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关键词:整理、存储、查找。
解答问题:解决信息资源杂多乱、不好找的问题。
网络是信息资源的海洋,当我们畅游网络世界的时候,会有各种各样的场景问题:
(1)发现电脑硬盘、手机存储内存不知不觉就占满了,也越来越卡了……
(2)有时发现自己电脑里、手机里明明存了某个东西的,却又找不到了……
(3)电脑硬盘一坏、手机一丢失,宝贵的照片就没啦……
……
所以,解决这些问题,就需要我们在获取到信息资源时,就要有整理的意识和习惯,或即时、或定期。
对于信息资源的整理、存储和查找,相信每个用手机和电脑的人,都有自己的方式,不同场景下也有不同方法……
而我在梳理个人方法,是有自己的方式和规则,不过对于此时看到本文的你,有没有用,得看你有没有启发、是否会去尝试使用吧。
这些方式和规则,并不算是什么S操作,但能使得整理有序、查找快捷。(在构思和写作这篇推文时,好像发现自己的强迫症又犯了……)
以下仅供参考:
1、整理
信息资源整理的本质就是分门别类、留删取舍,结果使得清晰有序。
整理的方法:前缀法、后缀法
前缀法/后缀法,就是在某个词前面/后面加个特定的标注说明,备注是什么类型类别。
比如接到某个合作商经理的名片,姓名叫“张三”,手机号XXX,是“火田坳”公司的,一般人保存通讯录时是直接保存真实姓名“张三”。
如果按照前缀法,就是在姓名前面加个类别-合作商,可以备注叫“合作商张三”;
按照后缀法,在姓名后面加个合作商具体公司名,可以备注叫“张三火田坳”。
这样有什么意义呢,请看下面详细解读。
(1)通讯录
手机通讯录、微信通讯录等可以用:前缀法
以上面保存合作商经理张三的手机号为例
方式1:汉字开头(姓名前面加某个归类的类别名),例如:合作商张三,合作商李四,合作商王五……
方式2:字母开头(姓名前面加A、B、C……),比如把“合作商”这个类别简称为“H”(“合”字的首字母),例如:H张三,H李四,H王五……
方式1 直接,标注清晰,容易理解,方式2 算是一套对应规则,长度短,快捷输入和存储(有些手机SIM卡存储姓名长度是有限制的)。
意义:假如我想从几百个手机通讯录里看看有哪些合作商可以联系,只要搜索“合作商”即可,或者把通讯录拉到“L”的排序位置即可,方便快捷、排列清晰。
其实,我们生活中,有些做房地产销售的人就利用了字母排序法,把自己的微信昵称前加个字母A,因为这样就是在其他人通讯录的前列,一看通讯录列表就能看到他,经常看到了不就记住他了,产生“曝光效应”。
例图:
(2)文件资料
word/PDF文档、Excel表格、zip/rar压缩包等可以用:后缀法
方式1:加上日期,例如:项目需求清单 20201030.xls,这样一来,不用看创建时间/修改时间,就知道是哪天的文档资料;
方式2:加上版本号或者经手者,例如:开发规范文档 V1.0.doc,张三改了文件,则命名为:开发规范文档 张三 V1.1.doc(小版本改动 V1.1,大版本改动 V2.0),常用在多人协作修改、互传文档的情况下,免得别人接收保存时,覆盖了原文件。
不然,像我们平常用微信传文件,一旦文件名还是原来那个,就会被微信自动重命名,接收方如果又用默认文件名保存,那最终文件名的可读性非常差。
假如是合同文件.doc,员工甲文档里的内容报价是500万,发给主管乙,主管乙改了报价600万,发回给员工甲去打印,一旦员工甲因为文档名混淆,而打印错了,那这锅就有点大了。
(3)文件夹
电脑里、手机里的文件多了,需要建立文件夹归类,常用:前缀法
文件夹最前面以01、02、03……或者A、B、C……开头
比如:01 项目需求,02 项目设计,03 项目开发,……这样按名称升序排序,看起来很舒服。
如果文件夹较多,三位数级别,就可以001、002、003……开头,前缀法加数字或者字母,主要是遵循了系统排序规则。这种阿拉伯数字排序,比第一节,第二节,第三节……汉字排序要有效,因为在计算机系统里是有一定ASCII和拼音值规则的。
例图:
像上图,两种方式,同样是升序排序,一二三汉字命名的排序,却不是自己想要的结果。
另外,用了001、002、003……开头的方式,这时新来某个重要的文件夹,前缀加000,一升序,天然带有“强制置顶”的效果。
这几个规则可以综合运用,自己怎么顺手怎么来!主要思路就是加点什么,使其按照自己的规则进行排列、归位。
其实,这些小技巧用起来不麻烦,就是在保存时,稍稍有这个意识去做,形成习惯即可。
(整理完后,会发现强迫症好了很多)
另外,“断舍离”也是一种很好的整理方式!!!
2、存储
对信息资源进行整理后,就是存储了。特别是手机,定期要把手机内存里的文件进行清理、移走,不然越来越笨重,运行也会跟着慢。
关于存储,本人用的就是“四盘”:
(1)电脑硬盘/手机ROM盘
平常用电脑、手机,默认自带的存储盘,电脑文件放在非系统盘(比如D盘、E盘……),手机文件存在ROM盘(区别于手机RAM运行内存)。
(提示:尽量不要往电脑桌面上放文件,因为默认是在系统盘C盘的,电脑系统出问题还不懂处理就尴尬了。可以在E盘建个临时文件夹,右击这个文件夹不放并拖动桌面,选择“在当前位置建立快捷方式”,或者右击这个文件夹,选择“发送到”“桌面快捷方式”)
(2)移动硬盘
移动硬盘,主要是存储的备份。
硬盘有价,数据无价。
曾经自己为了体验某硬盘工具软件,误操作把自己电脑硬盘给格式化了,当时是纯小白还不懂如何恢复处理,读写覆盖,重要的文件照片一去不返。所以此后移动硬盘备上。
(提示:硬盘被格式化或者损坏,不要再往里面读写文件,专业事交给专业人去做)
(3)网盘(云盘)
异地存储、容灾备份。
不占本地磁盘空间,个人的、隐私的文件建议不往云端放。目前国内百度网盘一家独大,阿里也在做云盘了,期待出品。
(4)U盘
便于携带,中转存储,适合小文件临时存储。做个U盘启动盘,电脑系统出问题,还可以维护下。
3、查找
有了整理的意识和习惯,伤脑筋查找之事大大减少,但有时难免各种原因,需要利用搜索工具查找的。
(1)本身自带
手机的“文件管理”、电脑的“资源管理器”都自带搜索查找功能,使用起来容易上手。
(2)第三方工具
比如电脑Windows端的 Everthing
这个,在之前的推文里推荐过,优点:快,缺点:快。
最后,小结下自己的方式和规则:
1、关于整理:
前缀法-前面加上类别名称汉字,字母A、B、C……,阿拉伯数字01、02、03……;
后缀法-后面加上日期,加上版本号或者经手者……;
综合使用,或即时、或定期。
2、关于存储:
四盘:电脑硬盘/手机ROM盘、移动硬盘、网盘(云盘)、U盘。
3、关于查找:
系统自动+第三方工具。
意识+行为习惯=你的方式和规则
此时的你:是否有所启发?或者更好的方法呢?
欢迎交流!
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