我们工作的每一天都会收发邮件,那么如何高效地处理工作做的邮件呢,以下7个技巧强烈推荐!!
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0 1
邮件批处理
不要第一时间看邮件,邮件不是传播紧急事情的最好媒介,电话才是。所以,发到邮件中的信息,一定不是最紧急的信息,所以,你不需要总是第一时间去看邮件,或者急着答复,而是尽量做到批量处理。
0 2
所有邮件当场回复
如果你打开了邮件,就应该立刻回复。多看一次,就会多浪费一次时间。任何邮件,无非包含三个信息:发来的时间,谈的内容,要求回复的时间。因此,处理时,只要关注内容即可。立即回复,相当于省掉了三分之二的时间。
0 3
判断邮件时间5秒即可
90%的邮件是传递信息用的,只需要了解,或者回应即可,时间5秒足矣,超过10秒的思考统统都是浪费。
0 4
一封邮件只谈一件事情
便于清晰传达,也便于追踪和关闭。
0 5
写或回复邮件不超过半屏(20行)
想高效沟通,一定要简洁明了。20行还讲不清楚你表达的意思,可能是你写太多事情了。若是,干脆分开另发一封。或者是你太啰嗦了,需要精简。20行大约是半屏,不用数,瞄一眼就知道了。
0 6
邮件中每段不超过3行
超过3行的段落表达,一定啰嗦,学会用短句子表达。简单,清晰,明了,少歧义。
0 7
邮件内容不要询问,应提供选项
不管是给上司、同事、下属的邮件,沟通的内容尽量不要询问,而是提供选项,让对方选即可,这样效率最高。比如,开会时间,不要询问对方什么时候合适,而是直接给2-3个选项,让对方勾选即可。这样,你只要寻求最大公约数即可。简单而又高效。
※ 如果你对邮件使用的基本格式和要求有困惑的话,下面这些内容可以帮助到你。
1明确邮件发送对象
只给需要信息的人发送邮件
收件人:是要受理这封邮件所涉及的主要问题的,理应对邮件予以回复响应。
抄送人:则只是需要知道这回事,抄送的人没有义务对邮件予以响应,如果有建议,可以回Email。
各收件人的排列应遵循一定的规则,比如按部门排列、按职位等级从高到低。
2规范邮件文本格式
内容完整、字体统一
字体:颜色、大小、字体全文统一
标题:邮件内容的高度概括
收件人:参照上面说明
抄送:参照上面说明
称呼:恰当地称呼收件者,礼貌又亲切(搞清收件者人数、性别、职务等)
正文:在邮件的第一段明确地说出自己的主要目的。规范用语,简练无歧义。内容复杂的列1、2、3几个段落进行清晰说明。正文明确三点:
1、如果想从对方那里得到我想要的信息,我需要给对方提供哪些信息?
2、我希望对方采取哪些行动措施?
3、我需要对方什么时候给予回复?
合理提示重要信息,加粗、加大字号。如有附件,需要对内容进行简要说明,超过5M的需压缩。
结束语:最简单的结尾写“祝您顺利”、“顺祝商祺”之类礼貌用语。
个人签名:姓名、所在部门/岗位、联系方式等。
邮件发送
1、必须写明主题
2、慎重考虑收件人、抄送人范围
3、邮件转发要注重保密性
4、慎用群发邮件
5、发送前需仔细检查,确认无误并添加附件后再发送
邮件回复
1、注意时间结点,勿期盼他人会立即回复你的信件,除工作特别需要外,要顾及收件人工作的轻重缓急。收到他人的电子邮件后,理想的回复时间是2小时内,特别是对一些紧急重要的邮件,一般不要超过24小时。
2、如果事情复杂,你无法及时确切回复,应及时回复说“收到了,我们正在处理,一旦有结果就会及时回复”。记住,及时作出响应,哪怕只是确认一下收到;如果你正在出差或休假,应该设定自动回复功能或委托工作交接人,以免影响工作。
3、对重要沟通事项,在发送邮件后最好电话提醒对方引起关注或请对方确认收到Email,并借机“跟催”。
4、主动控制邮件的来往,不要就同一问题多次回复讨论,避免无谓的回复。
5、区分单独回复和全部回复。
55 W 1 H 衡量邮件沟通是否规范的方法
1、Why——目的,我为什么要交流?我讲话的动机是什么?我的目的可以是告知、说服、影响、教育、慰问、娱乐、劝导、解释等。
2、Who——对方是谁?邮件受众的个性、受教育水平、年龄、地位等,他们对我的信息反应可能如何?他们对我的信息主题已经了解多少?
3、When and Where——在何时何地交流信息?
4、What–我到底要谈什么?他们了解什么?哪些信息必须省略或必须采用?
5、How——我将如何传递信息?用文字、图解、口头、电话、书面报告;如何表达?采用何种语气?命令式的、请求式的、用哪种词汇?
6、6C
1)清楚——clearly 2)简明扼要——chiefly
3)有礼貌——courtly 4)有建设性——constructly
5)正确——correctly 6)完整——completely
最后提醒大家:
正确的使用邮件可以提升职场的专业度和工作效率,但是邮件也只是众多沟通方式的一种,日常的沟通不完全依赖邮件,见面三分情,有时候见面沟通或者电话沟通会有不一样的效果!