在平时使用Word、Excel或者ppt办公软件的过程中,有一些良好的习惯可以提高效率,还有一些习惯可以方便自己方便他人。本文小编就以Excel中的一些操作为例,给大家推荐几个平时使用Excel,或者是office其他软件应该养成的一些习惯吧。
一、Ctrl+S保存/文件恢复设置。
小编把这一条放在最前面,是因为很多时候,可能因为突然断电、系统崩溃、软件闪退等原因,自己没有及时保存文件,还得从头再做。所以养成一个做一会儿随手按下Ctrl+S的习惯,可以避免一些突发原因对自己工作成果的影响。
如果你像我一样,经常忘记或者懒得按这个快捷键,那么至少请在文件——选项——保存中这样设置一下。
把保存自动恢复信息时间间隔尽可能设置短一些,比如3分钟。如果某一天在没有保存就退出Excel表格时,把自动恢复文件位置的地址复制到我的电脑地址栏中,可以最大程度地恢复未保存的文件。设置的方式即下面红框中的内容。
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二、工作表、工作簿规范命名,而不是在工作表中添加标题。
在平时工作中,我们经常会收到或者发送一些文件,比如压缩包、图片、Excel等,很多都是利用模板或者自己用手机拍照,保存到电脑上名称要么是一串数字,要么是新建工作表、新建图片等。
这种习惯不仅不利于区分文件内容,而且如果不进行重命名的话以后再找这个文件也容易混乱。所以发给别人文件或者Excel工作簿时最好能修改文件名称,比如改成文件内容+日期。
同样,Excel工作簿中也有多个工作表的话,尽量可以在工作表标签中进行重命名,避免在工作表表头录入名称。
比如下图中的盘点表,在工作表标签录入相对于在工作表中录入,对于查看表格更加方便,而且在表头录入标题本身就不符合Excel的使用习惯,因为Excel表格都是以单元格为单位的数据。
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三、自己设置常用的快捷键。快速访问工具栏。
比如下图中,小编因为经常觉得Excel表格提供的视野不足,所以就把切换全屏视图放在了快速访问工具栏,按alt+2就可以切换全屏视图,按esc键就可以退出全屏视图。真的是很方便。像全部清除、快速打印等功能都可以放在快速访问工具栏。
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四、保留小数位数时使用函数而不是自定义单元格格式。
在单元格格式中设置的格式是具有一定迷惑性的。如下图所示,在C3单元格中把3.14159126设置单元格格式为数值,保留两位小数,虽然显示3.14,但是编辑栏中的数值仍然显示的是3.1415926,在运算过程中也会按照3.1415926进行计算。
但是利用函数就不一样了,输入函数=TEXT(C3,"0.00")后,计算的结果是真实地保留两位小数的值,计算过程中也不会因为小数点的原因而出错了。
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五、不同数据类型放在不同单元格,同一单元格一种属性。
比如下图左侧的数据,把数字文本放在一起,在进行数据统计的时候特别不方便。单元格中的内容有明确的符号隔开或者其他规律时,可以利用分列或者Ctrl+E快速填充分开。如果单元格的内容杂乱无章,毫无规律时,进行整理时会十分繁琐。
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六、同一数据类型规范格式,尤其是日期。
Excel中主要有文本、数字、日期这几种格式。平时录入数据的时候最好能按照Excel的格式要求录入,比如日期,一般录入时中间用横线分开就是比较常用的习惯,比如2019-03-18就比较合适。录入20190308、2019.03.08这样的格式不是标准的日期格式,系统会按照文本或者数值处理。
录入文本和数值格式时也注意格式设置,比如录入身份证号时,就要把单元格格式设置为文本格式,否则会显示科学计数。
录入数据时,单元格格式要设置成数值,否则可能无法参与运算。
七、慎用合并单元格。
上面已经说过,Excel工作表标题在工作表标签中录入即可,而不是在表头利用合并单元格格式进行设置。
如果不可避免使用标题或者某一个内容需要在多个单元格中显示,建议使用跨列居中。在单元格格式设置——对齐——水平对齐进行设置即可。
因为在有合并单元格的工作表中进行排序、筛选、复制粘贴、计算等均有不便。合并单元格用在最后一行或者最后一列合计中使用即可。比如在有合并单元格的工作中进行操作时经常会出现以下提示。
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八、格式设置。
Excel表格提供给别人时,尽量对字体、颜色、对其方式等进行一些设置。如果想要一定的美化效果,则去除边框网格线,突套用格式,颜色不要太多,尽量统一。
比如下图中,进行了字体、居中显示,然后Ctrl+T套用表格,在设计中勾选标题行、第一列、汇总行。简单几步就可以设置一个效果比较好的表格了。
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除了这八个习惯,还有很多需要我们平时注意的
比如做完Excel表格发给别人时,保存之前光标最好定位在左上角或者其他有利于别人看的地方,
平时有意识地积累一些快捷键,
统计数据时优先选择power系列组件和数据透视表/数据透视图,然后考虑函数,最后考虑功能区选项卡筛选排序等功能键......
随着Excel学习的深入,相信你会有更深的体会。