么理解呢?等同于操作 特殊格式→图形,用通配符更简洁。

⑶【替换为】内容栏,不输入任何东西,不输入任何东西即是等同于删除。

⑷ 勾选【使用通配符】。

⑸ 点击全部替换。

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3. 批量给段前添加指定文本

假如我们现在想在带有序号的段落前面,都加上一段指定文本,这时替换功能又可以派上用场啦,前面我们讲到,要找到被替换的内容的共性,这里的共性就是段落,段落都有段落标记,使用段落标记通配符就可以找到所有需要添加指定文本的段落。

具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏输入 ^13 ,这个通配符理解成段落标记,后面再具体解释。

⑶ 【替换为】内容栏,输入 ^13** ,理解为每段前添加**,这里为了解释方便用**,可以替换成任何你想添加的文本。

⑷ 勾选使用通配符,这里其实不用勾选,没有使用通配符,但是为了标准化操作,这里我们勾选上,以免出现问题。

⑸ 点击全部替换。

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解释下第 ⑵ 步为什么输入 ^13 ,实际上段落标记是 ^p ,但是在通配符下不支持^p,所以使用 ^13 代替,13是Ascll码的编号,^是转义符。这里拓展下相关知识点。

0-31之间的数字是对应控制字符,如换行、回车等。

48-57之间的数字对应数字字符0-9。

65-90之间的数字对应大写字母A-Z。

97-122之间的数字对应小写字母a-z。

在通配符下不支持的字符,可以在Ascll码中找到对应的编号,使用转义符就可以支持。

4. 批量给表格里的数字添加货币符号

如果我们想给给某个表格中价格那一列,数字前面都加上货币符号,这时替换功能又可以派上用场啦,很简单,这里内容的共性是都是数字,使用通配符就可以匹配到所有的数字。

具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏输入 (<[0-9]),这里可以理解为查找0-9数字开头的表达式,<表示单词开头,[0-9]表示查找0-9的数字,加上()表示一个表达式。

⑶ 【替换为】内容栏,输入 ¥1,这里可以理解为第一个表达式前加符号,1表示第一个表达式。

⑷ 勾选使用通配符。

⑸ 点击全部替换。

5. 批量自动应用指定样式

这个应用跟前面第1个应用很像,但是有不同的应用场景,第1个应用里面,我们找到的共性是标题中一般都含有第几章这几个字,但是如果没有这几个字呢?或者我们需要给应用了某个样式的所有文本更改样式,这些情况第1个应用都解决不了,需要用到接下来介绍的方法。

具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏,选择 格式→字体→加粗、四号,这里假设我们需要更改样式的文本初始样式为加粗、四号,实际操作中根据自己的情况进行更改。

⑶ 【替换为】内容栏,选择 格式→样式→标题1,这里也是方便演示,选择标题1,具体根据自己实际情况灵活应用。

⑷ 点击全部替换。

6. 批量将每段冒号前的文字自动加粗

举个例子,我们想要将下面的文本:

问题1:你住在哪里?
问题2:你在哪里上学?
问题3:你的生日是多少?

快速改成这个样式:

问题1:你住在哪里? 问题2:你在哪里上学? 问题3:你的生日是多少?

这个稍微有点难度了哈,还是一样的思考过程,先想想需要更改的内容的共性是什么?我们发现,加粗的内容后面都有冒号,从这个点出发,我们可以使用通配符来匹配所有符合条件的内容。

具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏,输入 [!^13]@:(注意,这里的冒号如果原文是原文冒号,这里也要是英文冒号,如果原文是中文冒号,这里也要是中文冒号 ),这里可以理解为查找冒号以及冒号之前的一个或一个以上的非段落标记的任意内容。补充下相关知识点,[!]表示范围外,^13表示段落标记,@表示一个以前一个字符或表达式。

⑶ 【替换为】内容栏,选择 格式→字体→加粗。

⑷ 勾选使用通配符。

⑸ 点击全部替换。

这时冒号前的所有文本内容就被加粗啦。

二. 特殊应用

  1. 设置填空题

这个对老师来说用得比较多,因为要出试卷,我们学会了之后,也是非常有帮助的,可以自己给自己出题目。

首先要对挖空的内容选中,添加一个相同的格式,这也是在创造他们之间的共性,比如都设置为红色,接下来具体操作如下:

⑴ ctrl+h快捷键调出我们的替换操作面板。

⑵ 【查找内容】内容栏,依次点击 格式→字体→字体颜色红色→确定。

⑶ 【替换为】内容栏,依次点击 格式→字体→字体颜色白色→下划线颜色黑色→确定

⑷ 点击全部替换。

这里的原理是把挖空的内容,字体颜色设置为白色,由于文档背景是白色的,我们当然就看不到了,间接实现了挖空的效果,后面我们还可以把颜色再改回来,这样又可以对答案了。

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最后对查找替换功能做点补充:

  • 在替换格式时,查找内容栏中没有格式,不限定格式是灰色的,如果高亮按一下即可清除里面的格式,而在用特殊格式时都是高亮,无影响。
  • 在长文档中使用通配符修改样式时要注意备份,文档很容易崩溃,以免资料丢失。

本期Word效率指南到这就结束啦,咱们下期见!

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