邮件作为工作中常用的信息交流方式广泛用于企业的生产生活中，除却一线操作人员以外（实际上目前越来越多的现场员工也已经开始使用邮件功能），多数人的工作早已离不开收发邮件，本文将会以邮件发送过程中的常见细节作为切入点，深挖其中蕴含的职场礼仪。
在开始分享之前我想讲一讲关于邮件礼仪的一个严重误解，在工作中我经常会遇到这样的观点：很多公司强调扁平化管理，领导同事都很亲和，发邮件太注意礼节没有必要，反而会降低发邮件的效率。针对这种观点我想说的是：领导说不在意就真的不在意了吗？逢年过节小朋友也说他不要压岁钱了，但实际上呢？我坚信礼仪礼节是交流的基础，邮件也不例外。
让我们进入正题，本文将从以下几方面论述常见的邮件礼仪：
1.收件人的排序方式；
2.抄送的正确用法；
3.密抄的用途；
4.邮件标题的书写注意点；
5.邮件正文的开头称谓选择；
6.邮件中的用词原则；
7.邮件签名
8.合理运用FYI
1.收件人的排序方式
相信很多职场人士可能压根没有注意过发送邮件时收件人的先后顺序，反正想到谁需要发送就写谁，这种方式在平级发送过程中并没有什么问题，但如果收件人涉及一个或多个上级领导，那么我建议一定要注意前后次序。
一般在选择收件人时较礼貌的排序方式是按照职位高低降序排列，同级的排序方式一般可以依据“本部门>强势部门>一般部门”以及“管理岗>技术岗”的方式，当然也会有人喜欢升序排列，取“压轴”之意，但总体来说以降序较为保险。另外，如果收件人过多（比如人事部门下发公司通告时），这种方式可能会导致工作量激增，那么也可以按照字母顺序进行排列并在邮件正文进行备注。下面我以一个典型的邮件收件人案例说明排序方法：
假设你作为一名助理质量工程师，收到一个客诉信息，由于物流运输问题导致公司产品到达客户端出现大量不良，现需要退回进行返工，涉及到的部门有质量部，运营部，工艺部，物流部，以下就是收件人顺序优化前后的效果（我们先不讨论收件人的选择是否有问题）：
以上，可以看到顺序优化之后整体收件人组织结构变得更加清晰。
2.抄送的正确用法
抄送是邮件往来过程中的典型用法， 很多职场新人刚开始接触企业邮件交流的时候都会问前辈类似的问题：抄送是什么意思？抄送有什么用？
抄送的定义非常简单：即将邮件发送给收件人以外的人，外企中常说“CC”。听上去像是一句废话，其实关键在于为什么要将邮件发送给收件人以外的人？这里我可以简单下一个定义：收件人代表其需要知晓并参与邮件的内容，而抄送人只需要知晓邮件的内容即可，因此可以引出一个关键点：哪些人只需要知晓邮件内容而不需要参与其中，这些人为什么需要知晓？这里我总结了一下常见的抄送原因及对象：
1）告知抄送者自己正在主导参与邮件内容并更新进度，抄送对象主要是自己的上级或对该邮件内容比较关心的同事或领导（但注意这里的关心指的是客观上需要关心而不是主观上想要关心）；
2）制约或推动发件人针对邮件的后续行为，抄送对象主要是收件人的领导，相当于告知收件人他的领导已经知道他需要完成的任务并起到督促作用；
3）寻求潜在的资源支持，抄送对象主要是你想要寻求潜在支持的部门领导，如现场工艺改进时可以抄送产品研发部的领导，如果改进中涉及到潜在的产品风险就可以及时被发现；
4）表现个人在整体问题中扮演的角色及起到的作用，或用于避免后续相关责任划定不清导致的扯皮推诿，抄送对象主要是该问题所能够上升到的最高级别领导，但发送时候需要谨慎；
5）涉及到内外部交流时让客户了解问题进度，抄送对象是客户。
相信看完这些总结之后有比较敏锐的小伙伴已经注意到一个有趣的现象：抄送的对象似乎都是领导，这里就不得不讲到一个很少有人注意到的细节：抄送人的最高级别尽量保持大于等于发件人的最高级别。打个比方，如果发件人中有总监，而抄送人中最高只到经理，那么强烈建议把总监放到抄送位。
另外在会议邀请时建议不要添加抄送，可能有很多小伙伴会想要向领导表达自己组织会议进行讨论了但不需要他参加，这种情况在邀请时只添加你要邀请的同事，在会议结束之后将会议纪要抄送给领导即可，当然有些邮件中的会议邀请本身不包含抄送，那么就不存在这个问题了。
3.密抄的用途；
密抄，顾名思义，就是秘密抄送，只有发件人和密抄人才能知道密抄人收到了邮件，那么这个功能有什么作用呢？
密抄的功能由于比较灵活相对来说会难以概括，而且一般在企业也不是特别常用，我简单总结了一下：
1）密抄自己，用于邮件备份及后续邮件搜索时候方便；
2）外部邮件交流时使用，比如你将你的要求传达给几个不同的供应商，但由于相关原因不能让供应商彼此知晓邮件及收件人信息，那么就可以进行秘密抄送；
3）内部信息共享，比如你将一个信息共享给一位后续可能有需求的同事，但不论是放在收件人还是抄送人里都显得有点多余，那么就可以使用秘密抄送；
4）收件人本不该知晓收件内容但由于特殊原因需要其知晓，这个情况过于特殊我不在这里举例。
以上，密抄由于其私密性，对于邮件的礼仪或是泛用性都不高，因此不花大篇幅进行展开。
4.邮件标题的书写注意点
说完了收件人，接下来谈谈邮件标题，邮件标题的书写对于收件人看邮件的第一映像直观重要，也是提升邮件交流效率的重要切入点，当我们看到邮件提示时第一眼看到的就是标题，那么标题的书写有哪些注意点呢，这里简单进行总结：
1.突出邮件需求，告知收件人邮件的主要立意，如XXXX整改方案进度调查，XXXX表单填写需求，XXXX客户审核通知等等，收件人一看标题便知道大概是什么任务；
2.定位邮件主体，注明具体是哪个项目，哪个产品，哪个客户抑或是哪个车间或生产线；
3.邮件标题整体简洁，不要出现多个分句的情况；
4.适当表现优先级，如果任务较紧急，可以在标题中添加“紧急”等字样以提高邮件的优先级，当然请同时在邮件设置是也同步选择高优先级选项；
5.切记不要将邮件正文作为标题，这个是有些人的误区，认为如果需求简单可以直接把邮件正文作为标题发送以提高效率，但是这样做非常不礼貌，慎用！
下面用一张图展示不同的邮件标题：
5.邮件正文的开头称谓选择；
在邮件正文开始时我们一定会加上称谓，但总不可能直接就是某某某，某某工，某某经理，这样显得很不礼貌，那么我们通常会加上哪些敬语呢？
1.“XX先生/小姐/工/主管/经理，您好/好”，这个属于非常常见的敬语，加上“您好”二字显示尊敬，但存在一种非常微妙的情况，那就是当你与收件人的关系属于平级，如果加“您好”显得过于尊敬，没有必要甚至过分谦卑，而加“你好”则感觉有点生硬，那么可以直接使用“好”，使用诀窍类似于看到婚姻状况未知的女性可以直接用Ms，省去了用Miss或Mrs可能导致的麻烦；
2.“Hi，XX（一般是英文名）”，外企中常用的邮件称谓，比较通用但表达的语气并不够尊敬，如果你所在的公司文化相对开放，人际关系比较正常，那么这种方式一般不会有什么问题，属于很多外企的通用写法；
3.“Dear/Greetings XX（可中可英）”，属于更高级的开头称谓，目前很多民营企业的员工也开始使用这种方式，但注意了，前面的“Dear/Greetings”请保持英文，否则翻译成中文总感觉有点肉麻，尤其是“亲爱的XX”请千万不要使用；
4.“早上好/中午好/晚上好，XX”，以发邮件时的情景时间作为开头，一般比较少用，外企可能会用得更多（当然如果是外企，那一定不是中文），但目前我几乎没有看到过这种邮件开头；
以上，可以通过你所在公司的实际情况灵活选择，但这些称谓必须要有，否者非常不礼貌，会给收件人带来负面的映像，但有一种情况除外，当你发邮件给自己的下属时建议可以适当下调敬语等级，过分尊敬会导致角色定位上的尴尬。
6.邮件中的用词原则；
我们在收发邮件过程中有一点必须明确：邮件是仅次于签审文件的高级别追溯性文字证据，你的每一封邮件都有可能成为日后保护你或是出卖你的核心证据，所以在发送邮件的过程中用词需要格外谨慎。
通常情况下邮件作为一种书面交流形式，不要吝惜使用敬辞，“请”，“谢谢”，“祝好”，“Best regards”等等的没有必要省，一来体现交流过程中的礼仪，二来展示风度。另外在邮件中切莫使用情绪化的表达方式，即使你刚和收件人吵了一架，要采用邮件形式向他的领导投诉，那么在邮件中也务必就事论事，点到为止，充分表达你的诉求和客观事实，不要代入主观情绪，否则邮件质量大打折扣不说，还可能被转发至其他相关部门处（典型的就有可能到人事部）引起不必要的麻烦。
针对不同的邮件内容要定一个整体的基调，你是有求于人，下发通知，督促进度抑或是兴师问罪都会影响你正文的用词，有求于人则用词偏保守，下发通知态度偏中立，督促进度或是兴师问罪整体就要显得强势，但无论如何都不要超脱出表现客观事实的核心，如果在邮件中出现事实性错误就很容易遭到挑战（比如为了催促对方部门而在邮件中谎报客户要求的时间节点）。
更加详细地就不进行展开论述了，毕竟邮件正文五花八门，不一而足，建议具体问题具体分析。
7.邮件签名
邮件签名一般是邮件正文结束后的格式性落款方式，通常会在邮箱中进行统一设置，很多企业邮箱都有固定的邮件签名格式，如果你新入职一家企业请务必尽快了解本企业的邮件签名，这样每一次的邮件往来就会显得相对专业。
一般企业的邮件签名包含这些内容：1）公司全称；2）公司地址及座机号码（选填）；3）发件人姓名，所在部门，职位，联系方式；4）公司核心理念或价值观（当然也有部门的核心价值观）；5）相关的申明，如请勿擅自转发，误收邮件请尽快删除等等。
签名对于提升发件人整体专业性及邮件正式性有很大帮助，务必加上，不要让你的邮件光秃秃的。
8.合理运用FYI
FYI，全称For Your Information，可以翻译为“内容供参考”或“请参考相关内容”，一般用在发件人确信收件人已经完全知晓邮件中的转发信息或附件信息，无需进行正文描述。打个常见的比方，某同事希望你发一份表单模板的电子档给他，那么你就没有必要再在正文里面描述任何内容，但是一片空白又不太好，这时候你可以加上FYI，这样就比较合适。
一般FYI多用于附件的分享，职场上很多人都知道用法，但是FYI的禁忌可能就没有那么多人知道了，所谓禁忌说白了就是不可以随便乱用，如果用错了很可能导致对方对你的映像分下降，下面两种情况切记不要在邮件中用FYI：
1）发件人的职位高于你，这种情况千万不要使用FYI，也许有些领导不在意，但是在FYI的语境里，通常发件人的位置是要略微高于收件人的，对方如果是上级就会导致角色错位，实际上我以及身边的一些同事对于刚到公司的实习生在邮件中使用FYI已经颇有微词了；
2）邮件双方是平级，但发件人的立场是有求于收件人时也千万不要使用FYI，比如你发送附件的目的是需要对方帮忙填写相关的信息给你，这时候就算对方已经完全知晓附件内容和填写方法，从立场角度来说用FYI也不合适，但严重程度相比起上一条会稍低一点；
所以，我们要明白一点，FYI适用于邮件或附件内容是对方请求以及对方职位等于或低于你的情况，除此之外还是建议老老实实地把正文内容加上去，毕竟一般也花不了多长时间。
结语
以上是我个人在这几年职场中看到听到以及自己感悟到的邮件礼仪细节，也许很多朋友看完会觉得没有必要，认为自己平时随便发发邮件也没有得到什么负面反馈，但我还是那句话，细节往往无法从直接反馈中得到，尤其是企业里的人际关系更是讲究一个潜移默化，不论再扁平的组织架构也不能忽视礼仪，希望这篇文章能够对你有所帮助。
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