查新员与委托人如何有效的沟通？

一、查新员与委托人为什么需要有效沟通？

为了提高工作效率，快速、准确地完成查新报告，查新员应重视与委托人之间的交流与沟通。

查新员与委托人的沟通往往是在看到查新合同之后所进行的。

无论查新合同填写的好坏，查新人员在查新工作开始之前都会就查新课题与委托人进行沟通。

只有清楚了解委托人的查新要求，查新员才能够更准确地进行查新，并更好地理解查新点的内容。

这对于提高查新员的查新效率和准确性具有重要的借鉴和帮助作用。

二、决定查新员与委托人沟通是否顺畅的关键因素：

1、首先，查新员得了解这个课题。

这就要事先做好功课准备充分也就是知道这个课题做了哪些工作，了解课题背景或者说发展现状。

经常会遇到一些委托人，他们声称自己的研究是最新的、独特的或前人未曾涉及的。然而，这种描述往往缺乏规范的术语和明确的说明。

因此，必须使用准确的术语和清晰的表述来说明研究的独特性和创新性。

如果查新人员不了解这个课题就容易被委托人牵着鼻子走最终会影响到查新报告的客观准确性。

2、查新点是整个查新工作的主线，因此查新员要合理引导委托人规范编辑查新点。

查新员不应强制要求委托人更改查新点，而应该通过仔细询问委托人的需求，了解其想要查找的内容领域以及所面临的研究难点等问题，以便明确查新点的选定和与其他研究的区别

查新员要做的是从这些方面去引导委托人确立查新点。

通常会有一些查新项目查新点写的是一回事，查新员和委托人沟通时委托人说得查新点又是另外一回事。

所以如果查新员不和委托人事先沟通好,就着手查新,往往谬之千里。

三、查新员与委托人如何有效沟通？

1、让委托人了解建立良好沟通的重要性。

在查新受理阶段，查新员会与委托人进行初次接触。

此时，查新员需要向委托人介绍查新流程，并指出如果得到委托人的指导和帮助，将有助于查新员准确地理解课题，从而在查新的各个阶段节约大量时间，提高报告的质量。

在查新刚开始的阶段让委托人了解到双方建立这种沟通的必要性和重要性，能够为以后的顺利沟通打好基础。

2、建立多种方式的沟通渠道。

查新员与委托人可建立的沟通渠道有多种。

比如说面对面的交流,通过电话或 E-mail 等方式进行沟通。

在委托人时间允许的情况下，委托人也可亲自到查新单位协助查新员完成查新工作,这种方式为直接、迅速。

现在互联网技术发达，只要找到专业靠谱的查新机构，在线上沟通（文字、语音、视频形式均可）效率更高。

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3、以诚待人,建立信任的桥梁，从客户的需求出发，为客户全方面考虑。

（1）在工作中，查新员与委托人互相信任的关系是十分重要的。

查新员应该通过自己的努力和真诚，让委托人逐渐认识到自己对查新报告和委托人负责的态度，从而取得委托人的信任和尊重。

只有建立了信任关系，才能最大限度地获取委托人的配合和帮助，顺利完成新报告。

因此，查新员与委托人之间的信任关系需要在工作中逐渐培养和加强，以达到理想状态。

（2）查新员在接受急于索取查新报告的委托人的查新委托时，应该全力以赴并排除一切困难，必要时可加班加点以保证按时完成任务。

这种能够替委托人着想、不惜牺牲休息时间的工作态度,往往能够很快取得委托人的信任。

（3）建议提醒委托人注意查新报告的正常工作周期，并建议提前准备，以便给查新员留出充足的时间，减轻其工作压力和强度。这样可以确保查新报告的质量和准确性，并让委托人更好地理解其研究领域。

（4）针对那些持有无所谓或希望得到照顾和通融的心态的委托人，查新员应该耐心、细致地向他们解释查新工作的作用和流程，并且始终坚持查新工作的独立性、客观性和公正性原则，确保不会出现倾向或偏袒的情况。

查新员应该尊重和重视自己的工作职责，以此来赢得委托人的理解和尊重，并努力消除他们可能存在的怀疑和误解，逐步建立起双方之间的信任关系。

（5）对于委托人填写委托书时出现的一些问题，查新员应及时与委托人沟通，帮助其分析和解决问题。

如果委托书内容填写过于简单,应补充、明确其待查项目的技术要点和实质性的技术内容等；

如果研究课题的查新点不明确，需要与委托人沟通，明确哪些内容属于一般的技术和研究方法，属于非关键性、缺乏创新性，哪些内容则是该课题的独创部分，具有新颖性。建议帮助委托人明确查新点。这样可以确保研究的方向正确，有效地提高研究的质量。

如果查新点过多，查新员可以先进行初步检索。对于一些已经公开发表的“查新点”，可以建议委托人舍弃，保留真正具有新颖性的查新点。否则，这些已经公开发表的“查新点”会影响结论的“新颖性”。

总之,在职责允许的范围内查新员尽可能地为委托人着想是查新员逐渐取得委托人信任的关键。

4、认真聆听、虚心请教、独立思考，必要时要坚持自己不同的见解。

为了快速理解课题,查新员应认真听取委托人对课题的介绍,不懂的地方要虚心请教,善于提问,不积累问题。

建议在制定检索策略时，应向委托人清楚地阐述所定策略的目的和预期效果，并根据初步检索结果进行必要的调整和完善。

在文献取舍过程中，查新员需要与委托人共同决定哪些文献可以用来进行文献对比分析，哪些与本课题查新点无关可以舍弃。

有时，委托人和查新员在文献取舍问题上意见会有分歧。

例如，委托人认为文献的技术内容与查新点不完全相同，应该去掉；而查新员则认为该文献与查新点具有一定的相同点和可比性，应该保留。

在这种情况下，应该以检索出的文献为依据向委托人解释保留文献的原因，并在得到委托人理解的基础上坚持自己的见解，以保证查新活动的独立性、客观性和公正性。

在查新的过程中，查新人员需要以谦虚热情的态度与查新委托人进行详细有效的沟通，以便尽快地熟悉查新课题的内容，掌握查新课题的实质，把握课题的深度，为后续查新的顺利开展奠定基础。

沟通是查新的重要环节，贯穿于整个查新过程，因此必须认真对待。

查新员应该具备针对性和有步骤地提出相关问题的能力，注意谈话技巧，尽量站在委托人的角度与其交流，以便快速把握课题的实质信息，从而实现高效的查新效率。在与委托人沟通后，查新员需要与其一起凝练出课题的查新点，以便更好地进行后续的查新工作。