Microsoft 365 解决方案：归档Microsoft Teams以及关键要素的考量

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Microsoft Teams已成为现代工作场所协作的基石，它使我们能够无缝沟通、共享文件和在项目上合作，然而，随着时间的推移和项目的结束，一些Teams可能会变得不活跃，所以有效管理和归档Teams的能力变得至关重要，归档不仅有助于维护一个整洁有序的工作区，而且可以确保遵守数据保留策略。在Microsoft Teams中归档Teams意味着该团队处于只读状态。Teams Member仍然可以查看所有内容，但不能添加或更改任何内容。这对于已经完成工作的项目团队或历史参考特别有用。

今天，我将给大家分享如何有效地归档Microsoft Teams以及归档Teams所需要考虑的一些关键要素。

何时归档Teams

·       将已完成目标的Teams或已结束的项目归档。

·       考虑长期处于非活动状态（例如6个月）的归档Teams。

使用Microsoft Teams应用程序存档团队的步骤

1.      打开Microsoft Teams app，选择其中一个teams->Manage Teams，如下所示：

2.      在Teams标签下，展开…选择Archive Teams，如下所示：

3.      在弹出的确认归档窗口中，点击Archive，如下所示：

说明：在Microsoft Teams中归档teams可保留Teams的内容，包括对话、文件和其他数据，同时将其从活动视图中删除。当Teams归档时，它将变为只读，这意味着成员仍然可以访问和搜索内容，但不能进行任何更改或添加。

如何使用Microsoft Teams管理中心存档团队？

1.      进入Microsoft Teams Center Admin->Manage team，选择目标teams，然后点击Archive，如下所示：

2.      在弹出的确认归档窗口中，点击Archive，如下所示：

3.      存档后，团队将处于只读状态。成员将能够查看内容，但不能编辑或添加新内容。如果需要，团队可以随时unarchived。

 

在归档Microsoft团队时，重要的是要考虑以下最佳做法和注意事项：

·       在归档团队之前，与团队成员和利益相关者进行沟通，以确保每个人都了解归档过程及其影响。提供有关成员在将来需要时如何访问存档内容的说明。

·       归档之前，请查看并导出团队中的任何关键数据或资源，因为归档团队的功能和可访问性有限。

·       根据组织的保留和治理要求，为团队何时以及如何归档制定明确的指导方针和策略。

·       定期监控和审计存档的团队，以确保遵守数据保留策略，并确定可能需要重新激活或永久删除的任何团队。

·       考虑为归档团队实施命名约定或标记系统，以便于识别和管理。

 

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