计算机技术在档案管理中的应用研究,计算机技术在档案管理中的应用研究

【摘要】计算机技术在现代档案管理应用中起着越来越重要的作用，这是档案管理现代化发展的客观要求。它有利于促进计算机信息处理与档案信息管理的结合。同时，也顺应了社会信息化的要求，提高了档案管理工作者的效率和素质。本文主要介绍了计算机技术在档案管理的背景知识、重要作用、应用现状以及未来发展方向等方面。

【关键词】计算机技术；档案管理；现代化；应用

随着科学技术的不断发展和新技术的不断运用，现代化的水平也在不断提高，信息的管理水平和开发利用程度将成为衡量其社会发达程度和科学技术发展水平的标志。计算机技术在现代化档案管理工作的应用也是在我国科学技术迅速发展、社会整体现代化进程的日益加快的形势下展开的。档案是一种“独一无二”的信息资源，大力开发和充分利用好档案信息资源，真正做到为改革开放和经济建设服务，必须加快档案管理电子化、现代化、智能化步伐，以充分迎接信息时代的挑战。

一、课题研究背景

计算机是迄今为止人类最伟大的发明之一。它的出现使许多领域产生了历史性的变革。在50年代末，美国档案部门最早开始尝试应用计算机技术管理档案。后来，西方发达国家相继在档案部门采用计算机技术进行档案信息处理、建立和维护档案信息数据库、自动编目和检索等工作。随着计算机技术在档案管理工作中发挥的作用愈来愈大，我国档案部门于20世纪70年代末开始应用计算机辅助档案管理。

档案计算机管理是指在档案管理的过程中，以计算机及其网络作为工具或基本工作环境自动或半自动地代替人从事工作。它是用计算机进行的档案信息和数据的处理，可以是反映档案内容和原始形态的一次信息、反映档案著录标引数据的二次信息、经过整理编辑的三次信息。

我国档案部门从20世纪80年代初开始，在档案管理工作中采用计算机技术进行了积极的探索，积累了大量的经验，到20世纪90年代档案计算机管理得到广泛的推广和应用。目前，其应用范围也已由单机运行向网络化、由单一载体向多媒体等档案现代化管理领域扩展。

二、计算机技术在档案管理中的重要作用

近20年来，以计算机技术为核心的档案管理现代化，使档案工作发生了新的变革，正迈向信息化、网络化的时代。计算机技术的飞速发展，促进了计算机在档案工作中的迅速应用和普及。计算机在档案实体管理中的重要作用主要表现在以下几个方面。

1.计算机档案管理适应时代的发展要求

作为社会信息产业的重要组成部分，档案部门必须采取现代化管理技术和手段，在档案数字化、网络化、智能化方面下功夫，满足社会各界对档案工作的需求，使档案信息转化为推动社会前进的动力，服务于当今的信息时代。否则，档案工作就不能适应时代的发展要求，也就不能在信息时代中发挥应有的作用。

2.计算机档案管理有利于档案事业的持续发展

档案事业的可持续发展是人类发展的组成部分，它取决于人类可持续发展的总体水平，又以有价值的档案信息服务于人类整个可持续发展本身。从我国档案事业发展来看，档案事业的主体制约着档案事业继续发展。因此，如果不运用先进的科学设备和技术手段采取有效措施，借鉴国外同行或者国内其他部门的模式和经验进行现代化管理，实现跨越式发展，就可能造成档案事业全面滞后于社会的发展。

三、计算机技术在档案管理中的应用现状

计算机对档案信息进行管理，具有手工管理所无法比拟的优势，如检索迅速、查找方便、可靠性高、存储量大、保密性好、寿命长、成本低等，这些优点能极大地提高档案管理的效率及利用工作的水平，也是档案部门的科学化、正规化管理与世界接轨的重要条件。但是受行业和规模的影响，计算机的应用技术水平还参差不齐。

就我国目前计算机在档案管理中的应用现状来看，普及程度还存在一定的局限性。只是在科研院校、金融保险业较为普遍，其它行业档案管理工作仍然是处于人工管理或半人工管理状态，档案的信息功能还不能得以充分发挥。实践证明，怎样摆脱传统的档案管理方式，实现档案的计算机应用管理，怎样为档案的开发、整理、改革发挥重要的作用已成为一个重要课题摆在档案工作面前。

四、计算机技术在档案管理应用中的发展方向

随着电子信息技术不断快速发展，各行各业也要顺应社会发展的潮流，对档案管理信息化、智能化要求越来越高。要求提供档案利用的速度要快，量要大、内容要丰富，这对计算机技术在现代档案管理中提出了更高的要求。我们应主要从以下几个方面来进一步加大计算机在现代档案管理中的应用力度。

1.重视法规建设，确立计算机管理档案的法律效用。我们之所以要对文件进行诸如收集、整理、分类、归档等管理，就是以备他人查考利用，然而它们可以被查考利用的前提必须是这些文件具有法律效力，即法律程序范围内可以作为接受的证据材料。如果文件的法律效力得不到承认，自然我们对档案实行计算机管理就失去了意义，所以应尽快加强有关法律法规建设。

2.档案管理人员应具备相应的档案管理基础素质和能力。不懂档案管理的基础知识，就无法理解计算机管理档案长期保存的必要性和重要性，就不可能采取一切必要的技术和措施，管理和保存好电子档案，最终使真实记录遭受损失。而不懂计算机软硬件技术，就无法对文件形成归档，归档后所形成的档案进行有效管理，无法达到长期保存和开发利用档案的目的。

五、小结及展望

计算机技术在档案管理中的作用不可小觑。随着信息时代的不断发展，以网络技术为支撑的计算机技术，促进了档案管理模式的改变，促进了档案信息的收集整理、检索利用管理等的网络化。计算机在记录发展历史、丰富科技信息资源、推动科研事业发展，促进管理工作进一步向科学化、系统化和规范化方向发展等方面起着不可替代的作用。极大地促进了社会经济建设。

随着计算机技术应用的进一步发展，档案计算机管理的发展趋势将不可阻挡，未来将朝着网络化、标准化、多媒体化、智能化等方向发展，而且更新换代速度会更快。

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