关于台账自动化管理的分享交流会

一、格式调整

1. 分账表二格式调整：

调整前：


调整后：

2.分账表三格式调整：

调整前：



调整后：

3.分账总表格式调整：

调整前：



调整后：

4.总账格式调整：

调整前：


调整后：

5.细账与总账的区别：

细账：拆分存在多代办员代办同一项目的服务记录，并与各代办员分账的服务信息一致。

例如：
总账信息：

细账信息：

二、台账自动化管理流程

1. 新增代办项目

• 新项目(走企业微信代办申请)—>新增细账—>新增总账—>增加分账表一内容—>生成分账—>拉入微盘
• 二次委托：
  a、同一代办员：更新细账—>更新总账（合并项目）—>生成总账—>更新分账表一内容—>更新分账
  b、不同代办员：新增细账—>合并项目—>生成总账—>增加分账表一内容—>生成分账—>拉入微盘

流程图：

2.日常化管理

① 填写新收集表
② 根据填写内容生成分账表二、表三内容
③ 更新分账表二、表三（项目办结，不添加处理机制，表二无法添加事项提醒表）
④ 根据分账表二、表三，更新总表
⑤ 根据分账总表，更新细账（项目办结，生成转办结项目表）
⑥ 合并细账，生成总账

流程图：

三、注意事项

1.统一调整分账格式后，检查分账表二内容

由于分账表二把原来的“代办服务内容（包括收件编号）”内容细分为“办结时间”、“已代办事项代号”、“已代办事项名称”、“流水号”。
如按照原来的格式（即“办结时间；事项代号+空格+事项名称；流水号”），格式调整后会自动分列；但针对其他格式，需各代办员自行修改。

例如：



调整后：

如属上述情况，则需补全“已代办事项代号”前几列代号，并将序号为12的“已代办事项代号”与“已代办事项名称”修改准确
另外，由于文件无法读取单元格内的图片内容，所以格式调整前，需先本地保存自己的全部项目分账，以免日后丢失图片结果物。

2.统一调整细账、总账格式后，检查个人分账总表与细账信息是否一致

例如：

如上述例子中，第一行为分账总表信息，第二行是从细账复制过来，通过对两行信息进行比对，发现没标粉色处的信息不一致，这种情况需要以细账（第二行）信息为准修改分账总表（第一行）信息，特别是“已代办事项”与“事项办结时间”，务必要以细账信息为准来修改（包括顺序）；

如细账信息存在不准确的情况下，可联系台账管理人员修改。

另外，如果是“辅导次数”到“送件上门”这几列的数值不一致，可以先不修改。后期数值以个人分账表三服务明细信息统计。
统计规则：

• 辅导次数 =个人分账表三服务条数
• 电话、线上、现场、上门服务次数 = 个人分账表三服务方式对应次数
• 咨询辅导、提供材料清单、代收资料/资料预审、现场入件、系统申报、协调部门、结果物领取、送件上门 = 个人分账表三服务内容对应次数

3.检查个人分账总表与细账信息一致后，检查个人分账总表与个人分账表二信息是否一致

例如：

如上述例子中，个人分账总表记录19个办结事项，个人分账表二只记录了18个办结事项，其余记录的事项顺序与办结时间保持一致，只漏记一个，则需在第9个 AD 后面插入补全 AE 即可。

由于部分项目“已代办事项”较多，所以编辑了程序帮助检验：

① 检测分账表二、总表内容（若不一致以细账内容为基准修改分账总表）
② 事项检测：（按情况分类）

• 无异常（T-总表-表二）
• 需修改（F-总表-表二）【重复检测】
  a、事项一致、办结时间不一致
  b、事项不一致、办结时间一致
  c、事项不一致、办结时间不一致
• 分账表二缺事项代号（加代号）

无异常（T-总表-表二）：

需修改（F-总表-表二）：

分账表二缺事项代号（加代号）：

格式调整拟于12月26日开始，届时可以自行维护检测细账与个人分账总表，总表与表二的信息是否一致，并进行修改调整。拟于1月16日开始日常自动化管理。