职场礼仪.怎么写邮件

如果你习惯了微信QQTIM电话直接沟通，那你一定会忽略邮件的重要性。尤其是二线公司不重视这个，或者有啥事吼一嗓子解决，会让你不规范。如果公司不规范，那你也有必要了解一下。

用邮件是基于人思维是连续的，好的状态需要有一定时间预热。 一个领导要想让下边效率提升就需要减少打扰，而邮件是一个很重要的沟通方式。

血的教训

很多很多年轻，刚进入外企，干得不错，老板给我密送一封邮件，邮件是提升我的，然后要一些资料，然后我看了一眼，怎么能没有发件人呢，就没有理，结果可以而知。 没人教我们这些，写这篇的时候搜了下网上，也比较少，可就是这些平时看不起的东西让我损失惨重。

邮件注意

沟通方式包括：正式/非正式 ; 口头/书面。

邮件是一种正式的、书面的、具有法律效应 的沟通方式。

邮件不能删除。

邮件只要发送成功，法律上认为你是收到的。

主送/抄送/密送

简称：

TO（收件人），CC（抄送），BCC（密送）

区别：

主送：是邮件的主题，是需要处理(回复)的

抄送：告知你的，领导注意的是进度和风险点；下属应该重视领导抄送给你的邮件。

密送：抄送别人是可以看到的，密送是抄送但别人看不到的你抄送给他了。

收件人顺序：

抄送人的顺序也是个大问题，因为中国人历来对论资排辈十分重视。一般来说，抄送顺序默认的是职位从高到低排列，同级别同事之间按照与邮件内容关联度从高到低添加。

示例：跨部门沟通的抄送

1. 任何对外邮件需抄送你的直属领导；

2. 跨部门沟通、跟客户的进一步沟通时需抄送邮件双方的直属领导。

标题

标题需是内容的浓缩，需要达到只看标题就清楚大概什么问题

如果是例行邮件，最好添加固定标记,方便收件人设定规则，比如：[加班登记]XXXXX项目--日期；[企服周报]-***-1112-1117

如果紧急邮件，可以添加【紧急】提示收件人，也可以设定邮件重要性

内容

1 邮件标题+内容+附件 构成了邮件的内容

2 邮件内容需要根据收件人的Level编写不同的数据|消息|报告

3 邮件内容中最好能一句话说清楚问题，然后展开论述，如果论述太多就写在附件中

4 如果有附件文件，需要单独说明附件里的文件是什么内容

5 最好在一封邮件中把所有信息一次性说清楚，不要过两分钟之后再发一封什么“补充”、“更正”或“以此封为准”的邮件，会让人觉得做事马虎，无章法。

6 合理提示关键信息。关键信息可以用粗体斜体、颜色字体、加大等形式重点突出，但必须适度且全文统一。

7  若是回复他人诸多问题的邮件，最好把相关的问题复制到正文中，然后针对每一个问题在下面附上答案，且问题与答案的字体可采用不同颜色，以便区分。

即时回复/确认

1 发送邮件 后，即时 确认用户是否收到

2 如果重要的邮件，发送邮件后，使用电话或者IM通知对方，值得对方确认收到才行

3 对于 需要用户业务上确认的，如果确认用户收到邮件 长时间未收到 回复，就直接电话或者IM进行提醒

4 同理： 对于领导或者下属的邮件如果不是过多，收到邮件后，即时回复，比如：收到，Ok，邮件收到，大概**时间回复 等等

5 上班之后，一定要养成每天查收邮件的习惯，以防错过重要信息。

收到他人的邮件，尤其是领导、客户的邮件，必须及时回复，紧急重要的邮件收到后立即反馈，非重要紧急视情况在1-3小时内反馈，但一般不要超过24小时。

添加签名

1 忌讳 给别人发了份邮件，不介绍自己是谁，以及自己的联系方式

2 设置签名的作用就是告诉对方你的身份，以及即时联系方式

3 签名内容：姓名，部门，电话，微信，地址，也可以添加邮件

4 示例：

Best Regards
艾**
________________________________________
电商部门 一级部门|京东科技
北京市密云区西北旺101号东区京东大厦
Phone 010-5096 ****
Mobile 86-150 4844 ****
Email ******@jd.com
________________________________________

设置邮件自动回复

1 在休假时需要提前发送干系人休假的消息，包括：backup，紧急联系方式

2 休假后设置邮件自动回复，内容也包括：backup，紧急联系方式

3 示例：

英文版：
Thank you for your email. I am away from the office and will return on (day, date). If your message requires a reply, I will respond when I return.
--xxxx, please email(name) at (email address).
--xxxx, email (name)at (email address).
--With other urgent issues, please email (name) at (email address) or (phone number).
Best Regards
Signature
Title

中文版：
非常感谢您的邮件。我现在不在公司，将于（几月几日）回来。如果你发的消息需要回复，我会在我回来时立刻回复您。
如果需求紧急，请联系一下同事：
1.相关事宜1，邮件某某某；
2.相关事宜2，邮件某某某；
3.其他紧急事件，请邮件某某某，或致电xxxx。
祝好！

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