来自： 玉米不黄(ID： YMBH002) 作者： 玉米不黄
在看这篇文章之前，我劝你别想着做PPT可以真正的一劳永逸。
现在天气很冷，很多人感冒了，可感冒了也不是打上一针，就可以一劳永逸，高枕无忧的。
感冒如此，何况知识。
做PPT也不是套个漂亮的模板就可以了，退一步来说，大多数套模板的人并不知道模板的正确使用方法。
再退一步来说，根本没有多少模板是真正实用的。
所以没有真正的一劳永逸，只有相对的「一劳永逸」。
下面我们来谈一谈PPT中有哪些可以相对「一劳永逸」的操作和制作思路。
且看。
『关掉软件，整理文案』
一份PPT不是凭空诞生的，无论你的PPT应用到什么样的场合，在打开软件之前，你应该有想法。
有了想法，后面的制作就都好办了。
不少人都是在打开PPT之后然后对着电脑发呆。
没错，在最开始的时候，你需要关掉MS PowerPoint这个软件。
你需要整理手上的资料，对手上的项目进行深入思考。
为防止打开PPT发呆，你需要思考的东西很多。
包括这个PPT的主题，目标是什么？受众是谁？怎么和演讲人相互配合？
要表达什么观点？要举些什么案例？
这份PPT的层级，顺序，有哪些东西是必要的，而有哪些需要做取舍？
哪些地方需要重点讲？哪些地方一笔带过？
这些都是需要思考的。
你就像一个老师，在整理你的教案。你必须得整理好这些，因为你得对你的学生负责。
如果你的运气足够好，在开始做之前，已经有人帮你准备这个东西了。
这个人可能是你的领导，也许是你的客户。
但不管怎样，你得参与进去，出一份力，了解清楚这份PPT的思维脉络。
总之，最后你会得到一份内容总结，也许是一份Word，也许是自己手写的笔记/草图，或是像我这样，用幕布这类的软件整理好。
形式因人而异，但这是做PPT的第一步。
你在打开软件之前做的准备越多，后面所费的功夫就越少。
『软件基础设置』
光有思路还不行，你得做好一些让你「后顾无忧」的软件设置。
否则后面一旦软件崩溃了或是发生其它问题，就会欲哭无泪了。
下面来介绍几种很重要的基础软件设置。
01 自动保存
保存有多重要，每个重做的人都知道。
不过幸好PPT可以自动保存，设置步骤也很简单：
选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「保存」，将「保存自动回复信息间隔」勾上。
时长根据自己电脑的配置和性能设置，如果你的电脑一般，我建议设置为「10~15」分钟，这里我设置的是3分钟。
02 撤销次数
做PPT不小心做错了一个操作怎么办？
PPT提供了后悔药，快捷键Ctrl+Z，撤回上一步操作。
但所谓事不过三，“后悔”也是有次数限制的，PPT的默认撤销次数是20次。
但它很方便，这个默认撤销次数可以改，方法也很简单：
选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「高级」，更改「最多可取消操作的次数」。
它最多可以更改为150次，这里我设置的是50次。
后悔药虽有，可不要贪吃哦，思路很清晰很重要。
03、嵌入字体
如今字体已经是越来越丰富，但实际上我们平时说的「PPT上的字体」这个说法是有误的。
PPT本身并不携带字体，它上面显示的字体只是调用了你的操作系统(Windows)中已经安装的字体。
很多常用的字体，在原生系统的电脑上，都可以找到。
比如微软雅黑、Arial、impact等。
需要提醒的是，这些字体只有在Win Vista及以上系统才有。当然，现在用那么陈旧系统的人也不多。
问题来了，光是电脑自带的字体往往不能满足我们制作PPT的需要，所以我们会在电脑上安装各个各样好看、美观、实用的字体。
但这些字体，其它人电脑上没有的，无法调用。
幸好PPT带有嵌入字体的功能，操作也挺简单：
选择「文件」选项卡，选择「选项」，选择「保存」，将「将字体嵌入文件」勾上。
它有两个选项：
■仅嵌入PPT中用到的字体字符，适当减少文件大小，但嵌入后在其它电脑上无法编辑修改。 ■嵌入所有PPT中用到的字体，在其它电脑上可编辑，但PPT体积会变大。根据自己的情况，选适合自己的就好了。
当然，有些字体是嵌入不进去的，不管是otf格式还是ttf格式，都有无法嵌入的，比如思源黑体。
所以当你准备把PPT拷给其它人的时候，最好打包一份字体包，并附上安装说明。
这是个好习惯。
04 设置模板，删除无用版式
事实上我打开PPT做的第一件事就是这个，因为PPT的预设的这些版式我基本上都用不着。
我的做法是：
点击「版式」，选择「空白」，然后打开islide插件，选择「PPT瘦身」，最后直接点击应用，就把那些无用、陈旧的版式都删除了。
经过这样操作后，如果你想在每页都加上一个logo或者其它的东西。
就只需打开母板就行了。操作如下：
选择「视图」选项卡，选择「幻灯片模板」，将左边最底下的空白版式复制一份，加上你需要加的logo。
留下空白版式，是因为你的PPT不可能所有的页面都是一个版式。
05 快速访问工具栏
听名字就知道了，它能大大提高你做PPT速度。
只要设置好它，后面你每做一次PPT就要少花很多时间，这也称得上「一劳永逸」了吧！
PPT上有很多常用的功能，比如对齐，选择窗格，布尔运算等等，如果每次都在选项卡里去找，那简直不能再麻烦了。
所以我们只需要将它添加进快速访问工具栏就可以了。
以「对齐」为例，操作很简单：
选中PPT页面上的任何一个元素，打开「形状格式」选项卡，将鼠对准「对齐」，右键选择「添加到快速访问工具栏」。
当然，添加到「添加到快速访问工具栏」的这些功能排序也是很有讲究的。
我是基本上按照顺手程度排的 ，对鼠标来说，中间部分点起来最顺手，所以中间部分都是最最最常用的功能。
这个排列顺序是可以改的，选择「快速访问工具栏」最右边的小三角，选择「其他命令」。
然后在右边的上下两个角标就可以调整顺序了。
这里我已经将我的设置导出来了，大家可以直接套用这个已经成熟的「快速访问工具栏」。
同样，在这个页面选择「导入/导出」中的「导入自定义文件」，最后选中我给出的文件即可。
文末将给出我已导出来的设置。
『整体风格搭建』
PPT的风格由什么决定？基本上确定了一套PPT的配色规范和字体搭配，这套PPT风格就形成了。
这一步对PPT来说，相当重要。如果你后面要换字体搭配和配色风格的话，基本上可以做到「一键换装」。
事实上，这个就是PPT中的「自定义主题」功能。我曾在文章中多次提到过它。
操作也很简单：
打开「设计」选项卡，选择「变体」的下拉箭头，就可以找到「颜色」和「字体」。
怎么修改它呢？
其实我也在文章里写过很多次，我推荐你分别看下这两篇讲「配色」和「字体」的文章。
看完后，你就明白了。
除了配色和字体之外，你还需要设置一定的版式结构，也即一定的页边距，为版式提供参考。
内容只在版面内写，不超过版面外，这样，你的PPT就会有很强的一致感。
做法也很简单，借助参考线就行，怎么调用参考线？
操作很简单：
随便在页面一个地方，右键，选择「网格和参考线」。
然后用鼠标把参考线拖到设置页边距的地方。
『优秀的操作习惯』
以上这些很重要，但没有一个良好的操作习惯也是不行的。
若是你的操作没有条理，会走很多回头路，会做很多无用功。
我这里就来推荐两个优秀的操作习惯。
01 设置默认形状
在你画第一个形状，画第一根线条的时候就应该设置它。
比如，PPT默认的形状通常会自动有轮廓线条，通常情况下，非常难看。
此时，我们若想后面每画一个形状都不用重新设置一遍，去掉线条的话，就得设置默认形状。
操作很简单：
选中已经设置好样式的形状，右键，选择「设置为默认形状」就可以了。
同理，如果确认了线条的样式，就选中它，右键，选择「设置为默认线条」。
02 在母板里放置正方形
这算是一个小技巧了，因为做PPT的时候难免会放大，调细节。
然后滚轮向下滑，就滑到下一页去了，又得重新返回上一页继续调。
如果我们在母板的四个角落放置正方形(任意形状，以正方形为例)的话，就不会有这样的问题出现了。
滚轮再怎么向下滑都没事。
『建立素材库』
正是我前些天写的「建立素材库」。
有一个命名容易搜索，很容易被查找到素材库，不论你在哪，有没有网络，都不必担心没有素材做PPT了。
倒是真的算上一劳永逸了。
整理一次素材，就不用了每次做PPT手忙脚乱，素材找一堆，还没几个能用的。
方法，上次我已经写的很清楚了，这里不再做赘述。
推荐你看这篇文章：
再回顾下今天讲了什么：
以上。
本篇文章到这里就要结束了。
OK，就这样，希望能对你有所帮助。
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