前段时间,和一个客户沟通,在谈到项目管理中的文档管理时,为了强调项目文档管理的重要性,我说了一句话:项目管理过程,其实就是文档管理过程,尤其是大项目。
客户频频点头。
回来后,仔细想了想,感觉我说了一句项目管理中的“金句”。
回想近几年我所管理过的的项目,项目的文档管理做得好,项目实施就顺利,反之,则不顺利,甚至极有可能实施失败。
某个大项目,项目启动一开始,甲乙双方就陷入文档的PK大战中:
乙方提交了《调研报告》,甲方看了后说:你没用我们行业的专业术语描述理解我的业务,没理解我的业务,怎么能做好我的项目呢?
于是打回,重写。
乙方提交了《实施计划》,甲方看了,问:这个计划怎么有其他公司的名字,一看就是复制粘贴过来的,这能是贴合我们实际情况的计划吗……
打回,重写。
项目进行了1个多月,双方就在这种PK中公司,大家打得筋疲力尽,最后,项目连软件都没安装,散伙了……
还有一个,大项目,央企,双方也是一开始就开始这种文档PK大战中,这个项目的甲方项目经理对文档的要求更苛刻,不仅要求业务上专业,对格式、语言文字表达通畅也有要求,甚至用“每一万字错白字不超过1个”的国家出版物的标准要求乙方提交的文档,乙方项目经理实在忍受不了甲方PM对文档的苛求,不做了,新来的PM,化了一周的时间,仔细研究了这家企业的行文习惯、文化背景,然后从邮件沟通开始,模仿客户的习惯,研究他的企业文化,了解他的业务特点,甚至分析他的行文规范,非常谨慎的提交了第一篇《某某项目实施策略》,逐渐取得客户的认可,打开了双方的沟通的大门,项目开始向前进行……
可见,项目文档管理对项目的整体推动的作用重要性,当然,项目文档管理的作用,绝对不止这写,还有更加重要的作用。
那么,项目文档如何管理,有哪些要诀?改天,龙哥把文档管理的方法总结一下,分享给大家。敬请期待!
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