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步骤 1：将数据从 Excel 导入 Access

导入数据是一项操作，如果准备和清理数据需要一些时间，操作会更加顺畅。 导入数据就像移动到新家一样。 如果你在迁移之前清理和组织你的拥有，那么进入新家庭会容易得多。

导入之前清理数据

将数据导入 Access 之前，在 Excel 中，建议：

将包含非原子数据的单元格 (即，一个单元格中的多个值) 多个列。 例如，"技能"列中包含多个技能值的单元格(如"C# 编程"、"VBA 编程"和"Web 设计")应分解为仅包含一个技能值的单独列。

使用 TRIM 命令删除前导空格、尾随空格和多个嵌入空格。

删除非打印字符。

查找并修复拼写和标点错误。

删除重复行或重复字段。

确保数据列不包含混合格式，尤其是设置为文本格式的数字或设置为数字格式的日期。

有关详细信息，请参阅以下 Excel 帮助主题：

注意: 如果数据清理需求很复杂，或者没有时间或资源自行自动执行该过程，可以考虑使用第三方供应商。 有关详细信息，请通过 Web 浏览器中最喜欢的搜索引擎搜索"数据清理软件"或"数据质量"。

导入时数据类型选择最佳选项

在 Access 中执行导入操作期间，需要做出良好的选择，以便收到 (() 需要手动干预的任何转换错误)。 下表汇总了将数据从 Excel 导入 Access 时如何转换 Excel 数字格式和 Access 数据类型，并提供了一些有关在"导入电子表格向导"中选择的最佳数据类型的提示。

Excel 数字格式Access 数据类型备注最佳做法

文本

文本、备忘录

Access 文本数据类型存储最多 255 个字符的字母数字数据。 Access 备忘录数据类型存储最多 65，535 个字符的字母数字数据。

选择 " 备注"以避免截断任何数据。

数字、百分比、分数、科学

数字

Access 有一个数字数据类型，该属性根据字段大小属性 (字节、整数、长整型、单精度数、双精度数、十进制数) 。

选择 "双 精度型"以避免任何数据转换错误。

日期

日期

Access 和 Excel 都使用相同的序列号来存储日期。 在 Access 中，日期范围更大：从 100 ) 年 1 月 1 日的 -657，434 (到 9999 年 12 月 31 日 (2，958，465 ) 。

由于 Access 无法识别 Excel for Macintosh (使用的 1904 日期系统) ，因此您需要在 Excel 或 Access 中转换日期以避免混淆。

有关详细信息，请参阅 "更改日期 系统、格式或两位数年份解释"以及导入或链接到 Excel 工作簿 中的数据。

选择"日期"。

时间

时间

Access 和 Excel 都使用相同的值来存储数据类型。

选择 "时间"，这通常是默认值。

货币、会计

货币

在 Access 中，货币数据类型数据存储为 8 字节数字，精度为四位小数，用于存储财务数据并防止值的舍入。

选择 "货币"，这通常是默认货币。

布尔

是/否​​

Access 将 -1 用于所有"是"值，0 用于所有"否"值，而 Excel 使用 1 表示所有 TRUE 值，0 用于所有 FALSE 值。

选择 "是/否"，自动转换基础值。

超链接

超链接

Excel 和 Access 中的超链接包含一个 URL 或 Web 地址，您可以单击并关注该 URL 或 Web 地址。

选择 "超链接"，否则 Access 可能会默认数据类型文本格式。

数据位于 Access 中后，可以删除 Excel 数据。 在删除原始 Excel 工作簿之前，不要忘记先备份它。

轻松自动追加数据

Excel 用户面临的一个常见问题是，将包含相同列的数据追加到一个大型工作表中。 例如，您可能有一个资产跟踪解决方案，该解决方案在 Excel 中开始，但现在已发展为包含来自许多工作组和部门的文件。 此数据可能在不同的工作表和工作簿中，或者在其他系统的数据馈送的文本文件中。 没有用户界面命令或简单的方法在 Excel 中追加类似的数据。

最佳解决方案是使用 Access，在这里，可以使用"导入电子表格向导"轻松地将数据导入和追加到一个表中。 此外，可以将许多数据追加到一个表中。 您可以保存导入操作，将它们添加为计划的 Microsoft Outlook 任务，甚至使用宏自动执行该过程。