『Excel』常用五大类函数汇总

这里对数据分析中常用的excel函数进行分类汇总,共五类:关联匹配类、清洗处理类、逻辑运算类、计算统计类、时间序列类

一、关联匹配类

数据不在同一个excel表或同一个excel表不同sheet中,数据太多,copy麻烦也不准确,如何整合呢?这类函数就是用于多表关联或者行列比对时的场景,而且表越复杂,用得越多。

包含8个函数:VLOOKUP、HLOOKUP、INDEX、MATCH、RANK、Row、Column、Offset

  1. VLOOKUP

功能:用于查找首列满足条件的元素
语法:=VLOOKUP(要查找的值,要在其中查找值的区域,区域中包含返回值的列号,精确匹配(0)或近似匹配(1) )

  • 单表查找
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  • 跨多工作表查找
    iferror函数可以用来判断某些内容的正确与否,正确则返回正确结果,错误则返回需要显示的信息。
    假设我有一个工资表格文件,里面每个部门有一张表,有4个部门对应的部门工资表和一个需要查询工资的查询表。
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    在查询表中,要求根据提供的姓名,从销售~人事4个工作表中查询该员工的基本工资。
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    如果,我们知道A1是销售部的,那么公式可以写为:

=VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0)

如果,我们知道A1可能在销售或财务表这2个表中,公式可以写为:

=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0))

如果,我们知道A1可能在销售、财务或服务表中,公式可以再次改为:

=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0),VLOOKUP(A2,服务!A:C,3,0)))

如果,有更多的表,如本例中4个表,那就一层层的套用下去,如果4个表都查不到就设置为"无此人信息":

=IFERROR(VLOOKUP(A2,销售!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,财务!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,服务!A:C,3,0),IFERROR(VLOOKUP(A2,人事!A:C,3,0),“无此人信息”))))

  1. HLOOKUP

当查找的值位于查找范围的首行,并且返回的值在查找范围的第几行,可以使用 hlookup 函数
语法:=HLOOKUP(要查找的值,查找的范围,返回的值在查找范围的第几行,精确匹配(0)或近似匹配(1) )
区别:HLOOKUP按行查找,返回的值与需要查找的值在同一列上,VLOOKUP按列查找,返回的值与需要查找的值在同一行上。

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3. INDEX

在Excel中,除了VLOOKUP函数常用来查找引用外,INDEX函数和MATCH函数组合也可用来做查找引用工作,这组函数有效弥补了VLOOKUP函数查找目标不在查找范围数据首列的缺陷。

功能:返回表格或区域中的值 语法:= INDEX(要返回值的单元格区域或数组,所在行,所在列)
功能:返回表格或区域中的值
语法:= INDEX(要返回值的单元格区域或数组,所在行,所在列)

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4.MATCH

功能:用于返回指定内容在指定区域(某行或者某列)的位置
语法:= MATCH (要查找的值,查找的区域,查找方式),查找方式0为等于查找值,1为小于查找值,-1为大于查找值

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5.RANK

功能:求某一个数值在某一区域内的数值排名
语法:=RANK(参与排名的数值, 排名的数值区域, 排名方式-0是降序-1是升序-默认为0)。

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6. Row

功能:返回单元格所在的行
语法:ROW()或ROW(某个单元格)

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7. Column

功能:返回单元格所在的列
语法:COLUMN()或COLUMN(某个单元格)

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8. Offset

功能:从指定的基准位置按行列偏移量返回指定的引用
语法:=Offset(指定点,偏移多少行(正数向下,负数向上),偏移多少列(正数向右,负数向左),返回多少行,返回多少列)

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二、清洗处理类

数据处理之前,需要对提取的数据进行初步清洗,如清除字符串空格,合并单元格、替换、截取字符串、查找字符串出现的位置等。

  • 清除字符串前后空格:使用Trim
  • 合并单元格:使用concatenate
  • 截取字符串:使用Left/Right/Mid
  • 替换单元格中内容:Replace/Substitute
  • 查找文本在单元格中的位置:Find/Search
  • 获取字符长度:Len/Lenb
  • 筛选包含某个条件的 内容:IF+OR+COUNTIF
  • 转换数据类型:VALUE/TEXT

1、Trim
功能:主要用于把单元格内容前后的空格去掉,但并不去除字符之间的空格,如果是想要去掉所有的空格,需要用substitute函数。
语法:=TRIM(单元格)
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2、concatenate
语法:=Concatenate(单元格1,单元格2……)
合并单元格中的内容,还有另一种合并方式是&,需要合并的内容过多时,concatenate效率更快。
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3、 Left
功能:从左截取字符串
语法:=Left(值所在单元格,截取长度)
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4、Right
功能:从右截取字符串
语法:= Right (值所在单元格,截取长度)
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5、Mid
功能:从中间截取字符串
语法:= Mid(指定字符串,开始位置,截取长度)
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Text函数表示将数值转化为自己想要的文本格式,语法:
=TEXT(value,format_text)

6、Replace
功能:替换掉单元格的字符串
语法:=Replace(指定字符串,哪个位置开始替换,替换几个字符,替换成什么)
功能:替换掉单元格的字符串
语法:=Replace(指定字符串,哪个位置开始替换,替换几个字符,替换成什么)
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7、Substitute
和replace接近,不同在于Replace根据位置实现替换,需要提供从第几位开始替换,替换几位,替换后的新的文本。

而Substitute根据文本内容替换,需要提供替换的旧文本和新文本,以及替换第几个旧文本等。因此Replace实现固定位置的文本替换,Substitute实现固定文本替换。
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8、Find
功能:查找文本位置
语法:=Find(要查找字符,指定字符串,从第几个字符开始查起)
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9、Search
功能:返回一个指定字符或文本字符串在字符串中第一次出现的位置,从左到右查找
语法:=search(要查找的字符,字符所在的文本,从第几个字符开始查找)

Find和Search这两个函数功能几乎相同,实现查找字符所在的位置,区别在于Find函数精确查找,区分大小写;Search函数模糊查找,不区分大小写。
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10、Len
功能:返回字符串的字符数
语法:=LEN(字符串)

字符串是指包含数字、字母、符号等的一串字符。

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11、Lenb
功能:返回字符串的字节数

区别在于,len是按字符数计算的、lenb是按字节数计算的。数字、字母、英文、标点符号(半角状态下输入的哦)都是按1计算的,汉字、全角状态下的标点符号,每个字符按2计算。
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综合应用
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12、VALUE

功能:将所选区域转为数值类型
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13.TEXT

功能:将所选区域转为文本类型

三、逻辑运算类

包括:IF、AND、OR三个函数

  1. IF
    功能:使用逻辑函数 IF 函数时,如果条件为真,该函数将返回一个值;如果条件为假,函数将返回另一个值。
    语法:=IF(条件, true时返回值, false返回值)
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  2. AND
    功能:逻辑判断,相当于“并”,"&"
    语法:全部参数为True,则返回True,经常用于多条件判断。
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  3. OR
    功能:逻辑判断,相当于“或”
    语法:只要参数有一个True,则返回Ture,经常用于多条件判断。
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四、计算统计类

在利用excel表格统计数据时,常常需要使用各种excel自带的公式,也是最常使用的一类,重要性不言而喻,不过excel都自带快捷功能。

MIN函数:找到某区域中的最小值
MAX函数:找到某区域中的最大值
AVERAGE函数:计算某区域中的平均值
COUNT函数: 计算某区域中包含数字的单元格的数目
COUNTIF函数:计算某个区域中满足给定条件的单元格数目
COUNTIFS函数:统计一组给定条件所指定的单元格数
SUM函数:计算单元格区域中所有数值的和
SUMIF函数:对满足条件的单元格求和
SUMPRODUCT函数:返回相应的数组或区域乘积的和
STDEV函数:求标准差
SUBTOTAL函数:汇总型函数,将平均值、计数、最大最小、相乘、标准差、求和、方差等参数化
INT/ROUND函数:取整函数,int向下取整,round按小数位取数
MOD函数:取余

  1. MIN

功能:找到某区域中的最小值
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2. MAX

功能:找到某区域中的最大值
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3. AVERAGE

功能:计算某区域中的平均值
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4. COUNT

功能:计算纯数字的单元格的个数
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5. COUNTIF

功能:计算某个区域中满足给定条件的单元格数目
语法:=COUNTIF(单元格1: 单元格2 ,条件)
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6. COUNTIFS

功能:统计一组给定条件所指定的单元格数
语法:=COUNTIFS(第一个条件区域,第一个对应的条件,第二个条件区域,第二个对应的条件,第N个条件区域,第N个对应的条件)
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7. SUM

计算单元格区域中所有数值的和
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8. SUMIF

功能:求满足条件的单元格和
语法:=SUMIF(单元格1: 单元格2 ,条件,单元格3: 单元格4)
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9. SUMPRODUCT

功能:返回相应的数组或区域乘积的和
语法:=SUMPRODUCT(单元格1: 单元格2 ,单元格3: 单元格4)
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10. Stdev

统计型函数,求标准差,衡量离散程度。
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11. Int/Round

取整函数,int取整(去掉小数),round按小数位取数(四舍五入)。

语法:ROUND(数值, 位数)
round(3.1415,2)=3.14 ;
round(3.1415,1)=3.1
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五、时间序列类

专门用于处理时间格式以及转换。

TODAY函数:返回今天的日期,动态函数。
NOW函数:返回当前的时间,动态函数。
YEAR函数:返回日期的年份。
MONTH函数:返回日期的月份。
DAY函数:返回以序列数表示的某日期的天数。
WEEKDAY函数:返回对应于某个日期的一周中的第几天。
Datedif函数:计算两个日期之间相隔的天数、月数或年数。

  1. TODAY

功能:返回今天的日期,动态函数
语法:=TODAY(),如不显示应该是单元格格式问题,单元格格式应是常规或日期型
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2. NOW

功能:返回当前的日期和时间,动态函数
语法:=NOW()
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3. YEAR

功能:返回日期的年份
语法:=YEAR(日期)
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4. MONTH

功能:返回日期的月份
语法:=MONTH(日期)
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5. DAY

功能:返回以序列数表示的某日期的天数
语法:=DAY(日期)
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6. WEEKDAY

功能:返回对应于某个日期的一周中的第几天。默认情况下, 1(星期日)到 7(星期六)范围内的整数。
语法:=Weekday(指定时间,参数),参数设为2,则星期一为1,星期日为7
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7. Datedif

功能:计算两个日期之间相隔的天数、月数或年数
语法:=Datedif(开始日期,结束日期,参数)

参数3:为所需信息的返回时间单位代码。各代码含义如下:

"y"返回时间段中的整年数
"m”返回时间段中的整月数
"d"返回时间段中的天数
"md”参数1和2的天数之差,忽略年和月
"ym“参数1和2的月数之差,忽略年和日
"yd”参数1和2的天数之差,忽略年。按照月、日计算天数
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