很多学校的邮箱都是用Outlook，今天就来说说我和学生用邮箱交流的时候出现的问题，给大家提个醒儿。
邮件大家都会写，出问题比较多的是Outlook的会议预约功能。
英国生活里，预约是一件很普遍的事情，什么都需要预约。大学里，无论是本科生还是研究生，都可以和任何老师预约一个时间，进行一对一的讨论；老师需要召集学生开会的时候，也会通过邮件发一个会议邀请。
国内好多学校和公司也在用Outlook，那么和老师或者上司预约会议的时候需要注意哪些问题呢？
1. 给出精确的会议时间
通常学生给我预约会议的流程是这样的（以下皆为电子邮件内容）：
学生：老师您好，我想要和您当面讨论一下XX问题，不知道您哪天有时间？
我：我下周二下午1点到3点之间都有空，你什么时候过来我办公室？
学生：谢谢老师！我下周二1点到3点可以的。
现实生活里我的内心活动：所以你到底啥时候来？我不可能在办公室等你两个小时啊！
嗯，这样的情况发生不止一次了。在开学之后，每个老师的日程表真的都很满，教学、院系各种会议、学生逐个来找。很有可能在老师反复跟你发邮件确认你到底是几点来的时候，日程里下周二1点到2点的时间迅速被别人预约走了，而你又忽然发现你只在1点有空，那这次预约等于失败，还得重新再找时间。
2. 接受或者拒绝会议邀请
如果是前面讲的学生已经私下和老师敲定会议时间的情况，不接受邀请不会有太大问题。老师再发一次会议邀请只是做提醒用，真的有学生说过哪天几点过来找我开会之后自己转头就忘了！
但是有的时候是这样的情况：
我在指导几个学生的毕业论文，我们定了每隔一周的周一上午10点到11点在会议室开碰头会，看看学生实验有没有遇到问题。
为了提醒学生不要忘记参加，每次会议之前，我都会发一封会议邀请，并要求学生确认是否参加。
有的学生从来不确认会参加，有的时候到会，有的时候不到。
某一次，其他出席率比较高的学生都回复给我说有事不能参加这周的会议，而出席率不稳定的几位同学依然故我，坚持不确认，可能他们自己也不知道自己能不能来？
这就有点儿为难了，我只好按时到达会议地点，在等了15分钟确定没有人来之后才离开。
我虽然不介意忙里偷闲一次，慢悠悠地喝杯咖啡等等人也不错。但是在我有很多工作要当天完成的时候，就不能保证一定会在空荡荡的会议室等上那么长时间了。而对学生来说，最直接的后果就是，有可能在你真正想参加会议解决问题的时候却找不到人了。要知道，学期中单独和我预约会议通常要等3-5天之后才会有时间。
所以收到会议邀请之后，马上查一下自己的日程，即刻接受或者拒绝邀请，拒绝的时候在邮件里解释一下原因，与人方便，自己方便嘛。
3. 接受邀请后确认会议地点
当参会人数比较多，会议无法在办公室进行的时候，我们需要另外预约会议室。这个时候学生们收到会议邀请后经常出现的一个问题是找不到会议地点。如果没有在邮件正文找到会议地点的话，注意看看Location那栏（请忽略例子里诡异的会议时间），那里一定有。
我的大部分同事在发会议邀请的时候都是直接在location那栏里写地址，而不会在邀请正文再重复一遍，所以请不要忽略这一栏的重要信息。
4. 为什么又收到一份一样的会议邀请？
有的时候，会议时间和地点必须要改变，这个时候我们可以更新之前发出的会议邀请，只是时间或者地点的信息有变化。
所以在收到一封和之前看似一模一样的邀请邮件后，大多数情况下都不是发件人发错了。仔细看一下会议信息，认真地找不同吧。
写到这里也提醒了我自己，发会议邀请的时候还是不要偷懒，尽可能地把关键信息说清楚。不过我不能保证所有老师都这么做，所以大家还是自己更认真地阅读邮件为上。
最后，请遵守outlook会议预约与邀请的基本社交礼仪，让我们的沟通更有效率。
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