新建空列表_30分钟上手OUTLOOK - 新建约会/会议

除了邮件功能之外，我们经常在工作中用到的就是新建会议了。公司里面开会抢占会议室就靠它了，所以我们常说不是在开会，就是在开会的路上。(貌似这两句话没什么联系~~)

同样，我们首先需要知道这个功能在哪里？如图：

约会跟会议有什么区别呢？其实我们点击进去看看就知道了。约会是自己给自己设置的提醒，如：重复性的日常工作提醒。对于我来说，就是每周的周报提醒，每个月的月报提醒，每个月固定的会议等等，当然也有偶尔的提醒事件。约会的界面如下：

按照刚才说的，重复性该如何进行设置呢？我们点击“重复周期”，弹出对话框如下：

我们挨个对上述出现的框框进行分析，如下图：

不同的定期模式也会产生不同的选项，也就是不同的循环方式：

按天循环：

按月循环：

按年循环：

如下给自己每周五的周报提醒：

但是有小伙伴肯定就要问了，我手快写错了该怎么改或者是我不要这个了怎么去取消呢？这个也很简单了，我们找到其中的任意一个，双击打开，将弹出下面的对话框：

上面是什么意思呢？

打开本次事件 – 只修改你当前打开的那个事件的内容，比如时间，地点，取消之类的，只针对你打开的那一天的；

打开序列 – 这个就是修改所有约会的内容了，也就是改这一个，其他全部就跟着改动了。

上述确定之后，弹出如下，再次点击红色箭头所指的“重复周期”进行修改：

点击后弹出：

根据需要进行修改之后，点击确定回到约会界面，你还可以继续重新修改主题、地点、约会内容这些，再次点击左上角的“保存并关闭”即可。

点击新建会议，弹出的界面跟约会差不多，但是多了一个栏位 – 收件人，如下：

当然，我们也可以直接从约会变为会议，只需要点击约会界面中的邀请与会者，就会变成跟上述一样的界面了。

我们可以在收件人中输入你要邀请参与会议的人员的邮箱；

主题当然是开会讨论的主题了，简单明确即可；

地点有两种玩法，一是直接手动进行输入，二是从后面的“会议室”按钮中点击进行选择(一般公司IT都有进行设置)；

确定会议开始时间和结束时间；

正文写上一些你的会议要求就可以了；

这里问题就来了，既然IT有这个设置，那我在选择会议室的时候，如何知道哪个会议室是空的，人都通知完了，发送之后再告诉我说选择的会议室已经被提前霸占了，这岂不尴尬！

别急，outlook是很智能的，同样会直接显示给你。如何看？

在我们的日历界面，默认是下面这样：

我们选择上方的工具栏中的“打开日历”，如下：

选择“从房间列表”，弹出所有会议室列表：

我这是以我所在的公司为例，选择我所在地的所有会议室清单：

然后确定即可。这个时候在我们的日历界面左侧就可以看见所有的会议室清单了，如：

这个时候你可以通过选择的方式来查看各会议室的使用情况了。如：

而且通过这个也可以看到是谁预订的会议室，说不定你还可以直接去找人家进行协商更换呢。

那同理，我们举一反三：比如你举行的会议，邀请的人中有非常重要的人必须出席，还不能让别人代替的那种，那一般你也要知道他什么时候有空才行。那我们该如何在日历中查看邀请人的时间呢？

跟上面操作类似，这次我们选择从通讯簿即可：

在弹出的对话框中找到对应的人：

点击确定即可(跟查看会议室一样的做法)。

在“日历组”中你也可以勾选如下选项，随时了解你的老板/属下的时间。如：

当我发出邀请后，我如何随时了解会议预出席的情况呢？我们打开发出的会议邀请，在其界面中点击“跟踪”-“查看跟踪状态”，如下：

你就可以通过下面的结果来看到预出席的状态了，掌握这些，你可以随时再电话告知还没有接受邀请的人。

是不是很方便呢？

有时候，你举办的会议临时需要新增一些人员或取消一些人员的参与，总不能重新再发一封邮件吧，这个怎么办呢？

我们可以直接打开你发送的日历，在收件人中直接进行增减操作，然后点击“发送更新”，这个时候会弹出一个对话框：

我们一般选择第一个选项即可，这样就不会打扰到你已经发送了邮件的那些人。

最后一个就是共享日历了，共享日历这个跟我们上节讲的类似了，就是让别人可以看到你的时间状况。所以这种方法最简单，不像我们上节课讲的那么复杂。

点击“共享日历”，弹出如下：

在详细信息中根据你的需求进行选择，这个也在上节课中有提及哦，也就是可以让人家看的范围了。

好了，今天的讲解到此为止，未完待续哦~~