#未能找到类型或命名空间名称_编辑高效办公技巧：文件的命名、整理与查找...

编辑每天都在创建、接收和发送各种文件，市场调查、选题报告、封面文案、修改意见、策划方案、征订单、封面、印刷文件……

工作几年后，编辑电脑里的文件保守估计也有上万个。它们有的在桌面上，有的在“我的文档”里，有的在“D盘”的根目录下，有的在一层又一层的文件夹深处。

当我们想找一个近期文件的时候，大脑还有着比较准确的记忆，于是我们一阵“翻箱倒柜”找到了它，这叫作幸运。

当我们寻找一个很早的文件时，大脑就彻底罢工了，想要搜索时，却偏偏忘了文件名；经过一阵艰苦卓绝的奋斗，我们不惜拆房揭瓦、掘地三尺，终于找到它了，发现它的名字竟然是“新建文档2.doc”。这叫作“报应”。

正在欢欣鼓舞，高兴得要掉眼泪的时候，设计师通过QQ发来了新的设计稿，一看文件名，险些吐血——“新建文档2.pdf”。

上面的场景是不是很熟悉？你是否也有过这样尴尬又糟心的时刻？有没有办法能彻底解决找文件的难题？

下面我们从命名、整理和查找四个方面进行分析，试图帮助大家解决文件管理难题。

一、命名

(一)自用文件的命名

有必要建立一个文件命名的规则，所有的文件都要严格按照这个规则去命名。这个规则不需要你记住每一个文件的完整名字，但可以通过搜索工具很快找到它。

如何制定规则？每个人的情况可能有所不同，但有些原则是相通的。

第一，要分析文件的特点，为文件添加描述其特征的“参数”(文字描述)。可以添加的参数如：

1. 创建日期和更新日期(如“文件的命名、整理与查找20200802”，代表这个文件2020年8月2日创建或更新的)。添加上日期信息，当你查找的时候，搜索202008，就可以查到所有2020年8月份的文件。

2. 创建人(如“文件的命名、整理与查找-编辑说”)。在一个团队协作工作时，加上创作人的信息，可方便团队成员了解文件来源。

3. 修改人(如“文件的命名、整理与查找-编辑说修订版)。多人协作同一个文档时，可以方便其他成员了解最后修改人的信息。

4. 要发送对象(如：“文件的命名、整理与查找-发市场部”)。

5. 版本号(如：“文件的命名、整理与查找V1版”)。

6. 主题名(如：“编辑办公技巧-文件的命名、整理与查找”)。

7. 基本属性名(如：“《文件的命名、整理与查找》推广文案”)。

8. 文件格式(如：“《文件的命名、整理与查找》pdf版”)。

9. 文件内容描述(如：“《北京的城墙》前门箭楼图”)。

10. 文件大小描述(如：“《北京的城墙》前门箭楼图-小图”)

11. 自定义参数(根据个人情况，可以自行设置一些参数，以便区分不同文件间的细微差别，自定义参数一定要准确。如：“文件的命名、整理与查找-跨页”“文件的命名、整理与查找-单页”。单页和跨页准确描述了InDesign导出的预览文件的类型)

各种参数可以单用，但最好组合使用，三四种参数结合使用，后期的整理和查找会更方便。最常用的命名方式如：主题名+基本属性名+版本号+创建日期；主题名+基本属性名+创建人+创建日期。

第二，同一个主题的文件，文件名中一定要有相同文字的参数，这样会方便后期的批量搜索和处理。文件的主题分类需要清晰准确，不能变来变去。常用的主题名称如：

1.图书名(与该书相关的信息都应该加上图书名，当我们搜索书名时可以快速获取所有相关文件)。

2.封面文案(所有封面文案相关的文档，都增加这一主题名，当我们需要多本图书的封面文案时，可以快速批量进行搜索复制)。

3.立体封、封面效果图、效果图(根据个人情况确定一个和封面效果图相关的主题名，以后所有的效果图都按此命名)。

4.选题表、选题报告(根据个人情况为所有选题表添加主题名，方便后期批量搜索查找)。

第三，文件名尽量完整，不要加字、减字；遇有可以简称的词语时，尽量不要用简称。如果是自用文件，则可以不用考虑文件名的长度，把全称、简称、别称都加在完整文件名后，以提升后期搜索时的成功率。

例如：“文件的命名、整理与查找”不能减字命名为“文件的命名”；“某某出版社书目”不能简称命名为：“某某社书目”。

又如：“文件的命名、整理与查找”可以命名为“文件的命名、整理与查找-技巧-搜索”，这样在以后查找文件时，即使没想到“查找”这个词，用关键词“搜索”或“技巧”也可以快速找到。

第四，文件的命名要严谨、认真，不能敷衍，也不要出现错别字。这个算是心理建设层面的原则，很多人命名文件时都是看心情，要么用默认名，要么就随便打几个，这样做会让电脑上文件越来越乱。命名时多一点认真，日后会多一些轻松。

(二)发给别人的文件的命名

以上是说的是自用文件的命名，发给别人的文件该怎样命名？

笔者认为发给别人文件命名应遵循一个原则：确保对方保存时不需要更改任何字，即我们发给他的文件名他可以直接使用。根据这一原则，我们的文件名应该有完整、适量的信息。完整是说一目了然，适量是指不要过度详细，用两三个参数命名即可。具体用哪些参数，要根据合作的项目和对方的用途来确定。常见的情况举例如下：

1.如果对方在进行数据收集(比如总编室收集年度选题)，那说明他发给每位编辑的文件名是一样的，如果所有编辑都不加命名直接发过去，对方肯定会收到一大堆重名文件，这时候我们就要加上创建人信息(部门、姓名等)。

2.如果对方是和你共同修改一个文档，我们修改完返回的时候要加上修改人参数、版本号参数，还可以增加一些提示性的自定义参数。如对方发过来的文件是“文件的命名、整理与查找”，我们返回时可改为：“文件的命名、整理与查找-编辑说修改版-已过黑马”。

3.如果对方发给我们的文件中有“占空符号”或有明确需要我们修改后返回的文字时，则一定要修改后返回。相同的，如果我们发给对方文件，需要对方修改后返回的，也需要进行某些标识。如对方发给我们的文件名是“书名-作者名-某某出版社选题表”，那我们返回的时候，应该将“书名”“作者名”进行修改，切不可原名返回。

二、整理

文件的整理，主要包括文件保存位置的设置和零碎文件的处理。

(一)文件保存位置

 1.文件层级的设置。

一个文件光有好的命名不行，还要为其在硬盘中的安一个家，这个家就是文件的存储位置。从高效的原则去考虑，我们最快能打开的文件夹肯定是C盘、D盘、E盘这些根目录。那么最优的选择来了，我们就把根目录当做我们的一级文件夹，对其进行命名。比如将D盘命名为“本版书”，那与本版书相关的文件都应该放在D盘。D盘根目录下需要再新建一层文件夹，可以用书名命名，如“某某书”，与“某某书”相关的文件都直接放在该文件夹内即可。如无必要(文件总数在50以内时)，“某某书”内不用再建立下一级文件夹，以减少保存和打开文件时的层级；如有必要，“某某书”下顶多再新建一层文件夹，绝不能再增加层级。

用这种方式，整个文件系统非常整洁，而且保存或打开任何文件的时候，最多打开两层文件夹即可。你可能会担心“某某书”下文件太多，会比较杂乱，其实大可不必担心，只要每一个文件命名是规则的，文件夹内的文件自然会排列地整整齐齐。利用Windows系统的分组功能，我们可以根据名称、修改日期、类型(文件格式)、大小等排序。(见图1)

根目录磁盘是有限的，我们可以用Windows自带的“映射网络驱动器”功能，将硬盘中的任一文件夹映射为一个新的驱动器，将其变为新的根目录。(见图2)

图1：“文件的分组依据”示意图

图2：“映射网络文件夹”示意图

2.常用文件的整理。

在工作中使用率较高的文件，应该单独提出来，放到最方便找到的地方。编辑常用的文件，如各种流程表格、合同模板、设计规范、社标、各种书的立体效果图等，可以单独新建一个“常用文件”文件夹，根据个人使用习惯，将其“快捷方式”放在桌面或某个根目录下；当然也可以“映射网络驱动器”，将其变为一个虚拟的硬盘。特别注意的是，整理大文件时要多用“快捷方式”，不要轻易复制，因为复制文件会凭空增加文件数量，占用硬盘容量。

对于经常用到文件，还有一种捷径方式，就是将其固定到开始菜单。在win10系统中，不管在任何状态下，只要按一次Windows键(键盘上有视窗图标的键)，立刻可以将文件调出。方法很简单，在想要操作的文件夹上右击，选择“固定到‘开始’屏幕”即可。

另外，常用文件如果不符合命名规则的，一定要进行修改。因为高效率调用文件需要配合搜索和直接访问两种方式。如果命名不准确，在批量搜索时就无法快速搜到文件。

(二)零碎文件的处理

1.对于不好分类的零碎文件，或者你认为已经没用的文件，应坚持一个原则：永远不要轻易删除。不轻易删除文件的原因有二：第一，任意一个文档都是你个人数据库中的数据，以后同类的工作都可以当做模板或参考使用，一旦删掉就不能再恢复。第二，很多人认为太多的文档会占用电脑空间，其实对于现在的电脑硬盘来说，几个文档占用空间可以忽略不计，哪怕10000个文档占用的空间还比不上一部电影占用的空间大。综合考虑，不删的好处远大于删除。

2.一般的零碎文件都在桌面或我的文档中，建议定期将这些文件进行分类整理，集中到一起，放到一个硬盘的根目录下，可以命名为“零碎文件”。“零碎文件”是一个标识，在搜索时可以知道文件来自哪里，我们可以优先使用正规文件夹中的内容，而将零碎文件夹中的文件作为备选。

三、查找(搜索)

(一)搜索工具的准备

文件的命名和整理，一方面是为了让文件系统清晰，但根本上是为了高效地查找搜索。Windows自带的搜索工具能解决部分搜索问题，但距离高效还略有差距，我们必须要第三方软件的支持。笔者在这里推荐自己常用的3款应用软件，综合使用这些软件，我们几乎可以在几秒钟内找到任何想要找的文件，可大幅度地提升工作效率。

1.办公软件：wps

wps自带的搜索功能可以搜索本地及“云文档”中所有文档的文件名，还可以全文搜索“云文档”中的所有文档内容。根据网速，大多数时候搜索速度在5秒以内。wps似乎不支持正则表达式(类似通配符)搜索，但强大的文件名搜索功能已足够用。

2.本地搜索软件：Everything

非常小巧，但功能十分强大的本地搜索工具。可以搜索所有文件格式，支持正则表达式。目前只能搜索文件名，暂不支持文档内容搜索。搜索速度极快，大多数时候都会在1秒之内出结果。

3.本地搜索软件：FileLocator lite

非常全面的本地搜索软件，支持文件内搜索，支持搜索文件名和文档内容，支持正则表达式，唯一的缺陷是搜索速度较慢，一般需要20秒以上。建议搜索文档内容时使用该软件，只搜索文件名时用Everything。

(二)搜索技巧

1.尽量采用命名规则中区别度较大参数进行搜索，这样准确率会更高。例如文件名是：“某某出版社开票信息-汇款信息-发票”，我们可以用的关键词有“某某出版社”“开票信息”“汇款信息”“发票”，因为“某某出版社”关联的文件非常多，虽然能搜索到文件，但有可能排到几十上百个文件之后了。但“开票信息”几乎和其他文件没有关联性，按此关键词搜索，前几个必然就有想要的结果。

2.可以利用命名规则和文件名的特点，批量找到想找的文件。例如，出版社要编辑统计最近两年所出版的书，逐一去查找很费时费力。但根据经验，每一本书的CIP信息命名是有规律的：文件中都有“CIP”三个字母，且所有文件都是txt文档。那么我们就可以搜索文档类型中包含CIP三个字母的文件。搜索结果比较不错，所有的文档都排在了前列(见图3)。一项可能需要十几分钟甚至更多时间完成的工作，我们一分钟搞定了。

 图3：“批量搜索”示意图

3.可以根据对文档内容的记忆，搜索难找的文档。例如：出版社要送编辑的一本书去评某个奖项，但需要在半小时内提供这本书的所有详细信息。根据回忆，两年前编辑曾经写过类似的信息，但忘了文件名，也忘了放到哪里了，这时候我们可以使用wps或FileLocator lite来查找文档内容。将该书的书名信息填到“包含文本”项，文件名称为空，点击搜索即可(见图4)。

 图4：“根据文档内容查找文件”示意图

以上只是简单举例，不能穷举工作中遇到的所有问题，但只要了解了这几款软件的功能，编辑们可以进行联想和组合，以实现更多的搜索功能，此处不再赘述。

另外，除了搜索，我们还可以采用直接访问的方式查找文件。在文件的“整理”部分，我们已经设置好了不少捷径。在目标明确的情况下，直接访问该文件夹，调用文件即可。

四、小结

本文虽然以编辑工作为例，但其思路也可迁移到其他任何工作。掌握文件的命名、整理和查找技巧，不仅可以提升自己的工作效率，也可以给别人带来便利，希望阅读本文的同行能有所得、有所用，有说得不准确的地方也希望大家提出宝贵意见。