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计算机技术在现代文化档案管理中的应用研究.pdf

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20 15 年 7 月 第 18 卷第 14 期 中 国 管 理 信 息 化 C h ina M an ag em en t Inform ation iza tio n J u1．，2 0 15 V 0 1．18 ．N o ．14 计算机技术在现代文化档案管理 中的应用研究 王桂 梅 (江苏省 丰县卫 生和计 划生育委员会 ，江苏 徐州 22 1700 ) [摘 要 】基于,z g-队伍建设、软硬件设施建设和档案管理机制建设 3 个视角，探讨文档管理 中应用计算机技术所必须经历的3 个 阶段 。旨在 为加 快建设 行政 单位 电子政 务模 式而献 计献 策 。 [关键词 ]行政单位 ；计算机 ；技术；档案管理 ；管理机制 doi：10．3969／j．issn．1673 — 0 194．2015．14．146 [ 中图分类号 ] G 270．7 [文献标识码 ] A [ 文章编号 ] 1673-0194(2015)14—0 192—0 l 当前 ，无论是种类还是 内容与形式 ，现代技术都赋予了档案更 多的内涵。当记帐式的档案管理被数字化技术逐渐替代 ，档案也从 单纯的记录功能呈现出更多的文化功能。以社交网络、搜索引擎以 及云存储等计算机技术为基础的电子档案 ，是对传统纸质文书档案 的一种挑战。而 “条块结合”与 “集中统一”的动行管理模式 ，与新 时代计算机技术背景下 的档案之间的矛盾也越发突显。在新形势 下 ，解决这一矛盾的唯一途径是利用计算机技术实行档案管理现代 化 ，而现代化档案管理模式形成的前提，是需要行政单位进行 3 个 阶段的改变。对此，本文对行政单位现代文化档案管理所要经历的 3 个 阶段进行探讨 ，旨在加快建设行政单位 电子政务模式。 1 加强人员素质建设 当前，计算机技术给人们最深刻的印象是在数据运算方面超强 且超高速的处理能力 ，它为档案管理工作创造了一个科学而先进的 检索环境。而如何将这种技术真正运用到管理实践中，人的作用非 常重要。档案管理工作人员的素质决定了计算机技术是否能够真 正为档案管理工作带来革命性的改变。因此 ，加强人员素质建设是 计算机技术应用于现代档案管理 的第一 阶段。扎实的计算机理论 基础与娴熟的操作技能是对现代化档案管理人员最基本的要求 ，同 时在实践 中，行政单位更应注重对管理人员进行专业培训，无论是 档案专业知识 ，还是计算机理论基础知识 ，都应根据人员差异进行 分层辅导与培训 ，要打破以往 “求量不求质”的培训方式，秉承 “以 人为本”的培训原则 ，既注重理论灌输，也要应注重实践运用，在实 践中建设高质高量的档案管理 队伍 ，全面提高档案工作管理水平和 服务意识。 2 加 强软硬 件设 施建设 软、硬件设施是现代文化档案管理模式建设 的主要媒介 ，在实 践 中，行政单位必须通过加强软 、硬件建设来提升数字化档案库的 使用效率 ，实现文化档案现代化管理 。首先 ，在硬件方面，行政单 位需要将计算机技术作为档案管理的平台和渠道，进行新型生态 环境和基础设施建设。网络化的信息传送平台与数字化 的数据处 理平 台是档案管理硬件建设 的重心 ，档案信息从采集到归档，从录 入到管理都是凭借这两个平台完成 的；而在软件建设方面 ，通过建 立内部局域网络来进行文件管理以及多种硬件设施的共享十分重 要 ，同时多样化的档案管理软件也是基础性设施有益的、必要的补 充。例如，金锐 、易度等 目前在我 国应用最为广泛的管理软件以及 Foxtable、Excel这些系统软件同样可应用于档案制作与管理。 3 加强档案管理机制建设 3．1 建立标准化档案管理机制 在实践中，标准化档案管理机制的建立有赖于科学合理的管理 【收稿 日期 ] 20 15— 05— 02 1 9 2 ／C H IN A M A N A G E M E N T IN F O R M A TIO N IZ A TIO N 制度 ，用制度来改掉 以往传统管理中的 “坏 习惯”是计算机技术应 用于现代化档案管理的重要内容。行政单位领导班子应制定完善 的档案管理制度 ，加强制度控制 ，建立 以计算机技术为基础的现代 化档案管理指标 ，通过计算机技术的使用使档案管理流程更加规范 化和具有可操作性。单位管理层还要与档案管理人员一起学习先 进的计算机技术 ，在共 同参与中渗透档案管理理念和思想，从而激 发管理人员的学习热情和工作热情 。 3．2 优化档案管理流程 在具体的实践中，通过计算机技术优化档案管理流程主要通过 3 个渠 道进行 。 一 是要对档案信息来源进行归纳整理。档案信息的来源往往 是档案的实际形态，在实践中，单位可为每一个部 门配备计算机和 兼职信息录入人员 ，通过计算机的资源共享 ，档案管理部 门可定期 将各部门的档案信息进行汇总，为每一个部门配置一个专门的信息 来源窗口，并归纳好如责任者、文件号、题名、日期和页数等详细信 息，从而提升档案信息来源的管理效能。 二是要做好定期归档工作。单位需要利用计算机系统建立多 个档案库 ，以完成定期 的归档工作 。如用于存储经过立卷处理的 档案信息的临时档案数据库，可通过关键词索引进行查询 ，用于存 储 经过各项审计核实的档案信息的主档案数据库 以及为各个部门 提供便捷查询的通用档案数据库等 。各个数据库在管理过程中要 有不同的侧重点 ，如存储于 临时数据库中的档案信 息要规定存储 期 限，根据信息 内容进行定期 的归档处理 。而存储 于通用档案 数据库 中的档案信息在归档 与处理的过程 中，要格外 注重剔除 和筛选 重要 的或敏感信息 ，以防信 息外漏 ，从而降低管理隐患和 管理风险。 三是可借助企业管理的模式 ，将档案信息数据库作为行政单位 特有的 “信息产 品”来进行管理 ，管理模式可参照企业对产品的管 理方法进行 ，如对档案信息数据的管理也可通过质量管理体系来控 制。在管理过程中，行政单位可将档案 内容通过组织协调组建一个 体系，在这一体系中，管理者将档案库维护作为一个单独的项 目进 行管理 ，并建立评价机制，采用模拟检索形式审查档案库的设计是 否科学合理 ，检查数据是否完整、准确 ，并评价在数据收集 、录入以 及备份等环节是否提升了工作效率。 4 结 语 计算机技术是强化档案管理的重要媒介 ，在工作实践 中，行政 单位应将计算机技术的开发与应用视为一项系统工作来抓 ，通过专 业人才的引进与培训 、软硬件设施的建设与优化以及狠抓管理制度 落实 3 个举措 ，全面打造电子档案管理模式，以电子政务来促进行 政单位工作的可持续发展。 关 键 词： 文化 档案 管理 现代 技术 应用 研究 计算机

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