当用户向工作表的单元格中输入内容的时候,Excel会自动对输入的数据类型进行判断。Excel可识别的数据类型有数值、日期或时间、文本、公式、错误值与逻辑值(本技巧不讨论此类数据)。
进一步了解Excel所识别单元格内输入数据的类型,可以最大程度地避免因数据类型错误而造成的麻烦。
输入数值
任何由数字组成的单元格输入项都被当作数值。数值里也可以包含一些特殊字符。
● 负号。如果在输入数值前面带有一个负号(-),Excel将识别为负数。
● 正号。如果在输入数值前面带有一个正号(+)或者不加任何符号,Excel都将识别为正数,但不显示符号。
● 百分比符号。在输入数值后面加一个百分比符号(%),Excel将识别为百分数,并且自动应用百分比格式。
● 货币符号。在输入数值前面加一个系统可识别的货币符号(如¥),Excel会识别为货币值,并且自动应用相应的货币格式。
另外,对于半角逗号和字母E,如果在输入的数值中包含有半角逗号和字母E,且放置的位置正确,那么,Excel会识别为千位分隔符和科学计数符号。如“8,600”和“5E+5”Excel会分别识别为8600和5×105,并且自动应用货币格式和科学记数格式。而对于86,00和E55等则不会被识别为一个数值。
像货币符号、千位分隔符等数值型格式符号,输入时无须考虑,应用相应格式即可。
输入日期和时间
在 Excel 中,日期和时间是以一种特殊的数值形式存储的,被称为“序列值”。序列值介于一个大于等于0(1900/1/0),小于2958466(9999/12/31)的数值区间。因此,日期型数据实际上是一个包含在数值数据范畴中的数值区间。
日期和时间系列值经过格式设置,以日期或时间的格式显示,所以用户在输入日期和时间时需要用正确的格式输入。
在默认的中文 Windows 操作系统下,使用短杠(-)、斜杠(/)和中文“年月日”间隔等格式为有 效的日期格式(如“2013-1-1”是有效的日期),都能被Excel识别,具体如表所示。
虽然以上几种输入日期的方法都可以被Excel识别,但还是有以下几点需要引起注意:
● 输入年份可以使用 4位年份(如 2002),也可以使用两位年份(如02)。在Excel 2007中,系统默认将0~29之间的数字识别为2000年~2029年,将30~99之间的数字识别为1930年~1999年。于是2位数字可识别年份的总区间为1930~2029年。
● 当输入的日期数据只包含年份(4位年份)与月份时,Excel会自动将这个月的1日作为它的日期值。
● 当输入的日期只包含月份和日期时,Excel会自动将当前系统年份值作为它的年份。
通常情况下,输入日期的一个常见误区是用户经常将点号“.”作为日期分隔符,Excel会将其识别为普通文本或数值,如2012.8.9和8.10将被识别为文本和数值。
由于日期存储为数值的形式,因此它继承着数值的所有运算功能。例如,可以使用减法运算得出两个日期值的间隔天数。
日期系统的序列值是一个整数数值,一天的数值单位就是 1,那么 1 小时就可以表示为 1/24天,1分钟就可以表示为1/(24×60)天等,一天中的每一时刻都可以由小数形式的序列值来表示。
同样,在单元格中输入时间时,只要用Excel能够识别的格式输入就可以了。
下面列出了Excel可识别的一些时间格式,如表所示。
对于这些没有结合日期的时间,Excel会自动存储为小于1的值,它会自动使用1900年1月0日这样一个不存在的日期作为其日期值。
用户也可以按照表显示的形式将日期和时间结合起来输入。
如果输入的时间值超过24小时,Excel会自动以天为单位进行整数进位处理。例如输入26:13:12,Excel会识别为1900年1月1日凌晨2:13:12。Excel 中允许输入的最大时间为9999:59:59.9999。
输入文本
文本通常是指一些非数值性的文字、符号等。事实上,Excel将不能识别为数值和公式的单元格输入值都视为文本。
在Excel 中,一个单元格最多能容纳的文本约 32000个字符,而最多可显示的字符为1024个,在编辑栏中最多可显示32767个字符。
输入公式
通常,用户要在单元格内输入公式,需要用一个等号“=”开头,表示当前输入的是公式。除了等号外,使用加号“+”或者减号“-”开头,Excel也会识别为正在输入公式。不过,一旦按下<Enter>键,Excel会自动在公式的开头加上等号“=”。
在Excel中,除等号外,构成公式的元素通常还包括:
● 常量。常量数据有数值、日期、文本、逻辑值和错误值。
● 单元格引用。包括直接单元格引用、名称引用和表的结构化引用。
● 圆括号。
● 运算符。运算符是构成公式的基本元素之一。
● 工作表函数。如SUM或SUBSTITUTE。
输入公式还需要注意的事项有:
● 公式长度限制(字符):Excel 限制8K个字符,即1024×8=8192个字符。
● 公式嵌套的层数限制:Excel 限制为64层。
● 公式中参数的个数限制:Excel 限制为255个。
如果用户在公式输入过程中出现语法错误,Excel会给出一些修改建议。不过,这些建议不一定总是正确的。