原标题:工作邮件如何写?—有效沟通才是你的核心竞争力
我们最重要的沟通手段之一
现在沟通的方式非常多,电话、微信、短信、邮件、RTX(工作版QQ)、钉钉。这些都非常好,效率也高。今天我们要谈的就是其中重要的一种,可能也是最常用的工作沟通方式。
老北今天为什么要写这个文章,就是发现工作中有些同事不太会写邮件,尤其是刚进入职场不久的新同学。很多啰里啰嗦的说不到重点,要不然看了你的邮件后不清楚你想干什么。
老北认为,能写一封简洁、意思明确、得体的工作邮件,是一件非常重要的事情。这个不仅反映了你的基本功,也能提高你的工作效率,还能帮助你赢得客户、同事、领导的好感。
(一)选择客户端
废话不多说,直接进入正题。
现在收邮件的客户端很多,老北使用过的两个都比较非常好用,推荐给大家:Foxmail和Outlook。如果有的选,首选Foxmail。
然后设置好,你的数据date是备份在哪里,千万不要备份在C盘了,万一电脑系统奔溃了,以前的邮件容易丢失。
再然后就是把客户端下载到本地,设置邮箱,这些都是技术问题,很好解决。
(二)模板设置
很多同学一打开新建邮件,就是一大块白板,结尾很多字都要自己敲上去,费时又费力,而且显得整个邮件很空,不专业。所以这时我们不妨去设置一个模板。以outlook为例,里面有创建或修改邮件的签名,更改默认字体等选项。在创建签名的时候,把自己的姓名、手机、固话—内部号、部门、申明等以及一些必要的信息(QQ/微信)都加上,对方在接收到你的邮件时,就清楚的知道你的信息,而你也不需要每次都把必要的信息手动输入。字体一般设置微软雅黑,最常用。
千万不要用一些花里胡哨的信纸,千万不要用一些花里胡哨的信纸,千万不要用一些花里胡哨的信纸!重点说三遍!
公司一般都会有对内邮箱和对外邮箱,签名设置会不一样,要懂得区分来设置。
outlook 设置界面
(三)写邮件之前的准备
同学们不要诧异,不就是一封邮件嘛,还需要准备?
是的,在你没有训练出基本功之前,还是多想想。即使以后很熟悉了,还是需要在脑中快速考虑下重点。
在写邮件的界面中,有几个关键点:收件人、抄送、密送、主题、内容、附件
收件人:你邮件主要写给哪些人,需要哪些人必须知道,哪些人必须回复。
抄送:你想要哪些人一同了解信息,不一定要回复,只需要知会就可以。
密送:这个用的很少。但是有些情况,你可能不希望其他收件人看到有这个人存在,所以用密送。
主题:简明扼要地阐述邮件的重点核心内容。
内容:写邮件要表述清楚哪些事情。
附件:其他重要的内容,资料等
在动手写之前,脑子里清楚的把整个事情想一遍,非常重要。
写邮件界面
(四)开始写邮件
最核心的关键点来了,也是本文的重点。在讲清楚这一节之前,问大家一个问题:
为什么在沟通方式琳琅满目的时代,邮件依然是沟通高效的工具之一?它有什么特别的优势?
答案是:你要把一件事很清楚的传达给一群人。
再岔开话题说一件关于工作中沟通的事情。当年老北刚入职场不久,一脑子热的投入工作,苦活累活干了不少,遇到了不少困难,需要跨部门协调,总觉得对方不支持,不给力!一气之下跑到对方部门的老总那里诉苦。
老总耐心的听完我一股脑子的诉苦,说了一句话让我至今难忘的话:“小北,你想要我做什么?”我一下子蒙圈了,我想要对方部门老总干什么?需要协调人吗?还是投诉对方部门不配合?还是需要对方老总亲自出马?
我的目的绝不是单单跑去诉苦!但是我的行为和我思考方式,最后达成的效果就是这样。看到没有,这就是无效沟通。
所以这句话一直在我脑海中盘旋,每次我需要和对方沟通的时候,就会浮现出这句话。这句话的核心就是:
你沟通的目的是什么?
大家千万不要认为这个简单,反思一下,工作中生活中,说来说去都讲不清楚事情的人还少吗?
不信,那么我再举几个简单例子。对方给我发的邮件中
老北,明天下午两点我们开个会,讨论下XX产品的研发进度和市场推广策略。
觉得熟悉不?是不是收到过很多这样的邮件。
大家觉得上面沟通是有效果的吗,发给我的邮件,让我清晰的知道我要做那些事情了吗?
上面的邮件少了哪些内容呢?简单说几点:
与会人员有哪些
会议地点在哪里,会议时间是几点到几点
需要我召集哪些人,市场的还是研发的,还是都要。需不需要其他人旁听?
目前的研发进度到什么程度了?目前有没有初步的市场推广策略?
会议后要形成什么成果物
很多时候,我们往往没有真的想清楚沟通的目的是什么,就开始了沟通,所以会有很多无效沟通或者要反复沟通很多次。
这些都想清楚了,再开始写邮件就简单了。
收件人是主要沟通的对象,一个人或者几个人,清楚明白的表达出你想要表达的事情,需要对方做哪些事,有哪些约束条件(时间点、人、费用等),标点注意,语句通畅,没有歧义。文字不要各种颜色,大小不一样。重点需要对方关注的,可以用颜色字体突出。
抄送相关人员,让他们也知会。方便以后沟通的时候,对方比较清楚事情的经过。
主题简单概括主要内容,以后对方查找邮件也方便。
附件,不要忘了附上了。附件的名称也很重要。不要一个新建WORD就上去了。写清楚附件名称,时间。
回复别人的邮件也是一样的道理,思考方法正确了,我们的工作就是有成果的,效率也能提升较多。
还有几个细节要注意:“全部回复”的时候,要考虑下,你回复的邮件是不是需要所有人都看到。尤其是外部邮箱,和客户交流的时候。客户可能对他的供应商群发了询价邮件,你群回了邮件,就等着拎包走人吧。
好了,今天就说到这里,以后找个机会,老北再仔细和大家聊聊沟通这个话题,这个东西可是我们一生都需要学习的。老北也在路上,和大家共勉。
文/北石南(简书作者)
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