三件套都有什么_微软Office三件套,各有一个效率神器,全都知道的人不超过1%...

我们都知道,微软Office三件套是指Word、Excel和Powerpoint,虽然微软Office套件还有诸如Outlook、Onenote等软件,但平时用得最多的,还是这三件套。

三件套其实构成了一个完整的工作流程:办公处理最多的无外乎文书工作(Word)和数据相关工作(Excel),然后以一种富有吸引力的方式展示给别人看(PowerPoint)。

微软Office三件套功能强大,几乎无所不能(网上可以找到无数案例),但这三件套各有一个效率神器,全都知道的人我估计不超过1%。

下面一一列举,看看究竟是不是标题党。

不是VBA

单纯提效率,人们会举出VBA这个大杀器,VBA在Office家族里强大到没朋友,但是它并不在我所列举的效率神器里,原因很简单——三件套都有VBA,既然这个帖子内容是三件套各有一个效率神器,VBA自然被排除。而且VBA还有个最大的问题——可不是任何人都能无障碍使用的。

而我提到的三件套各自的效率神器,是任何人都能拿来就用的。

不卖关子了,要不然要被骂了。

Word的效率神器是样式

为什么是样式?因为Word中我们最经常遇到的并且最头痛的,就是格式问题,样式就是为解决快速格式化文档而出现的。

一般人设置word文字、段落等格式是,最常用的操作是:选中要设置格式的内容,然后为其设置字体及大小、行间距、首行空格、段落间距等等。就像下面这样。

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我只想说一句让人肝火爆炸的话:“活该你每天有加不完的班!

所以,Word不加班的做法是:

先设置样式,定义好文章标题、一级标题、二级标题、三级标题、正文、表格等样式之后,再去为需要设置格式的内容选择相应的样式。

这样,即使将来要调整特定部分的格式,直接在样式里修改,所有应用该样式的地方都自动更新了。

甚至你可以把样式(比如公文样式、论文样式)设置好之后,保存为模板,这样就再也不用为样式头痛了。

为了加快出文速度,你还可以在设置好样式后,利用大纲功能让内容自动格式化。

Excel的效率神器是Table

估计很多人都知道,Excel里边有两种“表格”:一种是默认的区域表格,我们新建Excel之后看到的空白表格就是区域表格;另一种是真正的表格,就是我们点击“插入-表格”或按CTRL+T生成的表格,如下图所示。

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我个人不太喜欢微软的这种处理方式,因为这让我们不好分别称呼这两种表格。且让我们把前一种叫range,后一种叫table好了。纯粹是为了称呼方便。

为什么说table是Excel的效率神器呢?

一是公式引用具有了人类可理解的意义,不需要花时间去猜公式的含义。

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range的公式引用人类看不懂

上图中,range的公式引用的是单元格地址,这种地址计算机知道是什么意思,但是作为人类的我们要看半天才能看懂是什么含义。

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table的公式人类一看就懂

上图中,table的公式引用的是列名称,计算机和人类都能明白是什么意思。

二是防止公式出错。

我们都知道Excel中有相对引用、绝对引用、混合引用等,经常把人的脑袋都弄晕,在range中,如果不明白这些引用的区别,一不小心公式就会出错。但在table中,一列中的公式含义都一清二楚且都一模一样,很难出错,除非自己手动去改了某些单元格的公式引用样式。

三是快速格式化表格。

我在头条至少见到三十篇帖子都在谈怎么在Excel中隔行填充不同颜色,以免看错。大佬们列举了各种各样神奇的方法,但是在我看来,只用一招CTRL+T或“套用表格格式”就解决了。

四是方便用切片器筛选数据。

我们最常用的筛选方式是点击“筛选”按钮后,再去某列调出筛选菜单来。

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但这种方式毕竟不直观,操作还很啰嗦。

如果用table,可以直接插入切片器来筛选(插入-切片器)。点点鼠标就完成筛选了,多直观、多方便。

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PowerPoint的效率神器是母版

没改过别人PPT或者没把PPT导入过scorm课件程序的人,估计很难领会不用母版的PPT有多么让人抓狂。

举个最简单的例子:有个100页的PPT,每一页有客户LOGO,现在要把客户LOGO去掉。

如果这个LOGO是通过加到母版而出现在每一页的,要去掉的话,就是几秒钟的事情;如果不是来自于母版,对不起,需要操作100页。如果PPT有1000页,要操作1000次。

再举个简单例子:现在需要把A.ppt中的30页内容复用到B.ppt中,这两个PPT的外观风格差异比凤姐和和王宝强的差异还大。

如果A.ppt是严格遵循母版要求来生成每一页内容的,很简单,复制、粘贴,完事,标题、页面风格会自动匹配B.ppt;如果不是,对不起,要手工去调整每一页的标题、颜色风格。

所以,制作PPT不加班的办法是:

先设计母版:定义版式,定义主题颜色等等共性元素;

再插入特定版式的页面,填充内容;

最后,检查颜色:凡是无需随母版更新的颜色,选择主题之外的颜色。

结语

很多时候,我们无休无止地加班,并不是老板太坏丢给我们太多工作,而是我们自己没有掌握高效的方法。微软Office三件套,在极大提高了我们工作效率的同时,如果我们随意发挥创造性,滥用一些功能,虽然在表面上实现了同样的效果,但往往我们需要为这种表面效果付出N倍的时间和精力。

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